Bohužel, odpověď není jednoduchá. K určení sazby přispívá několik faktorů, včetně provozních nákladů, platů a zisků.
Realita je, že sazby se liší v závislosti na tom, kde provozujete své podnikání, na typech projektů, které podniknete, a na tom, co je trh ochotný zaplatit.
Záleží také na vašem cílovém trhu. To znamená, že váš klient nebo vyhlídka budou mít na mysli cílový rozpočet a vaše služby musí být v těchto parametrech konkurenceschopné.
Způsoby plánování událostí Struktura jejich poplatků
Nicméně, chcete-li zahájit práci na částečný úvazek nebo dokonce na plný úvazek, existuje zhruba pět způsobů, jak uspořádat svůj poplatek za účast a uvést své poplatky svým klientům:
- Plošný poplatek za projekt
- Procentní výdaje
- Hodinová sazba
- Procentní výdaje plus hodinová sazba
- Uplatnitelné sazby
U následujících vysvětlení a příkladů předpokládejme, že chcete získat za vaše služby v průměru 75 USD za hodinu.
Poplatky založené na plošné projektové sazbě
Mnoho klientů dává přednost tomu, aby věděli, kolik projektu bude stát, včetně všech poplatků. Jako plánovač akcí , abyste to nabízeli, musíte určit paušální poplatek a zjistit, jaké služby budou za tuto částku pokryty.
Tím je zodpovědný rozpočet hospodařit přímo s vámi, plánovačem a vyžaduje předvídání různých scénářů, ve kterých se mohou změnit okolnosti. V tomto scénáři se může klient dohodnout přímo s plánovačem událostí, aby koordinoval veškerou logistiku, stravování, místo konání, ubytování atd.
Plošné projektové poplatky se obvykle používají pro balíčky, jako jsou ty, které se nacházejí v programech sportovního marketingu, a mohou být vypočteny na základě počtu osob s mnoha ustanoveními a námitkami.
Předpokládejme například, že jste najat na uspořádání jednodenní historické prohlídky města pro 15 hostů. Váš klient chce, abyste citovali paušální poplatek za přepravu, soukromý průvodce, oběd a veškeré / všechny vstupné na místa konání; nicméně také požádá, aby jste poskytli rozdělení na vyšší úrovni každé položky výdajů.
V tomto scénáři musíte vyjednat / vypočítat náklady na všechny služby, včetně vašeho času, a uvést kombinovaný součet nákladů. Bude zodpovědností / rizikem plánovače událostí identifikovat požadované vklady, platit za všechny služby a zodpovědnost za všechny smlouvy o službách.
Poplatky na základě procenta nákladů
Většina kvalifikovaných plánovačů událostí by měla v průměru cítit pohodlně s účtováním mezi 15-20% celkových nákladů na akci jako součást svého poplatku. V závislosti na složitosti programu a množství času, který potřebuje k plánování a provedení akce, to někdy stačí k pokrytí celkových nákladů a zdroje zisku.
Předpokládejme například, že jste najat na organizaci soukromé večeře v exkluzivní restauraci pro 40 hostů s průměrnou hodnotou 175 dolarů na osobu.
Předpokládejme, že trvá celkem 15 hodin, než se setkáte s vaším klientem, naplánujte, zúčastněte se a dokončete všechny následné akce na této akci. Pokud účtujete sazbu ve výši 18% z celkových výdajů, získáte jen o něco více, než je vaše cílová hodinová sazba ve výši 75 USD / hodina:
$ 175 x 40 hostů = $ 7,000 x 18% = $ 1,260
15 hodin x 75 dolarů za hodinu = 1,125 dolarů
Pokud klient uzavírá smlouvu s vámi o všech službách přímo, náklady na mezisoučet události na účet klienta by činily celkem 8 260 dolarů.
Poplatky na základě hodinové sazby
Někteří klienti dávají přednost tomu, aby plánovač událostí citoval hodinovou sazbu za služby a odhadl celkový počet hodin, které má spravovat a spustit daný klientský program. Může to vypadat podobně jako u plochých projektových sazeb, ale umožňuje větší flexibilitu obou stran, aby se přizpůsobily potřebným změnám.
Mnoho plánovačů firemních událostí bude za služby hradit za hodinu. Umožňuje klientovi vědět, kolik stojí za pronájem služeb a umožní mu vypočítat rozumný rozpočet. Často je důvodem toho, že klient chce lépe zvládnout jakékoli neočekávané výdaje.
Vždy pamatujte na to, abyste definovali pečlivé parametry o očekáváních tak, aby obě strany souhlasily s tím, jaké služby budou poskytovány. Jako plánovač událostí byste měli zahrnout odkaz na fakturaci všech přiměřených výdajů na podnikání, které mohou vzniknout.
Někteří plánovači událostí mohou označit provozní výdaje, jako je doprava, pronájem automobilů a další různé položky výdajů až o 15-20%, zatímco jiné ne. Pokud tak učiníte, měli byste takovéto zveřejnění zveřejnit a dohodnout s klientem předem.
