Plánování dodavatelů každé události by měl vědět

by Rob Hard

Nejlepší plánovač událostí zůstává aktuální s trendovými událostmi v jejich areálu od hotelů po střediska až po restaurace . Nejdůležitější je, že vytvářejí dobré, dokonce přátelské pracovní vztahy s managementem prodeje a stravování na těchto místech, neboť oba pomohou dělat událost nebo ji zlomit. Tyto vztahy se stanou také cennými pro budoucí události a doufejme, že vaše práce vám poskytne vynikající událost snadnější.

Ve stejném duchu by měl každý plánovač událostí (nezávislý nebo pronajatý jako plánovač schůzky v organizaci) mít osobní obchodní síť dodavatelů a dodavatelů důvěryhodných událostí, které mohou být najaty pro různé akce.

Nejen, že tato síť bude omezena na čas, který se bude týkat vyhledávání dodavatelů, ale plánovač událostí se naučí pracovat s těmito společnostmi a jednotlivci, aby získal nejlepší službu pro svého klienta. Nakonec, vytváření sítí je neuvěřitelně důležité v průmyslu schůzek a událostí.

Pokud jde o doporučení, vaše síť (nebo její nedostatek) může znamenat rozdíl mezi přistáním a sledováním práce v soutěži. Zde jsou dodavatelé služeb dodavatelů, dodavatelé a dodavatelé, kteří by měli mít ve své síti každý velký plánovač událostí.

01 - Správcovská společnost určení (DMC)

Cílová správcovská společnost (DMC) se může na povrchu objevit jako soutěžící místního plánovače událostí vzhledem k tomu, že se zaměřuje na udržování vztahů se všemi místními místy a pohostinskými službami, ale ve skutečnosti mohou být vynikajícími partnery pro plánovače událostí.

Při plánování událostí mimo město nebo mimo oblast odborných znalostí se dobrý DMC může stát vaším nejlepším přítelem a nejbližším spojencem. Jejich vztahy a rozsáhlé místní znalosti často pokrývají všechny aspekty plánování událostí. DMC jsou obvykle najatí, aby pomohli naplánovat a realizovat veškeré offsite a večerní aktivity.

02 - Komunikační konzultant

Obrovské množství informací musí být sděleno klientům a hostům, ale mnoho plánovačů událostí nemá jedinečnou odbornost pro vytváření všech komunikačních materiálů, jako jsou pozvánky, agendy, konferenční materiály atd.

Komunikační konzultant pomůže vytvořit materiály šablony, které budou dodržovat příslušnou etiketu a formáty pro každý typ komunikačního nástroje.

Práce se spisovateli a grafickými návrháři (nebo plnění těchto povinností přímo), tato osoba se ujistí, že materiály obsahují téma události, zprávy a standardy klientské značky. Mohou dokonce pomoci při samotné výrobě a tisku těchto materiálů.

03 - Návrhář papíru

Čím intímnější událost, tím větší flexibilitu ve stylu papírových materiálů, které lze použít. Místní nebo online kancelářské obchody mají neuvěřitelné možnosti a většina papírů dnes může být vytištěna pomocí inkoustové tiskárny, která může přinést určitou úsporu nákladů.

Snažte se spolupracovat s majitelem obchodu. Ten by měl inventarizovat stovky stylů přímo v obchodě (a mít schopnost objednat vlastní materiály, pokud je potřeba). Návrhář kancelářských návrhářů vám pomůže s návrhy a pomáhá k výtiskům a vytisknout i vaše materiály.

Stacionární tip: Kromě klasických nebo tradičních tiskovin a pozvánek se ujistěte, že inventář obsahuje i další jedinečné možnosti.

04 - Distributor reklamních produktů

Jedním z pravidel každé akce je nikdy nechat hosta jít domů s prázdnou rukou. Bez ohledu na to, zda plánujete schůzku s klientem, seminář, konferenci, veletrh, incentivní výlet nebo podobně, zůstává jedna věc běžná: hosté by měli obdržet a vzít domů příslušný dárkový předmět.

Váš kontakt s propagačními produkty by vám měl poskytnout přístup k jmenovkám, poznámkovým blokům, tužkám, tužkám, oděvům, cenám a jakýmkoli jiným položkám, které by vás nebo váš klient mohl mít zájem poskytnout těm, kteří navštěvují váš program.

Tip na dárky: Vždy je nejlepší vybrat si dárky, které odrážejí obraz / značku hostitelské organizace. Pokud je to vhodné, můžete dokonce chtít mít možnost označit některé položky s logem společnosti nebo sdružení.

