Jak připravit plán podnikové kontinuity pro vaše malé firmy
Plán, který chrání před narušením podnikání v případě nepředvídaných událostí. Nebo pokud chcete, "... postupy používané k zajištění včasného a řádného obnovení podnikatelského cyklu organizace prostřednictvím schopnosti realizovat plány s minimálním nebo bez přerušení časově citlivých obchodních nebo servisních operací" ( Facility Management Journal).
Cíle plánování nepřetržitého provozu zahrnují:
- Zajištění zdraví a bezpečnosti všech pracovníků
- Minimalizace přerušení podnikatelské schopnosti poskytovat své produkty a / nebo služby
- Minimalizace finančních ztrát
- Schopnost obnovit kritické operace v určeném čase po katastrofě
Dobře promyšlený plán podnikatelské kontinuity může znamenat rozdíl mezi přežíváním vaší firmy a selháním v případě katastrofy. Požár, povodeň, selhání pevného disku nebo krádež dat - některé nebo všechny z nich by mohly znemožnit vaši firmu. Pokud budete mít čas na sestavení plánu kontinuity provozu, pomůžete zajistit, aby vaše podnikání bylo schopno obnovit operace v co nejkratším čase.
Vytvoření plánu pro podnikání v nepředvídatelných situacích:
1) Zjistěte, jaké jsou hlavní rizika pro vaši malou firmu.
Je to krádež dat? Zaplavení? Zemětřesení? Zjištění, jaké typy katastrof jsou s největší pravděpodobností, vám pomohou soustředit svůj plán kontinuity a ne ztrácet čas a peníze připravující se na něco, co je velmi nepravděpodobné.
Nemá smysl plánovat, jak se zotavit ze zemětřesení, například pokud se vaše firma nenachází v zemětřesené zóně. Ale nezapomeňte na rostoucí rizika, která jsou často přehlížena malými podniky, jako jsou kybernetické útoky, hackerská činnost a sabotáž.
2) Rozhodněte, co by bylo naprosto nezbytné pro to, aby váš malý podnik znovu začal fungovat, kdyby vás podniková katastrofa uzavřela a podnikněte kroky, abyste zajistili, že tyto náležitosti budou k dispozici rychle.
Tyto základní údaje mohou zahrnovat personál, data, vybavení, přidělování finančních prostředků a ochranu infrastruktury.
Které osoby jsou pro vaše operace klíčové? Jaké vybavení potřebujete k tomu, abyste nadále vyráběli a dodávali své důležité produkty a / nebo služby? Možná může být provedeno uspořádání s jinou firmou, která má zařízení, které potřebujete. Jaké dodávky jsou nezbytné? Předem zjistěte, kdo by byli alternativními dodavateli nebo zasilatelemi, pokud vaše současné uspořádání nemusí být funkční. Jak dlouho by vaše podnikání fungovalo, kdyby byl vypnutý její příjem? Kde byste dostali peníze, aby to šlo dál?
2) Připravte evakuační plán v případě fyzické katastrofy.
Projděte to s personálem a zanechávejte to nápadně v celém svém obchodním prostoru. Jak budou lidé vědět, že potřebují evakuovat? Co by měli dělat, když budou informováni o evakuaci? Jaké trasy jsou k dispozici z budovy (budov)? Kde by se lidé měli setkat mimo budovu (budov)? Kdo je zodpovědný za kontrolu, zda jsou všichni bezpečně?
3) Vytvořte komunikační systém pro fanoušky.
Pokud se při vašem podnikání stalo něco, kdo by byl zodpovědný za oznámení každého člověka, který tam pracuje? Zajistěte, aby seznamy telefonů a e-mailových kontaktů byly aktuální a zda lidé odpovědní za kontaktování ostatních mají tištěné seznamy, neboť všechny technologie selhávají dříve nebo později a obvykle v nejnepříznivější době.
Také rozhodněte, kdo bude odpovídat za komunikaci s veřejností a jak (aktualizace firemních webových stránek , zveřejňování na sociálních médiích , tiskové zprávy, značení v oknech, rozhlasová oznámení apod.)
4) Ujistěte se, že vaše nouzové soupravy na místě jsou kompletní a aktuální.
Tyto sady na první pomoc na pracovišti Kontrolní seznamy z nemocnice St. John Ambulance ukazují přesně, co musí obsahovat soupravy první pomoci pro různé velikosti podniků na základě počtu zaměstnanců. V závislosti na tom, jaké typy katastrof se mohou stát ve vaší oblasti, můžete přidat další spotřební materiál. Například jeden galon vody na osobu a den je jedním z doporučených dodávek na tomto seznamu nouzových zásob pro maloobchod.
