Je to v podstatě konference před konferencí.
Pro ty, kteří pravděpodobně neplánují časté schůzky, může se zasedání před koncem zdát nejprve nepohodlné nebo nepříjemné, protože může obsahovat nové výrazy nebo jazyk, například "událost resumé" nebo "pořádání banketních událostí".
Co by měli plánovatelé událostí očekávat od předběžného výběru?
Předběžná konference je schůzka, která se koná u dodavatelů a dodavatelů událostí, kde je plánována událost nebo program. Koná se obvykle jeden nebo dva dny před vlastní událostí a je odlišné od procházky, ke které dochází v den události.
Někteří lidé mohou spojit předsmluvní jednání s plánováním větších konferencí, konvencí, kongresů a motivačních programů. Je však také obvyklé uspořádat předsmluvní setkání pro semináře a další zvláštní akce.
Co očekávat během setkání před konáním
Předběžné schůzky umožňují plánovateli událostí možnost přezkoumat veškerou konečnou logistiku daného programu s manažerským týmem dodavatelů, kteří jsou zapojeni do programu.
Setkání před konáním je obvykle koordinováno a naplánováno správcem konferenčních služeb. Pozve manažery z různých oblastí, které se účastní akce, na přezkoumání logistiky své konkrétní role události.
Je to skvělý čas, kdy schůzka nebo plánovač událostí může vytvořit vztah se všemi zúčastněnými stranami.
Během předběžného výběru je vhodné, aby plánovač událostí zdůraznil některé klíčové cíle události, včetně důležitých informací o organizaci hostující události, klíčových zprávách vyslaných na akci a důležitých VIP.
Pre-Con je správný čas na přezkoumání události Resume
Obnovení události je také známé jako specifikace události. Zahrnuje všechny relevantní informace o programu nebo události, včetně podrobností o samotném programu. Tyto položky mohou obsahovat některé nebo všechny následující údaje: data, časy, kontakty, profily účastníků, nouzové kontakty, potraviny a nápoje, doprava, informace o přepravě, fakturaci, audio / vizuální a další zvláštní potřeby.
Každý správce oddělení prozkoumá své chápání události , včetně příslušných podrobností a jejich typických provozních postupů. Rovněž přezkoumají své chápání smlouvy o událostech a informací, které byly předtím sdíleny na objednávkách banketních událostí.
Schůzi plánovačů schůzek a událostí by si měli během této doby klást podrobné otázky týkající se specifikací události, jako jsou úrovně personálu a jména klíčových kontaktů během skutečné události ze všech zastoupených oblastí. Mezi klíčové prvky předběžné diskuse může patřit přezkum:
- Požadavky na potraviny a nápoje
- Požadavky na seznam hostů (pokud je to vhodné)
- Konferenční a obchodní show vystavují požadavky
- Požadavky na schůzku a výstavní prostory (půdorysy)
- Technické požadavky, např. Elektrické a telekomunikační
- Podrobnosti o umístění značení
To je ideální čas, abyste provedli změny v poslední chvíli. I když se nemusí vždy líbit, většina prodejců a dodavatelů očekává přiměřené (a nepřiměřené) změny. Samozřejmě, pokud je předběžná kontrola naplánována v době, kdy probíhá nastavení, zvážit provedení časové kontroly v místnosti, aby bylo zajištěno, že vše probíhá hladce.