Být flexibilní
Nezakrývejte se do konkrétních termínů. Buďte ochotni přesunout příjezdy a / nebo odjezdy do nižších dnů nebo období obsazenosti, abyste získali lepší rychlost.
Proveďte svůj výzkum
Pokud se během vašich termínů nastane další velká událost, inventář místností bude pravděpodobně nízký a ceny za prémii.
Myslet dopředu
Zahajte si smlouvu co nejdříve, jak můžete. Je to trh s plánovači (zatím) a hotely se chtějí zabývat budoucími obchodními aktivitami. Ale pozorně sledujte hotelové předpovědi. Jak se obchodní úrovně stabilizují a stoupají, tak budou ceny pokojů. Také se ujistěte, že máte flexibilitu při úpravě dlouhodobých kontraktů s ohledem na nové trendy účasti / rezervace.
Nebo žít v okamžiku
Krátkodobé rezervace mohou také znamenat výrazné úspory. V této ekonomice některé hotely nabízejí slevy pro plánovače, kteří jsou ochotni hostit události v těsné době.
Ulehči to
Buďte jasní o své hodnotě a o to, co chcete na oplátku. Poskytněte detailní žádost o nabídku a uveďte, co potřebujete (ubytování, prostor pro schůzky a cenové rozpětí), co chcete (koncese) a jaká je vaše časová osa pro odpověď.
Nechte je vědět, kdo jste
Nepředpokládejme, že hotely vědí. Uveďte podrobnosti o vaší společnosti a vašich účastnících, abyste ukázali, proč vy (a oni) stojí za to úsilí, zejména prostor a data výdajů z předchozích let.
Konzistence počítá
Být věrným klientem léta? Nebojte se hotelům připomenout o vašem současném (a budoucím) odhodlání.
Ale nenechte tuto oddanost udržet vás v nákupu, aby se ujistil, že dostanete nejlepší cenu za své peníze.
Vyhledejte koncese
Hotel nehrozí míru? Možná mohou pomoci jinými způsoby. Zeptejte se na výhody, jako jsou vylepšení pokojů, snížené rekreační poplatky, volný vstup do posilovny nebo WiFi nebo dokonce bezplatné recepce. Nebudete vědět, co byste mohli dostat, pokud se nikdy nebudete ptát. Buďte však opatrní, když budete požadovat více než to, co má smysl pro velikost vaší skupiny, a nedovolte, aby koncesní hádka byla způsobena jiným dobrým vztahem.
Pozor na jemný tisk
Klauzule o rozmazání, sankční poplatky, zásady ukončení či zrušení - přesvědčte se, že pečlivě přecházíte na malý tisk. Mohou být pokuty zrušeny, odloženy nebo vyjednány? Mohou být pokoje prodány bez peněz?
Buď proaktivní
Požádejte o právo na audit, abyste mohli porovnávat seznam hostů s vaším seznamem účastníků. Můžete získat úvěry pro pozdní žadatele o registraci, pro předčasné odjezdy nebo účastníky, kteří si rezervují mimo blok? Mohlo by být dokonce možné obdržet zápočet pro návštěvníky konvence, kteří "chodí" do jiných hotelů (když jsou hosté posíláni do jiných nemovitostí kvůli nadměrnému prodeji hostitelským hotelem) nebo pro ne-show.