5) Proveďte kroky k ochraně vašich firemních údajů.
Vaše podniková data jsou vaše nejcennější aktivum. Pokud by to bylo ukradeno nebo zničeno, vaše podnikání by se mohlo rychle vrátit zpět do provozu nebo dokonce pokračovat vůbec?
3 kroky k úspěšnému zálohování dat vysvětlují, jak můžete klidně uvědomit si, že vaše obchodní data jsou chráněna a budou rychle přístupná. Ochrana dat je jednou z mnoha výhod přepínání vaší firmy na cloud computing .
6) Zajistěte, aby vaše firma vykonávala přiměřené pojištění.
Požární pojištění je typ, který mi připomíná, ale oheň rozhodně není jedinou možnou katastrofou, kterou by vaše malé podnikání mohlo zažít. Kromě dalších zjevných fyzických katastrof, jako je zaplavení nebo poškození větrem, zvažte například škody způsobené krádeží. A pak existuje potenciální faktor odpovědnosti, pokud se vaše malá firma zabývá aktivitami, které by vás mohly otevřít soudním sporům.
Výběr správného typu pojištění pro pokrytí vašich rizik a zajištění dobrého a aktuálního pojištění bude znamenat dlouhé cesty k tomu, aby vaše malé podnikání znovu fungovalo, kdyby došlo k katastrofě.
8) Poznejte své sousedy.
Otevření linek komunikace s vlastníky firem kolem vás může skutečně prospět plánování vašeho kontinuity. Dejte jim vědět, co doufáte, a uvidíte, jestli je můžete zapojit. Mohli byste sdílet náklady na některé výdaje související s plánováním kontinuity nebo učinit dohodu typu tit-for-tat, abyste si navzájem pomohli v případě katastrofy. Koordinované havarijní plány jsou zvláště důležité pro podniky, které sdílejí sousední prostory, jako jsou například v obchodech nebo ulicích města.
9) Prohlédněte si místní programy a zdroje.
Vaše město, město nebo Výbor pro podnikání v akci mohou mít připraveny plány pro řešení mimořádných událostí / reakce na katastrofy nebo vám poskytnou zdroje, které vám usnadní sestavování vlastního plánu. Například město Ottawa nabízí na svých internetových stránkách informace o havarijní připravenosti pro podniky z Ottawy a nabízí školení na toto téma. Podívejte se, co je ve vašem městě k dispozici dříve, než začnete psát svůj vlastní plán podnikatelské katastrofy.
10) Dáte dohromady všechny.
Když pracujete s plánem kontinuity, sestavte všechny kusy v tiskové podobě. (Digitální kopie jsou hezké, ale nejsou moc užitečné, pokud se vypne napájení a / nebo nelze použít digitální zařízení.) Tříkruhové pojivo funguje dobře. Zahrňte plán evakuace vašeho podniku, plán komunikace, informace o nouzových soupravách a pojistných smlouvách, opatření týkající se ochrany údajů a provozní náležitosti, jakož i podrobnosti o veškerých opatřeních, která jste učinili, abyste udrželi věci v pořádku.
11) Udržujte svůj podnikatelský plán v pohotovosti.
V neposlední řadě se chcete ujistit, že budete udržovat svůj plán pro katastrofy na snadno přístupném místě a ujistěte se, že všichni, kteří potřebují vědět, kde je, zná svou polohu. Měli byste také přiřadit jednu osobu a druhou, abyste chytili obchodní plán pro případ mimořádné události na cestě ven, pokud by obchodní katastrofa vyžadovala opuštění areálu.
12) Používejte webovou stránku firmy a sociální média
Vaše obchodní webové stránky a platformy sociálních médií jako Facebook , LinkedIn a Twitter jsou vynikající způsoby komunikace se zákazníky a obchodními partnery v případě mimořádné události. Nenechte své zákazníky přemýšlet, zda jsou otevřené nebo ne, když katastrofa udeří - rychlé příspěvek na Facebooku je může aktualizovat.
Plánování kontinuity činnosti se vyplatí
Je snadné odložit plán nepřetržitého provozu. Vždy existují okamžité "krize", které vyžadují naši pozornost. Ale jak významné jsou opravdu ve srovnání s událostí, která zavírá vaše podnikání dolů po celé hodiny, dny nebo týdny? Pokud budete mít čas na přípravu plánu kontinuity podnikání, získáte obrovské výnosy, pokud katastrofa někdy udeří.