05 - Fotograf

Jedná se o rozpočtovou položku, kterou se mnoho klientů rád vyhnout, ale skvělý fotograf zachycuje podstatu události nebo vícedenních programů a dává hostům paměť. Mít několik skvělých fotografů ve vaší síti může být obzvláště neocenitelné, když jste najatí, abyste mohli naplánovat osobní událost, jako je svatba.

Váš fotograf by měl také udržovat síť zdrojů, jako je výroba videa, A / V technici a další fotografové. Fotograf, který ztělesňuje technické znalosti s marketingovým důvtipným, je ten, který chcete ve vaší síti. Porozumí uměleckému a obchodnímu zdůvodnění každé události.

06 - Soukromý katetér

Ne každé akce se koná v hotelu nebo v restauraci, kde jsou automaticky poskytovány cateringové služby. Interní schůzky a události jsou často plánovány v samotných organizacích a stravování je objednáno a doručeno. Některé z nejvíce jedinečných akcí, jako jsou umělecké galerie, památky či dokonce krásné parky, budou také vyžadovat služby soukromého stravování.

Kavárna může mít vlastní restauraci, banket nebo obchod. Kromě nabízení řady položek menu, které osloví obecné nebo etnické stolování, by měl nabízet neuvěřitelné možnosti pro snídaně, oběd, přestávky a / nebo večeři.

07 - majitel vína / sommelier

Váš kuchař se pravděpodobně postará o barové potřeby vaší akce, ale plánovač událostí bude mít své vlastní důvody pro zařazení odborníka na víno do své sítě.

Dobrý majitel obchodu s vínem může poskytnout inventář (pro spotřebu nebo zhodnocení dárků) jako přímý zdroj pro soukromé strany, ale co je důležitější, tento somelier může pomoci vzdělávat plánovače o víně.

Tip na víno: Chcete-li získat další bonus, vytvořte si přímý vztah s majitelem vinotéky, abyste mohli odeslat inventář přímo vašim klientům a obsahovat osobní poznámku od vás.

08 - Chocolatier

Podobně jako vinotéka může skvělá chocolatier skutečně udělat plánovač událostí. Všichni milují ručně vyráběné čokoládové ganachy a lanýže.

Pokud můžete, můžete spolupracovat s místní čokoládou, která používá všechny čerstvé ingredience, ale existuje mnoho výrobců čokoládových gurmánů, které budou dodány přímo na vaši akci. MarieBelle New York vytváří krásně zobrazené čokolády.

Tipy pro čokoládu: Pokud opravdu chcete získat fantazie, skvělá čokoláda může obsahovat vlastní obrázek na čokoládech nebo dokonce vytvořit čokoládovou sochu nebo středobod. Není také špatným nápadem požádat váš kontakt, aby udržel vaše osobní vizitky v obchodě pro osobní přepravu klientům.

09 - Květinářství

Velké květinové uspořádání přidá barvu, sofistikovanost a vůni do místnosti. Mnoho událostí bude obsahovat květinové uspořádání jako součást události dekor, jako jsou středové stoly.

Dobrá květinářka nabídne různé nápady, které řeší téma, barvy a rozpočet vaší události. Poradí také, které květiny budou nejlépe držet po dobu trvání a teplotu vaší události (např. Venkovní akce) a sezónu.

10 - strana dodavatele nájemného

Ačkoli většina míst bude udržovat vztahy přímo s firmou, která je dodavatelem pronájmu, je pro plánovače událostí užitečné, aby měli svůj vlastní vztah se spolehlivým dodavatelem pronájmu.

Skvělá událost může obsahovat libovolný počet položek pro dekorace, ložní prádlo, podlahu, osvětlení, audio / vizuální vybavení, nádobí, sklo, rekvizity, stany atd. Dobrá půjčovna party vám nabídne vše a další. Váš dodavatel pronájmu večírků může být také skvělým zdrojem, který vám pomůže přemýšlet o nejlepších způsobech, jak podpořit téma vaší události.

11 - Úřad pro konvence a návštěvníky (CVB)

Konferenční a návštěvníci (CVB) poskytnou cenné informace o místě akce, jejích službách a zařízeních. CVB ušetří čas a energii pro každého plánovače schůzek, když potřebuje prozkoumat místní služby. Některé CVB dokonce nabízejí on-line nástroje pro plánovače, které požadují informace od zúčastněných hotelů a dalších služeb a míst.

CVB je zodpovědný za propagaci místního cíle a může obecně poskytovat informace o historii a jedinečných charakteristikách destinace. Plánovač událostí by měl oslovit CVB a jeho zaměstnance jako jeden zdroj informací o místních cestách a cestovním ruchu.