Plánování auditu
Náhradní pojišťovna vašeho pracovníka pravděpodobně zahájí proces auditu brzy po vypršení platnosti platební politiky vašeho pracovníka.
Můžete obdržet dopis od vašeho pojistitele nebo telefonní hovor od osoby pověřené auditem. Váš přiřazený auditor by měl naplánovat audit v době, která je pro vás vhodná. Datum by mělo být do budoucna dost daleko, abyste měli dostatek času na shromažďování informací, které auditor potřebuje. Požádejte auditora, aby vám poskytl souhrn údajů, které bude potřebovat k provedení auditu.
Upozorňujeme, že váš přiřazený auditor může nebo nemusí být zaměstnancem pojistitele. Někteří pojistitelé udržují interní auditorské oddělení s vlastními zaměstnanci. Jiní outsourcují auditorskou funkci nezávislé auditorské firmě. Proces by měl být stejný, ať už audit provádí zaměstnanec pojistitele nebo dodavatele.
Záznamy, které budete potřebovat
Auditor bude potřebovat různé finanční informace pro období, které je předmětem auditu. Zde je typ informací, které vám mohou být poskytnuty:
- Účetní kniha
- Daňové formy, zejména formy 941 a 944, Federální daňový přiznání zaměstnavatelů (čtvrtletní a roční)
- Záznamy o hotovostních úhradách
- Platby za služby poskytované nezávislými dodavateli. Auditor bude muset ověřit, zda tito pracovníci nejsou vaši zaměstnanci.
- Platby za služby poskytované subdodavateli
- Osvědčení o pojištění každého subdodavatele, který jste najali
- Formáty W-2 a 1099
- Popis práce pro každého pracovníka. Ujistěte se, že to přesně popisuje povinnosti pracovníka.
- Popis vašich obchodních operací
- Mzdové záznamy za dobu trvání smlouvy. Auditor bude muset ověřit všechny zdroje odměny poskytované každému pracovníkovi (plat, prémie atd.).
- Omezení mzdy vztahující se na výkonné úředníky, partnery, vlastníky atd., Na které se vztahuje pojistná smlouva
- Pracovní list hodnocení
Jakmile shromažďujete potřebná data, musíte je uspořádat. Umístěte všechny své výkazy mzdových účtů (jako jsou formuláře W-2, výplatky a záznamy o prodloužení) tak, aby byly informace snadno přístupné. Podobně umístěte na jednom místě veškeré informace týkající se subdodavatelů, včetně platebních částek a pojišťovacích certifikátů. Vaše úsilí se vyplatí, což usnadní a rychlejší kontrolu.
Co je zahrnuto ve výplatní listině?
Prémie na odškodnění vašeho pracovníka se vypočítá vynásobením sazby za dobu výplaty mzdy a následným rozdělením výsledku o 100. NCCI a většina orgánů pro odškodnění státních zaměstnanců označuje mzdy jako odměnu . Tyto pojmy jsou často používány zaměnitelně. Oba znamenají peněžní hodnotu služeb, které vaši zaměstnanci poskytují vaší organizaci.
Náklady, které jsou zahrnuty do odměny, se poněkud liší od státu k státu. Obecně však obsahují následující:
- Hrubé platy a mzdy, včetně zpětných platů a mezd
- Komise. Jedná se o celkové provize obdržené pracovníkem a všechny čerpané provize.
- Bonusy včetně plánů bonusových akcií
- Dovolená, dovolená a nemocenská plat
- Odměna za přesčas. Ve všech, kromě několika státech, zahrnuje odměňování přesčasy vypočítané podle přímé sazby. Předpokládejme například, že běžná hodinová sazba pracovníka je 20 USD za hodinu. Pokud byl zaměstnanci zaplacen 600 dolarů za 20 hodin nadčasů, zahrnuli byste pouze 400 dolarů za přesčas.
- Platby, které jste uskutečnili, které by jinak byly zadrženy z odměny zaměstnanců podle zákona o sociálním zabezpečení, Medicare nebo penzijním plánem
- Platba zaměstnancům na jiném než odpracovaném čase. Příklady jsou dílčí práce, sdílení zisku nebo motivační plány.
- Platby nebo příspěvky na ruční nástroje nebo ruční elektrické nářadí, které pracovníci používají k výkonu své práce
- Nájemní cena bytu nebo domu poskytnutého zaměstnance. Hodnota ostatních ubytování a jídel přijatých pracovníkem jako součást jeho odměny
- Platby odečtené z hrubé mzdy pracovníků za odchod do důchodu, kavárny nebo plány úspor
- Mzda pro zaměstnance nepojištěných subdodavatelů (viz poznámky níže)
Co je vyloučeno z mzdy?
Existuje celá řada nákladů, které jsou obvykle vyloučeny při výpočtu mzdových tarifů za účelem poskytnutí náhradního pojištění pro pracovníky. Zatímco se liší podle státu, často obsahují následující:
- Tipy a další odměny přijaté zaměstnanci
- Odstupné (jiné než za odpracované)
- Slevy na zboží zakoupené od zaměstnavatele
- Náklady na náhradu
- Zaplať za aktivní vojenskou službu
- Jednotné povolenky
Klasifikace
Jedním z hlavních úkolů auditora je zajistit, aby pojištěný podnik byl řádně klasifikován. Systémy klasifikace odměňování pracovníků jsou navrženy tak, aby kategorizovaly podniky , ne jednotlivé zaměstnance. Auditor posoudí činnost vaší společnosti a zjistí, zda je základní klasifikace uvedená ve vašich zásadách správná.