Pokud jde o rychlost plánování hodinových událostí, je také důležité určit, jak často můžete za svůj čas vyúčtovat.
Předpokládejme například, že vás klient najímá v říjnu a organizuje jednodenní seminář v březnu. Vaše služby jsou smluvními firmami, které zajišťují sjednání a jednání o místě konání, cateringových služeb , A / V a přispívají k tvorbě obsahu pro omezený počet komunikačních položek (např. Pozvánky, agendy, formuláře hodnocení apod.).
Váš klient vás také najímá, abyste poskytli správu na místě. Docházíte k dohodě předem, že budete účtovat za identifikované služby v různých časech a předložíte faktury za všechny služby, které jste provedli doposud, týdně, dvakrát týdně nebo měsíčně.
Podle této smlouvy byste vy i váš klient měli vypracovat podrobný popis práce, který zahrnuje předpokládané povinnosti obou stran. Poté můžete odhadnout celkový rozpočet tak mnoha hodin plus přiměřené výdaje (je jasné, co mohou obsahovat tyto podrobnosti).
Poplatky na základě procenta nákladů plus paušální poplatek / hodinová sazba
Někdy jste najat na organizaci akce a z jakéhokoli důvodu klient preferuje sazbu na základě procentního podílu nákladů. To však nestačí k pokrytí nákladů na váš celkový čas a služby. V těchto situacích je rozumné prezentovat své poplatky za kombinované náklady ve dvou různých kategoriích.
Klient například najímá organizaci událostí spojených s konferencí. Vaším úkolem je uspořádat dvě soukromé večeře a golfový výlet, každý s 50 hosty. Celkové náklady na tyto kombinované akce činí přibližně 20 000 dolarů, ale vyžaduje to asi 60 hodin svého času a složitost tohoto projektu může odůvodnit vyšší ziskové rozpětí. Pokud to budete mít na paměti, můžete přijít k poslednímu paušálu + hodinové sazbě s následujícími výpočty:
Procentní podíl výdajů:
$ 20,000 x 18% = $ 3,600Hodinová rychlostní odhad:
60 hodin x $ 75 / hod = 4,500 dolarůHodinový deficit: 900 USD
Pokud dojde ke schodku, jako jsme udělali v příkladu výše, můžete se rozhodnout citovat 15 hodin pro správu logistiky několika dodavatelů. Vaše nabídka pak může odrážet následující:
Dílčí výdaje za událost: 23 600 USD
Bytový poplatek: 1,125 dolarů (na základě 15 hodin za 75 dolarů za hodinu)
V tomto scénáři budete muset pečlivě určit, že jste odhadli správně své hodiny (účet na pokrytí nestandardních provozních výdajů, jako jsou osobní cesty). Jak bylo očekáváno, málo klientů s potěšením vidí zvýšení nákladů později, pokud nejsou poskytnuty oprávněné důvody.
Poplatky na základě měnitelných sazeb
Dalším způsobem, jakým mohou plánovači událostí sbírat poplatky za služby, je zajištění prostoru pro události prostřednictvím míst, která nabízejí komisionovatelnou sazbu. Jedná se o poplatky obvykle poskytované cestovním kancelářím pro rezervaci jízdenek, hotelových pokojů a jiné formy dopravy.
Například mnoho hotelů může prodloužit sazbu až do výše 10% za pokoj a další výdaje.
Přestože někteří plánovači událostí budou považovat za zdroj příjmů pro sebe sama, klienti savvier mohou zpochybňovat smysl pro loajalitu plánovače událostí, pokud se jedná o sazby, za které se platí. Z tohoto důvodu mnoho zkušených plánovačů omezí jakákoliv plánování, která zahrnují komisionovatelnou sazbu nebo vyjednají ceny za své programy a předávají tento zdroj úspor přímo ke klientovi.
Někteří klienti si mohou také uvědomit, že poplatky za komisionáře existují a neočekávají, že jejich externí konzultanti budou účtovat pomocí některé z dalších identifikovaných způsobů fakturace, které jsme načrtli a stále platitelnou sazbou. Obecně se mnoho plánovačů událostí nepovažuje za dobrou formu, která podstatně "zdvojnásobí" svůj příjmový tok tímto způsobem.
Pokud přijmete zadané sazby, nejlépe byste neměli účtovat poplatky za vaše služby za použití alternativních metod fakturace.
Existují scénáře, kdy nejvíce smysluplné sazby, jako jsou menší neziskové organizace nebo sdružení, které mohou najímat vaše služby pro členskou událost nebo schůzku, a většinu poplatků platí přímo účastníci než organizace.
Dalším scénářem může být, pokud váš klient zakoupí od vás klientské dárky a můžete také nabídnout distribuční služby propagačních předmětů. V takovém případě jednoduše vyjednávejte o propagačních předmětech a neúčtujte za služby na hodinové bázi, pokud si klient neuvědomuje všechny poplatky předem.