Seminář je možná nejobvyklejší událost, kterou budou organizátoři organizovat. A většina seminářů je naplánována buď jako ½ den nebo celý den. Pro zájemce o vytvoření kontrolního seznamu pro plánování semináře nabízí následující struktura na vysoké úrovni pro plánování a realizaci semináře.
A pro ty, kteří plánují konferenci na více či více dnech, zvážit podobný přístup. Váš kontrolní seznam seminářů však bude jednodušší.
01 - Potvrďte účel události
- Kdo je publikum?
- Jaký je téma semináře?
- Kde by měl být umístěn?
- Proč se lidé budou účastnit?
- Jaký je program semináře?
02 - Zkontrolujte příručku specifikací událostí Apex
Rada průmyslu konvencí vytvořila řadu nástrojů, které by měly být považovány za vynikající zdroj osvědčených postupů, které pomohou události nebo plánovačům schůzek sledovat detaily plánovacích událostí. Díky bezplatným nástrojům ke stažení vám pomůže každý plánovač událostí vytvořit seznam relevantních detailů. To zahrnuje, ale není omezeno na:
- Profil události (datum, časy, umístění, kontakty atd.)
- Informace o organizátorovi / hostu události
- Informace o kontaktu dodavatele
- Profil účastníka
- Prostor potřebný
- Potravin a nápojů
- Požadavky A / V
- Funkce / nastavení místnosti
03 - Vytvořte profil události
Jakmile má plánovač některé základní otázky týkající se události, je čas na výzkum možných míst pro setkání. Je důležité úzce spolupracovat s organizátorem / hostitelem akce, abyste určili typ místa konání a kde seminář může být pro organizátora i hosta nejvhodnější (seznam nápadů může být nekonečný):
- Místní hotel
- Místní konferenční zařízení
- Soukromá restaurace
- Soukromé klubové muzeum / umělecká galerie
04 - Nástin potřebných seminářů a návrhů na místo konání.
Většina závodů vám může poskytnout odhad možného semináře. Potravinářský nebo prodejní kontakt bude vyžadovat následující informace o BEO :
- Možné datum (a) události
- Počet účastníků
- Styl nastavení místnosti (učebna, tvar u, atd.)
- Čas události (účet pro nastavení / roztržení)
- Požadavky na potraviny a nápoje
- Potřeby A / V (včetně obrazovek, mikrofonů atd.)
- Nastavení místnosti
Tip: Najděte technik A / V, který se bude věnovat vaší akci z hotelu.
05 - Potvrzení a / nebo rozvíjení agendy
Je důležité, aby plánovač událostí úzce spolupracoval s organizátorem / hostitelem události, protože agenda událostí se často změní od počáteční konverzace až do skutečného dne události. Plánovač událostí musí být připraven k úpravě plánu a úzce spolupracovat s místem, aby se ujistil, že vše probíhá hladce.
06 - Potvrďte dohodu BEO
Jakmile plánovač zná cílový počet účastníků a logistické požadavky semináře, měl by zajistit prostor pro události a související požadavky. Většina smluv by měla umožnit plánovateli příležitost snížit / zvýšit požadavky na potraviny a nápoje až po určitý počet dní před událostí. Mnoho dohod se však bude omezovat na to, jak hodně umožní skupině snížit množství, a tak odhadnout dobře.
07 - Vytvořte události a materiály
Jedná se o položku, se kterou mohou být někteří plánovači zapojeni, zatímco jiní nemusí. Někteří plánovači schůzek budou v podstatě odpovědni za následující:
- Vytváření pozvánek na události
- Tisková agenda a další materiály
- Zabezpečení účastníků dárků / tombels
- Vytváření jmenovek
- Dopravní značení událostí a displejů
08 - Práce těsně s hostitelem události k dokončení logistiky
Před akcí je několik důležitých kroků, které plánovač schůzek dokončí před akcí. To zahrnuje potvrzení následujícího:
- Reproduktory událostí
- Požadavky na události A / V
- Počet návštěvníků události
- Hostitelské role a odpovědnosti
- Potřeby materiálů události (vícekrát zkontrolujte)
09 - Nastavení události
Ujistěte se, že jste v plánu BEO nastavili čas pro nastavení události a doporučujeme, abyste přišli přibližně dvě hodiny před událostí.
Tip: Pokud je seminář naplánován ráno, požádejte prodejní místo konání místa, aby mohla vaše skupina nastavit předtím v noci (ale nenechávejte nic cenného na veřejných místech).
Veškeré události, letáky, signage, displeje, dárky, registrační tabulky , jmenovky a další musí být připraveny na akci.
Upozornění: Reproduktory někdy mění snímky předem v noci a poskytují nové prezentace, které je třeba přidat do napájecího místa 10 minut před událostí.
10 - Spuštění události
Jakmile budete připraveni, je čas na seminář. Očekávejte následující:
- Někteří účastníci budou vždy dorazit brzy.
- Někteří účastníci budou vždy dorazit pozdě.
- Tam je často nějaký technický závada.