Jak vytvořit přehlednou schůzku schůzky
Tipy pro psaní agendy
Napsání agendy pro událost - zejména vícedenní událost - je někdy náročné, protože agenda (nebo okamžitý itinerář) musí být stručná a zároveň poskytovat veškeré potřebné informace.
Koneckonců, většina účastníků bude obeznámena s nabízenými programy a nechtějí se otevírat rozsáhlý dokument, aby zjistili, kde by měli být a kdy. Je to vaše práce jako plánovač událostí, aby život účastníků byl co nejjednodušší.
Základní prvky agendy by měly obsahovat následující informace:
- Název a umístění události.
- Den a přesný čas každé události / aktivity až do čtvrt hodiny.
- Druh události, jako je kreativní brain-storming session vs. strategický cíl setkání session vs. panel diskuse s vedoucími týmu
- Relevantní informace o události, jako například oblékání na shromáždění, jestliže je to oběd, večeře nebo koktejlová večeře (tj. Obchodní příležitostné vs. black-tie)
- Tip: Všichni účastníci nechte vědět, kde mohou najít další informace, jako je například webová stránka hostitelské organizace.
Příklad formátu schůzky agendy
Většina formátů agendy má v záhlaví stránky hlavičku s jedním až třemi řádky textu s názvem události, názvem organizace, která hostuje danou událost, a datem zahájení události.
Agenda je pak uspořádána ve dvou sloupcích: levý sloupec obsahuje data a časy. Na pravé straně je název události spolu s podrobnostmi o činnosti.
Váš program by měl být snadno sledován, a pokud je to jednodenní událost, zkuste se dostat všechno na jednu stránku. Nezapomeňte, že obecná itinerář je jedním z několika položek, které máte za úkol připravit společně s dalšími formálními pozvánkami, jako jsou elektronické a tištěné pozvánky .
Vzhledem k tomu, že od vás účastníci budou od vás přijímat více kusů komunikačního materiálu , budou v jiném dokumentu poskytnuty spousty příležitostí k poskytnutí podrobných informací.