Získané poznatky o plánování a realizaci událostí Dne mateřského dne Y-ME
Specializovaní projektanti - zejména ti, kteří se účastní neziskového světa - vědí, že organizování akce na fundraising venku je skvělý nápad. Tyto typy událostí, stejně jako jiné nápady komunitních fundraisingů, vyžadují, aby plánování příštího ročníku začalo bezprostředně po závěrečném letošním setkání o fundraisingu . Je důležité podat zprávu o událostech a diskutovat o tom, co se dělo dobře a co by mohlo být vylepšeno, zatímco událost je stále čerstvá v mozku týmu.
Diskuse o úspěších a vylepšeních zajistí, že tyto funkce mohou být zahrnuty nebo vylepšeny pro příští rok. Takovéto aktivní plánování také přidává hodnotu sponzorům. A nevyhnutelně všechny úspěšné společenské procházky nadějí růst a rozšíření z roka na rok.
Je důležité zůstat soustředěna na primární cíl uspořádat takové akce: fundraising. U těch plánovačů událostí, kteří předtím pořádali společenskou procházku, se po skončení cesty jedná o jednu z nejdůležitějších časů plánování. Abyste se dozvěděli o mnoha aspektech plánování a realizace společné cesty pro získávání finančních prostředků, uděláme zákulisní pohled na událost Den matek, kterou organizuje Chicagoová organizace Y-ME na podporu rakoviny prsu.
Den Y-ME Den matek se uskutečňuje s pěstitelem rakoviny prsu
Y-ME byla založena v roce 1979 dvěma pacienty s rakovinou prsu. Neziskový subjekt byl nejlépe známý svým vícejazyčným programem pro hromadnou léčbu rakoviny prsu u pacientů s rakovinou prsu.
Program získal slávu jako jediná 24hodinová bezplatná telefonní linka v zemi, která byla plně obsazena rakovinou prsu, která byla vyškolena pro pečovatele. Organizace však organizovala každoroční každoroční procházku na Den matek, která podpořila jejich programy a služby. V roce 2007 získal Y-ME více než 7 milionů dolarů s téměř 43 000 chodci z 12 měst.
Do roku 2008 se zúčastnilo 15 měst. Bohužel, Y-ME zavřela své dveře v roce 2012, ale odkaz jeho každoročního fundraiseru zůstává skvělou případovou studií pro neziskové organizátory.
Hodně z úspěchu získávání finančních prostředků Y-ME lze připsat organizovanému přístupu k plánování a sledovat nejdůležitější cíle jako první. Liz Klug, bývalý ředitel zvláštních událostí organizace, to řekl po svém rekordním roce v roce 2007: "Máme plán pro různé body včas během procesu plánování. Takže podnikneme kroky k tomu, abychom tyto nejkritičtější body včas propagovali, abychom se ujistili, že jsme úspěšní. Například ve městě, kde poprvé pořádáme akci, musíme se zaměřit na to, abychom se ujistili, že máme skvělé místo a místo, kde se lidé budou chtít vrátit. Po cestě se můžeme zaměřit na to, které kavárny necháme brožury vynechat. "Podívejme se na to, jak Klug a tým pro plánování událostí Y-ME uspořádali tak úspěšnou akci.
Plánování Krok 1: Analýza čísel
Hostování společenské procházky nebo podobná událost vyžaduje spojit několik různých základních cílů, ale nakonec sdružení nebo charita hostitelská událost dělá tak získat peníze na jejich příčinu.
Proto první krok při plánování další události nastane, když aktuální událost skončí a většina z toho obklopuje "čísla".
"Pozorně jsme se podívali na počty po skončení akce," vysvětluje Liz Klug. "Srovnali jsme, jak jsme tento rok proti předchozímu roku. Podívali jsme se na zkušenost účastníka. Vyhodnotili jsme naše kategorie sponzoringu. Odpověděli jsme na jakékoliv okamžité e-maily o událostech. "Také plánovači událostí přijmou okamžité kroky, aby zajistili, že všichni účastníci letošní akce budou pokračovat v příštím roce.
Klug také vykopal do detailů. Ve svých hodnoceních se na všechno podívala z počtu dobrovolníků, kteří se podíleli na objemu distribuovaných triček. Potom se zeptala, zda potřebuje více nebo méně pro příští rok.
Časová osa plánování
Pro ty, kteří organizují společenskou pěší turistiku, je důležité vědět, jaké kroky je třeba řešit v různých časech.
