Ujistěte se, že vyjadřujete úctu klientům a dalším volajícím
Hlasová schránka se stala standardní součástí každého telefonního systému obchodní třídy . Nejenže bude vědět, jak zanechat profesionální hlasovou zprávu telefonu odrážet pozitivně na vaší společnosti, je to důležité i pro váš profesionální image .
Každý zaměstnanec, který používá telefon jako součást své práce, by měl vědět, jak nechat profesionální telefonní zprávu. Zde je několik tipů pro nové nebo nezkušené zaměstnance, aby zanechali takové profesionální, zdvořilé telefonní zprávy, které se vrátí.
01 - Přemýšlejte nejprve
02 - Představte se
Začněte každou hlasovou zprávou tím, že se představíte, takže příjemce ví, kdo volá okamžitě. Mělo by obsahovat vaše celé jméno a název společnosti. Příklad: "Tohle je Jane Doeová, která volá od společnosti X pro Suzy Jones o vašem účtu." Ujistěte se, že víte, jak vyslovit jméno osoby, kterou voláte, nechcete je urážet dříve, než s nimi dokonce mluvíte.
03 - Mluvte pomalu
Mluvte dostatečně pomalu, aby osoba, která přijímala zprávu, mohla slyšet každé slovo. Je velmi frustrující, když se vydáte na zprávu, abyste zjistili, že druhá osoba mluví příliš rychle, aby byla srozumitelná. Ujistěte se, že pokud opouštíte číslo zpětného volání, zopakujete jej dvakrát, aby se člověk mohl ozvat.
04 - Mluvte jasně
Mluvte přímo do náústku telefonu v jasném a přiměřeně modulovaném tónu hlasu. Nedržte telefon mezi tváří a ramenem tak, aby náustka byla umístěna na krku; to je v pořádku, když voláte, nebo když telefon zvoní na druhém konci, ale ne jednou, když jste připojeni.
05 - Udržujte to krátké
Nemusíte ponechat každý detail v hlasové zprávě . Většina firemních telefonních systémů má před odesláním hovoru jednu až dvě minuty. Ponechte krátké shrnutí důvodu vašeho hovoru a uzavřete žádost o zpětné volání.
06 - Ukončete to profesionálně
Stejně jako profesionální obchodní dopis, ukončete tím, že poskytnete své kontaktní informace. Pokud s vámi nejste s někým obeznámeni nebo byste se s vámi měli potýkat, zopakujte své jméno a společnost spolu s nejlepším způsobem, jak se k vám dostat. Pokud již máte silný pracovní vztah, možná budete moci přeskočit opakování svého jména, ale přesto jim nezapomeňte poskytnout to nejlepší číslo, které vám umožní zavolat zpět, a kolikrát budete mít k dispozici.
07 - Zrušený hovor?
Pokud se domníváte, že vaše zpráva o hlasové schránce byla před dokončením ukončena hlasovou schránkou, vyzkoušejte znovu hovor a vydejte tak, že osobě, která se domníváte, že vaše předchozí zpráva možná upustila. Zkuste to zkrátit; nechcete narazit jako na škůdce. Jen zadejte své jméno znovu a zanechte své číslo s pozdravem jako "Chtěla jsem si být jisti, že jste dostal mou zprávu, znělo to, že jsme byli odpojeni.
08 - cvičit a otestovat sebe
Pokud si nejste jisti, nebo se cítíte nervózní, když odejdete z obchodních zpráv, pracujte s přítelem nebo kolegou. Zanechte jim ukázkovou zprávu hlasové zprávy a požádejte je o kritiku: Mluvíte příliš rychle, nebo jste jinak obtížné pochopit? Mohlo by dokonce stát za to, že si necháte hlasovou schránku, abyste poslouchali, jak to zní.