Je těžké naplánovat rozpočet události, pokud nemáte dobrou představu o tom, jaké výdaje budete vynaložit. To se zdá být dost jasné, ale náklady spojené s plánováním událostí mohou pocházet z mnoha různých míst. Právě když si myslíte, že jste identifikovali všechny své kategorie výdajů, objeví se další, který vás pošle zpět na kreslicí desku. Abyste tomu zabránili, sestavil jsem tento náčrt výdajů na plánování událostí, abyste měli na paměti při vytváření rozpočtu.
Výdaje na místě
Zahrnuty zde jsou náklady a poplatky zpravidla účtované místo konání . Jedná se často o nejdražší kategorii, ale je také nejjednodušší předvídat, jelikož obdržíte předem formální odhad nákladů. S tím, co bylo řečeno, nezapomeňte ovlivnit variabilní náklady, které se mění s počtem účastníků. Stravování je dobrým příkladem toho, protože vaše náklady na stravu se zvýší s každým přírůstkem do vašeho seznamu.
Místo konání
- Pronájem pokojů
- Záloha
- Pojistné krytí
- Parkoviště
Potraviny a stravování
- Stravování
- Nápoje
- Poplatky za práci barmana / serveru
- Poplatky za daně a služby / neplatnost
Audiovizuální
- Mikrofony
- Obrazovky a projektory
- Přístup na internet
- Ostatní specializovaná zařízení
Dodavatelé třetích stran
Tato kategorie představuje všechny položky a služby poskytované dodavateli mimo hostitelské místo. Každý z vás vás bude účtovat nezávisle, takže je důležité, abyste si všichni, s nimiž pracujete, měli blízko.
Použití tabulky vám pomůže uspořádat kontakty prodejce spolu s náklady spojené s jejich službami.
Půjčovny událostí
- Povlečení, Stolní lišta a Stolní kryty
- Stany, inscenace a zábavní atrakce
- Fyzické předměty, které nejsou poskytovány v místě konání
- Práce a doručení pro instalaci / Teardown
Dodavatelé dekorace
- Akcentní osvětlení
- Květiny a středové prvky
- Balóny
Zábava
- Hudebníci nebo DJ
- Poplatky za reproduktory
- Smluvní jezdci (potraviny, ubytování, doprava)
Výrobní náklady
Produkce zahrnuje veškerý personál a zdroje potřebné pro plánování a realizaci události. Tyto výdaje začínají okamžikem, kdy je událost vysněná a pokračují v papírování po události. Stručně řečeno, tato kategorie představuje náklady na organizaci akce, přilákání účastníků a správu administrativních prvků.
Marketing a registrace
- Tisk a návrh práce
- Inzeráty
- Pozvánky
- Řízení registrace
Plánování a organizace
- Poplatky plánovače událostí
- Zaměstnanci na částečný úvazek a dočasní zaměstnanci
- Kancelářské potřeby
- Komunikační náklady
- Cestovní výdaje
Správní náklady
- Zaměstnanecké úkoly
- Účetní náklady
- Právní poplatky
- Poplatky za konzultanty
Přečerpání nákladů a nouzové prostředky
Neexistuje žádné magické číslo pro to, co byste měli vyhradit pro neplánované výdaje, ale určitě musíte očekávat neočekávané. Někteří plánovači událostí navrhují rozpočet o pět až deset procent nad očekávanými výdaji, zatímco jiní si zvolí kulaté číslo, s nímž bude pracovat. Větší události by samozřejmě měly přidělit víc, protože dohled, který je účtován na osobu, by mohl narazit na tisíce dolarů.
Účelem tohoto obrysu je upozornit na různé typy výdajů na plánování událostí, které mohou nastat. Každá událost je jedinečná , takže vaše může obsahovat více či méně položek, které jsou zde uvedeny. Důležité je vědět, odkud budou vaše náklady přicházet. S výhledem na výdaje spojené s konkrétním dodavatelem nebo kategorií může dojít ke zničení rozpočtu, ale nejhorší scénář zcela zapomíná na výdaje až do příjezdu.