Většina neziskových organizací nemá luxus mnoha zaměstnanců a členů dobrovolnických komisí, kteří řídí úspěch akce. Ale projektanti si uvědomují, že se musí ujistit, že úzce spolupracují s oddělením primátora města a veřejných prací, aby se událost dostala do veřejného kalendáře.
Klug navrhuje, že prvním krokem po analýze čísel z loňského roku je soustředit se na nábor podniků. Pokud událost není nový program, je důležité získat firemní podporu pro příští rok bezprostředně po skončení letošní akce. "Zaměřili jsme se na obnovení sponzoringu, když jsme předali zprávu o uzavření události," říká Klug. Nabízí také následující upozornění pro plánovače, kteří se zajímají o organizaci společné procházky jako akce na fundraising:
- Identifikujte firemní sponzory
- Vyvíjejte programy pro běžné týmy
- Určení aktivit událostí
- Začněte rekrutovat
- Dokončit logistiku událostí
- Podržte událost
- Podržte akci "děkuji"
- Vyhodnoťte a zahajte další událost
Společnost Y-ME by také najímala externí logistickou firmu, aby zvládla mnohé z jejích logistických požadavků. Jedním z nejužitečnějších však bylo zavedení online registračního systému.
Online registrační systém úspěch
Y-ME se rychle dozvěděl o významu používání webu pro registraci na internetu a od té doby silně obhajoval používání technologie pro online registraci a fundraising.
Investovali do online systému řízení vztahů, který sloužil jako webová stránka závodů v roce 2003. Tento typ systému slouží jako osobní internetová stránka pro dobrovolníky, aby mohly provádět individuální odvolání za dary a další zapojení. Zachycuje informace do jediné databáze a slouží jako nástroj pro vychování kapitánů týmu, kteří povzbuzují své členy.
Online účastníci se zvýšili z 4 000 na 11 594. Online dary se zvýšily z 5000 na 19,650. Tým Y-ME věřil, že přispěl k dosažení cíle ve výši 2,35 milionů dolarů, a jako bonus, technologie snížila administrativní náklady o zhruba 20 000 dolarů.
Takový systém může také sloužit jako důležitý komunikační nástroj, který organizaci umožňuje pokračovat a pokračovat v zapojení voličů po samotném závodním dni.
Denní čas závodních dnů
Návštěvy v komunitě jsou nejčastěji plánovány ráno. V závislosti na složitosti označování a umístění může událost nastavit obvykle až týden před událostí, přičemž většina aktivit se děje několik dní před procházkou.
Když Y-ME plánuje každoroční setkání s fundraisingem, tým se obvykle pokusí omezit oblast, kde procházeli, takže nevyžaduje značné množství času na realizaci určitých operačních úkonů, jako je vypínání ulic. Jejich chod byl obecně nekonkurenční, a tak také pomáhá, že nemuseli zvážit požadavky potřebné pro konkurenceschopnější závodní prostředí.
Rozvrh pro závodní den byl obvykle tvořen následovně:
- Tým plánování událostí dorazí (2,5 hodiny před procházkou)
- Dobrovolné odbavení (2 hodiny před chůzí)
- Sponzor Přihlášení a nastavení (2 hodiny před procházkou)
- Registrace začíná (1,5 hodiny před chůzí)
- Nastavení počátečního řádku (30 minut před procházkou)
- Slavnostní zahájení (10 minut před procházkou)
- Závod začíná
- Zahájení hlavní scény začíná (1 hodina po procházce)
- Oficiální hlavní scénář Poznámky (po ukončení chůze, za 1,5 hodiny)
- Program oficiálně končí (3 hodiny po procházce)
- Rozpis událostí začíná (po oficiálním ukončení události)
Tipy pro plánování společné procházky nebo běhu
Pro ty organizace, které mají zájem poprvé chodit nebo běžet v komunitě, nabízí Klug několik návrhů, které pomohou zajistit úspěšnou akci .
- Začněte s teplými vodiči, včetně dobře propojených dobrovolníků, sponzorů nebo velkého týmu. Definujte měřitelné výsledky.
- Vyhodnoťte události soutěžících ve vašem městě / místě, abyste zjistili, jaké jsou jejich nejlepší postupy a oblasti pro zlepšení.
- Spolupracujte s kancelářemi městských částí a parky k projednání potřebných povolení a logistiky vaší události: čas, místo, počet účastníků. Ujistěte se, že jste připraveni na tyto schůzky.
- Pochopte svůj rozpočet a ujistěte se, že vaše provozní výdaje zůstávají na nové události 25-30%. Některé charity se budou snažit o 15-20% celkových výdajů.
- Zabezpečte sponzorů, aby absorbovali 100% provozních nákladů vaší události.