Vyberte téma a umístění
Tento krok představuje dvě proměnné, které vaše publikum bude chtít vědět předtím.
"Kde a proč" ze schůze okamžitě ovlivní, kdo bude pozván a zda se zúčastní či ne.
Místo, které zvolíte, ovlivní celkové schůzky a ovlivní ostatní rozhodnutí, která budete potřebovat při plánování události.
Identifikujte účastníky
Velká část řízení soustředěného a produktivního setkání se vyhýbá rozptýlení a to znamená omezit pozvánky na nejvyšší rozhodování. V podnikové kultuře existuje tendence zahrnout do komunikace všechny propojené strany, ale můžete zvýšit produkci tím, že eliminujete spolupracovníky, kteří by mohli zpomalit pokrok s nedůležitými diskusemi. Namísto pozvání účastníků bez hlasování povzbuzujte klíčové účastníky, aby se se svými podřízenými porozprávěli před příjezdem na schůzku.
Nabídněte tři data a časy
Dávejte pozor na to, jak se ptáte na dostupnost každého účastníka. Je snadné otevřít "Pandorovu krabici" problémů, pokud jde o naplánování vzájemně prospěšného data schůzky.
Jedním ze způsobů, jak se tomu vyhnout, je nabídnout několik dat a časů, a pak požádat každou osobu o to, co nejlépe funguje. Máte-li štěstí, tak jeden z dat se bude shodovat s každým. Pokud tomu tak není, nebojte se požádat o odlehlé body, pokud mohou upravit svůj kalendář tak, aby vyhovoval většině.
Vytvoření itineráře
Je rozhodující mít plán, v jakém tématu se bude diskutovat a kdo bude vést každý segment schůze.
Plánovači možná budou muset požádat o radu od vedoucích pracovníků, aby bylo možné přesně vytvořit itinerář. Po dokončení prvního návrhu by měl být skupině předložen ke schválení.
Diskutujte o potřebách prezentace
Existuje spousta různých způsobů, jak prezentovat nápady skupině a každý plánovaný řečník bude mít své vlastní preference. Funkce PowerPoint, přístup k internetu a bílé desky jsou jen některé z komponent, které byste měli potřebovat. Buďte proaktivní při žádosti o tyto podrobnosti a postupujte, abyste je potvrdili několik dní před schůzem.
Plánování stravování
Klíčem k objednávání jídla pro malé setkání je udržet menu funkční. Nechcete, aby stravování zasahovalo do jakéhokoli aspektu podnikání, a vyvarujte se příliš formálních jídel, pokud je to možné. Je-li požádán o sednutí, pak se pokuste rezervovat sousední místnost na jídlo, aby se účastníci mohli co nejdříve vrátit na schůzku.
Odeslat závěrečné podrobnosti
Přibližně sedm dní před událostí chcete poslat konečnou kopii itineráře a podrobnosti každému účastníkovi. Mělo by obsahovat vše, co bylo objednáno pro daný den. Zahrnuje také pokyny, informace o parkování, čísla pokojů a nouzové kontakty.
Pokud pracujete s vedoucími pracovníky, zkopírujte také administrátora na e-mail.
Den setkání
Plánovač schůzek je vaším úkolem zajistit, aby událost byla úspěšně zahájena. Samozřejmě, že budete chtít přijít na místě včas, abyste si prohlédli pokoj a setkali se s cateringovými a A / V koordinátory. V závislosti na lokalitě byste mohli také chtít uložit značku , aby všichni našli cestu do místnosti.
A máte to - osm relativně jednoduchých kroků k plánování úspěšné malé schůzky.
Provádění každého kroku samozřejmě vyžaduje čas a úsilí z vaší strany, ale sdělování plánů účastníkům je polovina bitvy. Čím víc lidí ví, co od schůzky očekávají, tím lépe se připraví na podnikání.