Nicméně, zatímco plánování událostí je kritické, pokud chcete, aby akce probíhala hladce, také chcete výsledky ze všech vašich snah.
Proto by vaše organizace měla najímat "hostitelský výbor".
Co je hostitelský výbor?
"Hostitelská komise" se liší od tradičního výboru pro plánování událostí. Místo hostitelů, kteří aktivně plánují, plánují nebo se připravují na denní nebo večerní události, hostitelská komise je tým, který využívá své sítě, aby se ujistil, že událost je hit. Někteří členové hostitelské komise se mohou rozhodnout:
- Povzbuzujte své přátele, rodinu nebo kolegy k nákupu vstupenek
- Sbírejte dražební položky od místních firem
- Připojte dodavatele k cenám za dveře nebo pořádání akcí
Samozřejmě, existuje bezpočet způsobů, jak hostitelská komise může vaše charitativní akce lépe než kdy jindy . Přemýšlejte o hostitelské komisi jako o skutečném hostiteli strany; někdo, kdo zve ty nejlepší hosty, ví, koho volat po jídle nebo výzdobě a může vás spojit s lidmi, kteří dělají událost naprostým úspěchem.
Vzhledem k tomu, že hostitelská komise může zvýšit finanční prostředky získané na akci nebo získat větší pozornost médií, je důležité nalézt a nábor správných osob.
Kdo si vybere pro váš hostitelský výbor
Rozhodně užitečný hostitelský výbor nebude zahrnovat placené obchodníky nebo plánovače událostí. Místo toho by měli být vysoce angažovaní členové vašeho stávajícího týmu, dárcovské základny nebo dobrovolníků s propojením a ochotou oslovit.
Vaše hostitelská komise se může pohybovat od několika lidí až po desítky.
Čím více lidí ve vašem výboru, tím větší dopad společně na úspěch vaší akce.
Členové hostitelské komise najdete téměř kdekoli, včetně:
- Člen představenstva nebo předseda ve vaší organizaci
- Dobrovolníci, kteří jsou vysoce zapojeni do komunity
- Dárce, který má spojení s místními podniky
- Dárce nebo člen správní rady, který má rozsáhlé kontakty v ideálním demografickém dárci
- Dobrovolníci, kteří znají prodejce nebo vlastníky
- Místní nebo národní celebrity, kteří často obhajují vaši věc
Jakmile se ocitnete u jednotlivců, chcete se připojit k hostitelskému výboru; je načase je nalézt.
Jak najímat hostitelský výbor
Vyhledejte a spojte se s jednotlivci, kteří by byli vynikajícími členy komise. Nepoužívejte však jen požádat někoho o hostitelskou komisi. Formální pozvání je nejlepší způsob, jak najímat členy výboru.
Při pozvání hostitelského výboru je důležité zahrnout:
- Kompletní informace o události a vaší organizaci (datum a místo)
- Informace o účelu akce (fundraising pro konkrétní příčinu)
- Příklady toho, jak by mohl přispět hostitelský výbor
- Datum, kdy budete reagovat nebo se spojit se svým týmem
- "Vyspělé" děkuji za to, že jste je věděli, že jste nadšeni, že je chcete pozvat
- Vaše jméno / kontaktní osoba a kontaktní informace
Ujistěte se, že potenciální členové vědí, že jejich zapojení bude uznáno a oceňováno a že se mohou stát významnými členy.
Pokud se divíte, jak připravit pozvánku na váš hostitelský výbor, existuje spousta příkladů na webových stránkách jiných neziskových organizací. Pokud hledáte snadno použitelnou šablonu, zkopírujte a vložte níže uvedenou šablonu a vložte své informace do každé závorky.
[Datum]
Vážení [Vložit název]:
Píšem vám, abyste vás informovali o vzrušující události, kterou plánuje [Název Vaší organizace] na [Měsíc] v [Vložte město].
V [Měsíc + Rok (pokud se liší od aktuálního)] [Organizace] přináší [Event Name] do [City], aby zvýšil povědomí o [příčinách / programy / iniciativy / úsilí].
[Přidat relevantní informace o události / cíli / tématu].
Akce se bude konat v [City] na [Místo konání (pokud máte)] v [datum a čas].
[Křestní jméno], rádi bychom vám pomohli učinit tuto událost - a jiní, stejně jako to - úspěch. Pokud byste chtěli být součástí této akce, stejně jako budoucí události, byli bychom nejvíce vděční, kdybyste přijali tuto formální výzvu k tomu, abychom byli součástí našeho hostitelského výboru.
Existuje několik jednoduchých způsobů, jak se zapojit:
- Sdílejte své jméno nebo jméno vaší organizace jako člena našeho hostitelského výboru
- Pozvěte své kolegy, přátele a sousedy, aby si zakoupili [stůl / lístek] na našich událostech
- Připojte se k události
- [Vložit konkrétní požadavek na základě postavení osoby, připojení.]
Měli bychom také rádi, kdybyste se domnívali, že si hostujete svůj vlastní stůl a pozvete své přátele a kolegy na zábavný večer. Vaše velkorysá podpora nám pomůže šířit slovo o [příčině] a opravdu dopadnout.
Člen [organizace] vás bude kontaktovat v rámci časového rámce [Insert timeframe], abychom diskutovali o podrobnostech našeho hostitelského výboru a diskutovali o vaší účasti, pokud by vás to zajímalo.
Těšíme se na spolupráci s Vámi, abychom udělali [Event Name] a budoucí události úspěch! Děkujeme za vaši velkorysou pozornost a podporu.
S pozdravem,
[Tvé jméno]
[Pozice v organizaci]
[Název organizace]
[Kontaktní číslo]
Poté, co jste přijali Váš hostitelský výbor
Poté, co jste pozvali vybrané členy výboru, obdržíte některé dopisy nebo hovory. Nicméně, než se dostanete do podrobností události nebo co byste chtěli dělat, naplánujte krátké setkání s výborem. Bez toho, aby od nich žádali něco, nechte je:
- Seznamte se navzájem
- Diskutujte, jak jsou do vaší organizace zapojeny
- Podívejte se na materiály nebo prezentace týkající se vaší příčiny / práce
- Brainstorm nápady na to, jak by chtěli přispět
Odtamtud si je můžete dovolit seznámit se s cíli zaměřenými na získávání finančních prostředků a jakým způsobem byste rádi viděli, jak spolupracují (pozvat kontakty nebo oslovit dražby). Mohou se také rozdělit na "podvýbory", pokud máte velkou skupinu
Samozřejmě, že není jen úkolem hostitelského výboru, aby plánoval a provedl vaši akci. Hostitelská komise by měla spolupracovat se svými dobrovolníky nebo výborem pro plánování událostí při prodeji vstupenek, ujistit se o tom, že budou uplatněny nové sponzorské akce , že dražby jsou bohaté a že v noci bude návštěva účastníkům.
Rozpoznávání úsilí hostitelské komise
Po skončení akce by měli být vaši členové hostitelské komise někteří první lidé, kterým podělíte, a to jak na akci, tak s písemným poděkováním následujícího dne. Čím více zapojujete svůj hostitelský výbor, tím více budou ochotni hostit v budoucnu.
Najděte lidi v rámci vaší organizace nebo komunity, kteří vám mohou pomoci uspořádat vaši příští událost. Mohly by způsobit obrovský rozdíl v množství peněz, které získáte, a v programech, které můžete podpořit.