Ať tak či onak, když k tomu dojde, musíte po provedení záznamu provést změny v původní transakci a můžete to udělat snadno v účetním softwaru QuickBooks tak, že vytvoříte deník.
Položky deníku můžete provádět v nástroji QuickBooks pro úpravu nebo opravu transakcí a příspěvků, které nelze provést jinými způsoby, jako jsou například úpravy zisku nebo ztráty.
Proces zápisu deníku je poměrně přímočarý, ale můžete provést zápis pouze pro jednoho zákazníka nebo prodávajícího najednou. Pokud chcete opravit více zůstatků zákazníků nebo dodavatelů tímto způsobem, budete muset odeslat samostatné položky. V tomto okamžiku QuickBooks neuvolnil volbu hromadné položky, přestože QuickBooks 2017 uvádí některé časově úsporné možnosti zadávání dat.
Co je zápis do deníku?
Obecný záznam deníku je účetní transakce, která je zadána nebo zaúčtována přímo do hlavní knihy . Hlavní účetní jednotka společnosti je hlavní skupinou účtů používaných k zaznamenávání transakcí v rozvaze a výkazu zisku a ztráty.
Například jste pravděpodobně zadali měsíční poplatek za 100 dolarů na účet pojistných nákladů Vaší společnosti náhodou. Můžete zaúčtovat položku upravující deník, abyste snížili nebo připsali na účet pojistného výplaty o 100 USD a zvýšíte, nebo zaúčtovat účty za úplatu o 100 USD, abyste opravili chybu.
Všechny vaše účty by pak byly ve správném pořadí a nemuseli byste měnit částku dluženou vašim prodejcem, protože ta část transakce byla správně zaznamenána.
Zápisy časopisů pro aktivity na konci roku
Váš certifikovaný účetní nebo účetní by mohli chtít, aby deníky v účetní závěrce vedly k dokončení aktivit na konci roku, např. Účtování daní do vašich knih, zaznamenávání nákladů na odpis nebo reklasifikace výnosů a nákladů.
Váš účetní odborník vám může poskytnout konkrétní informace, pokud chcete zaúčtovat záznamy deníku sami na konci roku, spolu s vysvětlením, proč byly položky nezbytné pro vaši konkrétní situaci.
Jak vytvořit obecné zápisy v časopisech v QuickBooks
Obecné deníkové záznamy můžete provádět v QuickBooks podle těchto pokynů krok za krokem:
- V nabídce v horní části obrazovky přejděte na položku Společnost > Vytvořit záznamy v obecném deníku .
- Pokud je to nutné, změňte pole Datum v okně Vytvořit obecné záznamy v deníku. QuickBooks bude výchozí k aktuálnímu datu, takže pokud chcete zaúčtovat položku za předchozí měsíc nebo rok, ujistěte se, že jej změníte tak, aby byl váš záznam zaznamenán ve správném finančním časovém období.
- Zadejte číslo pro zápis do deníku do pole Číslo položky. QuickBooks automaticky postupně počítá následující záznamy žurnálu.
- Zadejte číslo účtu hlavní knihy Ve sloupci Účet. V rozevírací nabídce ve sloupci Účet můžete také vybrat první účet.
- Zadejte částku debetu nebo kreditu pro vybraný účet do sloupců Debetní nebo Kreditní. Debuty a kredity musí být stejné, aby byla položka vyvážena a umožnit QuickBookům, aby zveřejnili záznam.
- Do sloupce Memo zadejte popisnou poznámku . Zobrazí se v přehledech, které obsahují tento deník. Tento krok je nepovinný, ale doporučuje se, abyste později zapomněli, proč byl záznam proveden.
- Opakujte kroky 4 až 6, dokud se položky zcela nevyrovnají a transakce dosáhne nulové rovnováhy. Váš součet ve sloupci Debit by měl být ve sloupci Úvěr rovný součtu a deník bude pak správně vyvážen.
- Klepnutím na tlačítko Uložit a zavřít uložíte žurnálový záznam a zavřete okno nebo klepnutím na tlačítko Uložit a nové uložíte deník a otevřete nové okno.
Nejběžnější záznamy v časopisech můžete provádět pomocí QuickBooks pomocí těchto kroků, ale pokud chcete zadat deníky, které se týkají pohledávek konkrétního zákazníka nebo plateb dodavatelů, budete muset dát zákazníka nebo prodejce na první řádek vstup.