Vytváření kancelářského prostoru založeného na domácím prostředí funkční a efektivní
Práce z domova nabízí mnoho výhod - od flexibility nastavování vlastního rozvrhu na šetření času a plynárenských peněz tím, že prakticky eliminujete každodenní dojíždění. Úspěšnost v domácí kanceláři však vyžaduje vytvoření kancelářského prostoru, který podporuje efektivitu v netradičním pracovním prostředí. Zvažte následující tipy, které vám pomohou definovat profesionální pracovní prostor pro vaši novou firmu.
01 - Vytvořte seznam vašich důležitých potřeb domácí kanceláře
02 - Zvolte vyhrazenou oblast pro vaše kancelářské prostory
Poté, co jste vytvořili seznam kritických potřeb, máte lepší představu o tom, kolik místností skutečně potřebujete pro kancelář. S tímto vědomím si nyní můžete vybírat specializovanou oblast vašeho domova pro kancelářské prostory. V ideálním případě by kancelář měla být v klidné oblasti s určitým stupněm soukromí. To je zvláště důležité, pokud sdílíte dům s manželem, dětmi nebo dokonce spolubydlící. Například, volná místnost s dveřmi může být nejlepší, protože může pomoci hluk filtrovat od zbytku domu. Nebo pokud se setkáte s klienty ve své kanceláři, může být efektivnější vybrat si pokoj v blízkosti předního vchodu do domu.
03 - Získejte kreativu: Balanční pracovní prostor a požadavky na ukládání
Často domácí kancelář má omezené množství prostoru a může se cítit stísněná, dokonce i jen s křeslem a psacím stolem v místnosti. Nicméně udržování profesionální kanceláře závisí na dobré organizaci. To znamená, že plánujete prostor, který má dostatek prostoru jak pro úložiště (soubory, zásoby apod.), Tak pro dostatečnou plochu pro rozložení a práci. Možná budete muset být kreativní. Například postavte si svůj vlastní stůl, který používá skříňové skříně jako základnu s dřevem nebo s laminátovou deskou nahoře. Možná budete muset ukládat soubory do jiné místnosti. Mějte na paměti, obecné pravidlo je, že všechny soubory nebo zásoby, které používáte často, by měly být snadno dostupné. Cílem je opět vytvořit organizované kancelářské prostory, které splňují všechny vaše základní potřeby.
04 - Zjistěte svou domácí kancelář správným osvětlením
Pokud je to možné, vyberte prostor pro vaši kancelář, který umožňuje dostatek přirozeného světla. To poskytuje dobrý základ pro jasný pracovní prostor, který lze pak zvýšit přímým osvětlením. Pokud vaše kancelář umožňuje malé nebo žádné vnější osvětlení, přístupové osvětlení je ještě důležitější. Začněte tím, že vytvoříte obecné světélka, která zaplní většinu pracovního prostoru. Dále zvažte přidání osvětlení úloh nebo stolních lamp a podlahových svítidel, které mohou poskytnout soustředěné osvětlení vaší konkrétní pracovní oblasti. Konečně, bez ohledu na typ osvětlení, který je k dispozici, ujistěte se, že obrazovka počítače je umístěna tak, aby se zabránilo oslnění. Cílem je vytvořit vyvážené osvětlení, které minimalizuje namáhání očí.
05 - Použijte vyhrazený telefon pro domácí podnikání
Jedním z mnoha výhod práce z domova je snížení režie. Počáteční úspory ze sdílení telefonní linky s vaším domovem a obchodem vás mohou nakonec stát. Domácí telefon je méně profesionální a může klientům umožnit zpochybnit legitimitu podniku. Jedním z běžných úskalí používání domácího telefonu je sdílení hlasové pošty, která používá zprávu z rodiny i firmy. Mýlí zákazníky. Stejně tak při sdílení telefonu riskujete, že dítě nebo jiný člen rodiny přijde na telefon, což vyvolá dojem, že neprovádíte skutečný obchod. Nejlepší je použít speciální telefonní linku pro domácí kancelář. To samozřejmě může zahrnovat použití mobilního telefonu nebo telefonu založeného na VoIP (Internet).
06 - Investujte do správného vybavení domácí kanceláře
Začínáme s vaší domácí kanceláří pomocí správného vybavení je zásadní a telefony nejsou jedinou součástí vybavení. Naneštěstí to může být lákavé na to, aby se zbavilo klíčových zařízení a potěšilo se nad zbytečnými předměty, jako je například kancelářský dekor. Peníze by měly být vynaloženy na dobrý stůl s vhodným pracovním prostorem, pohodlnou židličku, která může poskytnout zpětnou podporu, počítače s účinnou pamětí a výkonem, rychlé připojení k internetu a jakékoli jiné specializované vybavení, nástroje nebo software, které jsou klíčem k výkonu oblasti své odbornosti.
07 - Oddělte profesionála od osobních
Když pracujete z domova, je důležité, abyste svůj osobní život nechali proniknout do vašeho podnikatelského života (a naopak). Vytváření obchodního bankovního účtu je prvním krokem, který vám pomůže vyhnout se míšení osobních výdajů s vašimi podnikovými náklady. Chcete-li dále omezit zmatek, zkuste ukládat osobní kontroly, záznamy a dokonce i poštu v místnosti, která je oddělena od vaší kanceláře. Plné rozdělení těchto dvou částí života může také pomoci při zdanění. Daňové odpočty související s domácími kancelářemi se stále více zkoumají a tím víc dokážete, že kancelář je zcela samostatná a specializovaná oblast, tím lépe, pokud jde o splnění definic IRS domácí kanceláře .
08 - Využijte formální procesy a procedury ve vaší domácí kanceláři
Není třeba psát formální příručku pro zaměstnance nebo zveřejňovat seznam kancelářských pravidel, je však užitečné stanovit formální systém provozu pro domácí kancelář. To zahrnuje vše od standardizace záznamů a placení faktur až po čas přihlášení se zákazníky a kilometry pro služební cesty. Uchovávání několika formálních postupů pro standardní obchodní funkce zajistí, že vaše kanceláře zůstanou organizovány a tyto informace budou k dispozici kde a kdy budete nejvíce potřebovat.
09 - Zřizovat hodiny kanceláře
Flexibilita je hlavním přínosem práce pro sebe v domácí kanceláři. Přesto je stále zapotřebí, abyste vložili dostatek času. Stanovení typického plánu pro práci ve vaší kanceláři vám pomůže zůstat soustředěný. Možná ještě důležitější je, že udržení standardních kancelářských hodin (z větší části) také pomáhá svým klientům vědět, kdy máte k dispozici a lze je dosáhnout. Koneckonců, můžete dělat většinu své tvůrčí práce uprostřed noci, ale vaši klienti jsou více než pravděpodobné, že budou mít více tradičních hodin a potřebují přístup k vám v tomto časovém rámci. Nastavení kancelářských hodin může také pomoci minimalizovat rozptýlení a neohlášené hovory nebo návštěvy od dobrých přátel a rodin.
10 - Udržujte čas: Zavěste hodiny ve své domácí kanceláři
Jakmile jsou nastaveny pracovní hodiny, nezapomeňte zavěsit hodiny na zeď nebo položit na stůl - kdekoli je to jasně viditelné. Zatímco se to může zdát směšné (nebo zřejmé), je pravda, že při práci z domova je snadné zapomenout na čas. Než to víte, pracovali jste třetí den po sobě za 14 hodin denně. I když je vaše práce doma, stále přichází čas, kdy ji budete muset den volat a zavřete dveře do kanceláře.