Mnoho hotelů se spoléhalo na on-line hotely RFP (Žádost o návrhy), jako jsou Conventionplanit.com a sabrehotelrfp.com, aby podpořily své setkání a konferenční služby. Vyvinuli také své vlastní on-line formuláře RFP.
Nicméně, mnoho plánovačů se zdráhají posílat své hotelové RFP prostřednictvím vyhledávačů třetích stran. Mnoho plánovačů dává přednost požadavkům na hotelové nabídky přímo do hotelových a konferenčních center.
Jaké informace jsou zahrnuty v hotelu RFP?
Skvělý nástroj, který pomáhá projektantům začít rozvíjet své vlastní formuláře pro nabídky hotelů a jiné události, je nástroj pro výměnu praktických akcí přijatých od konference Industry Council.
Základní prvky pro RFP hotelu by měly obsahovat následující:
- Základní kontaktní údaje žadatele (jméno, název, organizace, adresa, telefon, e-mail atd.)
- Datum události (uveďte alespoň dvě různé možnosti)
- Potřebné pokojové bloky (data a počet pokojů)
- Požadavky na schůzku (data, velikost místnosti, množství)
- Požadavky na potraviny a nápoje
- Požadavky na přístupnost
- Požadavky na odeslání a příjem
- Další relevantní informace
Využívat nástroje RFP
Navíc asociace Global Business Travel Association (GBTA) poskytuje svým členům rozsáhlý nástroj pro RFP hotelů, který mohou plánovači událostí zvážit.
Mezi prvky hotelu GBTA v hotelu GBTA patří:
- Informace o zařízení hotelu přehled
- Informace o přehledu požadavků RFP
- Podrobnosti o smlouvě pro hosty
- Velikost hotelového prostoru pro schůzky
- Celkový počet konferenčních místností
- Velikost největšího společenského sálu nebo zasedací místnosti
- Výška stropu pro největší sál nebo zasedací místnost
- Má hotel stálou zasedací místnost?
- Kolik lidí bude mít dozorná komora ubytování?
- Má hotel vyhrazený výstavní prostor?
- Jaká je velikost výstavního prostoru?
- Jaká je vzdálenost od centra kongresového centra?
- Co je název konvenčního centra?
- Jaká je procentní sazba daně z potravin a nápojů?
- Jaký je poplatek za banketní službu?
- Jsou poplatky za banketní služby zdaněny?
- Nabízí hotel vlastní audiovizuální služby (A / V)?
- Nabízí hotel slevu na služby in-house A / V?
- Bude hotel umožnit klientům přivést mimo prodejce A / V?
- Kolik zasedacích místností obsahuje bezdrátový vysokorychlostní internet?
- Jak mohou mít zasedací místnosti videokonference?
- Existuje poplatek za použití vlastních prodejců A / V?
- Přijme hotel společné "schůzkové karty" za platbu?
- Nabízí hotel balíčky na míru?
Kromě toho by bylo užitečné sdílet s hotelovým prodejem typ akce, kterou hostujete. To jim umožní nahlédnout do cílů, které vaše setkání může mít.
Dobrou zprávou o práci s hotely je, že většina by měla mít spoustu zkušeností při uvedení podobných událostí dohromady a skvělý manažer prodeje nebo stravování se s vámi může podělit o další podrobnosti o způsobech, jak pomáhat plánovačům událostí splnit své cíle.