Základní klasifikace je klasifikace, která nejlépe popisuje vaši celkovou činnost. To je často stejné jako řídící klasifikace (klasifikace přidělená nejvíce výplatní listiny). Předpokládejme například, že provozujete strojní dílnu. Někteří zaměstnanci pracují se soustruhy, zatímco jiní pracují s vrtacími lisy nebo razítkovacími stroji. Konkrétní činnosti prováděné vašimi zaměstnanci se mohou lišit od pracovníka k pracovníkovi. Přesto se hodí k vaší základní třídě, Machine Shop.
Někteří zaměstnanci mohou provádět úkoly, které vyžadují samostatné klasifikace. Například vaši strojírenská firma zaměstnává klerikálního pracovníka, který vykonává svou práci v uzavřené kanceláři od ostatních pracovníků. Tento zaměstnanec by pravděpodobně byl zařazen do kategorie Kancelářský zaměstnanec spíše než strojový obchod.
Systémy klasifikace kompenzačních pracovníků jsou extrémně složité. Váš auditor může reklasifikovat vaši firmu způsobem, který nerozumíte nebo který vám nedává smysl. V takovém případě požádejte auditora o vysvětlení. Pokud se stále zmýlíte o změnách, požádejte o pomoc svého agenta nebo makléře .
Setkání s auditem
K provedení auditu se auditor bude muset setkat s vámi nebo s důvěryhodným zástupcem vaší firmy. Pokud delegujete tento úkol někomu jinému, ujistěte se, že:
- dobře zná vaše podnikání
- chápe všechny fáze operací vaší firmy
- ví, jaké úkoly vykonává každý zaměstnanec
- chápe politiku odškodnění pracovníků vaší společnosti včetně klasifikací, které obsahuje
- chápe finanční údaje vaší firmy, včetně údajů o mzdách, aby mohl odpovědět na otázky auditora
Při schůzce s auditem byste měli vy nebo váš zástupce spolupracovat a odpovědět na otázky auditora, stejně jako můžete. Neposkytujte informace, které nebyly vyžádány.
Stejně jako mnoho firem může vaše firma najmout externí účetní firmu, která se bude zabývat vašimi účetními a mzdovými funkcemi. Měla by se vám účetní setkat s vaším jménem auditu? Odpověď je ne. Váš účetní může auditorovi poskytnout finanční záznamy, které potřebuje k provedení auditu. Auditor však bude muset navštívit vaše prostory k provedení fyzického auditu.
Subdodavatelé
Mnoho států má zákony, které ukládají odpovědnost dodavatelům, kteří najímají nepojištěné subdodavatele. Tyto zákony se na vás budou vztahovat, pokud vaše podnikání funguje jako dodavatel a subdodává práci ostatním.
Předpokládejme například, že vaše společnost, ABC Construction, najme subdodavatele s názvem P & J Plumbing, aby provedla potrubní práce v budově, kterou renovujete. Zaměstnanec společnosti P & J je v práci zraněn a pokouší se podat nárok na odškodnění pracovníků. Společnost P & J však nezakoupila pokrytí pracovníků. Ve většině států může poškozený pracovník získat nárok na dávky v souladu s politikou odškodnění vašeho pracovníka.
Pojistitelé jsou ze zákona povinni poskytovat výhody zaměstnancům nepojištěných subdodavatelů. Váš auditor tak provede kontrolu vašich daňových dokladů a vyhledá 1099 formulářů vydaných subdodavatelům. On nebo ona se zkontroluje, zda jste získali certifikát o pojištění od každého subdodavatele, který jste najali. Pokud některý z vašich najatých subdodavatelů neposkytl důkazy o pojištění pracovníků, auditor vám bude účtovat dodatečnou pojistku za pojistné krytí tohoto dodavatele.
Sazba účtovaná za nepojištěného subdodavatele závisí na druhu práce, kterou vykonal subdodavatel. Například pokud subdodavatel provedl střešní práce, bude použita sazba pro příslušnou klasifikaci střešních krytin. Tato sazba bude použita na veškeré nebo část nákladů na subdodavatelskou práci. Pokud vám peníze, které jste vyplatili subdodavateli, byly pouze za práci, pak se jako základ prémie použijí celé náklady (dělené na 100).
Dodavatel versus subdodavatel
Pokud vaše firma není dodavatelem, jste odpovědni za úrazy, které trpí zaměstnanci nezávislých dodavatelů, kteří jste najali? Odpověď je obecně ne. Dodavatel provozuje podnik, který je nezávislý na vašem. Zhotovitel je proto odpovědný za poskytnutí náhrady zaměstnancům svým poškozeným zaměstnancům.
Předpokládejme například, že vlastníte maloobchodní prodejnu. Vy si najmete Fabulous Flooring, dodavatele podlahy, abyste vytrhli starou linoleovou podlahu ve vašem obchodě a nahradili ji novým. Načtete požadovaný výsledek (nová podlaha) a Fabulous dělá práci. Báječný supervizor dohlíží na pracovníky na podlahách. Vedoucí stanovuje pracovní rozvrhy a diktuje, jak zaměstnanci vykonávají svou práci. Pokud je během instalace nové podlahy zraněn báječný zaměstnanec, Fabulous (nikoli vaše firma) by měl být odpovědný pracovníkovi.
Existují určité situace, kdy by společnost mohla být odpovědná za úrazy zaměstnancům nezávislého dodavatele. Tudíž byste měli trvat na tom, že veškerý nezávislý dodavatel, který jste si najmete, poskytne důkaz o tom, že nakoupil zaměstnanecké pojištění.