Nepřehlédněte tento neocenitelný nástroj pro úspěšnost události
Ať už jste právě začínali v plánování událostí nebo jste ochotni plánovat události, je pravděpodobné, že jste seznámeni s kontrolním seznamem plánování událostí nebo jste alespoň slyšeli, že se na ně odkazuje během kurzu plánování událostí nebo průmyslového setkání. Je to důvod pro to. Kontrolní seznam plánování událostí je nejlepším přítelem plánovače, neocenitelným nástrojem pro úspěšné řízení vašich událostí.
Poznámka: kontrolní seznam plánování událostí je také známý jako plán práce nebo kritická cesta.
Plánování událostí se týká plánování. Dokonce i nejkreativnější idea události bude flop, pokud není dobře naplánováno a provedeno. Zde je místo, kde se objeví kontrolní seznam událostí. Je vaším průvodcem k tomu, abyste zůstali v organizaci a na - nebo vpřed - v rozvrhu, když žonglujete nesčetnými povinnostmi a rozmanitými detaily při plánování úspěšné akce. A je zvláště užitečné při správě více událostí. Zapomenutí jednoho malého úkolu nebo zhoršení v jedné lhůtě může mít za následek domino efekt: další zdánlivě nesouvisející aspekty vaší události se mohou rozpadat jeden po druhém.
Takže se na vaší podložce nepoužívejte na paměť, poznámky nebo čmáranice, aby vaše podnikání v plánování událostí fungovalo hladce. Naučte se dát dohromady účinný kontrolní seznam plánování událostí a brzy se stane vaším novým přítelem.
Než začnete
Chcete-li začít, vyčistěte nějaký čas z vašeho rozvrhu, abyste se zaměřili na událost, kterou plánujete.
Dále vyčistěte svou mysl. Vážně. Nepokoušejte se telefonovat ani odpovědět na e-mail. Tuto událost musíte představit od začátku až do konce bez přerušení nebo rozptýlení, abyste mohli efektivně naplánovat všechny úkoly, které je třeba dokončit.
Připravit se
Zamyslete se nad plánovanou událostí a zapište všechny potvrzené údaje: jméno klienta a kontaktní informace, datum události, umístění, počet účastníků atd.
Vyjměte kalendář a vyznačte datum události v tomto kalendáři tučným písmem. Shromážděte další relevantní materiály - fotky místa konání, seznam poskytovatelů, kteří mají kontaktovat, které jsou součástí této události.
Jděte zpět
Způsob, jak začít psát kontrolní seznam plánování událostí, je pracovat zpět.
Hosté prožijí událost jako jednodenní nebo vícedenní setkání se všemi událostmi najednou. Stejně jako živá vystoupení, která se objeví na jevišti a je krásně provedena. Plánovač událostí zobrazuje události jako řadu menších událostí, které se vejde dohromady jako kousky hádanky, které vyvrcholí závěrečnou událostí. Takže, jako plánovače, začínáme na začátku. Který je několik týdnů nebo měsíců před skutečnou událostí.
Začněte na začátku
Při rozhodování o tom, kde začít psát svůj plánovací plán událostí, přemýšlejte o položení pevného základu pro vaši akci. Před výběrem barevných schémat a objednání květin je třeba se vypořádat se základy. Od podpisu smluv k vyjednávání bloku místností musí být vše zapsáno na kontrolním seznamu, ať už je to velké nebo malé. Klíčem je nejprve se postarat o všechny úkoly, které mohou být předem dokončeny, aby bylo možné více času ve vašem plánu pro položky úkolů, které se blíží k datu události.
Některé příklady položek, které mají být zahrnuty do kontrolního seznamu plánovače událostí:
- Podepisujte smlouvy (s klientem, místem, prodejci atd.).
- Potvrďte datum a čas s místem
- Pronájem zábavy (kapela, reproduktor atd.)
- Bezpečný hotelový blok
- Pozvánky na poštu
- Vyberte nabídku
- Najděte personál
- Potvrdit počet hostů
- Projděte stránky
- Potvrďte nastavení místnosti
Povolit další čas
S každou položkou na kontrolním seznamu událostí přidáte další čas. Pokud je datum skutečného odeslání pozvánek 15. března, vložte položku do seznamu, aby byly pozvánky připraveny k odeslání do 8. března před týdnem. To vám dává nějaký čas navíc, pokud by se něco pozmělo s pozvánkami, nebo pokud jste za jiným důvodem za plánem.
Zahrnout připomenutí do kontrolního seznamu
Nestačí psát "podepisnou smlouvu s dodavatelem" na kontrolním seznamu a pak vyplňte políčko.
Budete se muset ujistit, že dodavatel obdržel kopii smlouvy a vrátil vám i podepsanou kopii. Takže pro každou velkou položku, kterou přidáte do svého seznamu, uveďte připomenutí. Například "Sledovat s dodavatelem: smlouva". Přidejte další, později připomínku, která přečte "Přijatá podepsaná smlouva od dodavatele kuchyní". Není neobvyklé řešit úkol a uvažovat o tom, když to skutečně bylo dokončeno pouze na vaší straně.