Objednávání dodavatelského řetězce může být jednoduché nebo složité.
Kupující profesionál musí usilovat o úspěšné vyjednávání s dodavateli, aby získal nejlepší cenu s nejlepšími podmínkami pro každou zakoupenou položku.
Menší dodavatelská základna a dlouhodobé smlouvy
Proces jednání se stal důležitějším odvětvím v procesu dodavatelského řetězce, neboť společnosti chtějí snížit své výdaje a zároveň zvýšit svou kupní sílu. To znamená, že odborníci v oblasti nákupu musí s dodavateli vyjednávat stále zvýšenou sazbu, při zachování nebo zvýšení kvality a služeb.
V minulosti měly společnosti dlouhý seznam dodavatelů, kteří by kupovali různé položky, z nichž požadovaly nákupní prostředky, aby vynaložily omezenou dobu na vyjednávání o nejnižších cenách. Nejlepším řešením bylo porovnání cen z katalogů a výběr dodavatele na základě těchto informací. Trendem za poslední desetiletí je racionalizace dodavatelské základny a uzavírání dlouhodobých smluv s jediným zdrojem. To nabízí společnostem možnost vyjednávat výrazně nižší ceny za zboží, které nakupují od několika samostatných prodejců.
Dodavatelé jsou partneři
Důraz při vyjednávání se odstěhoval od scénáře s nejnižší cenou až po vyjednávání s méně dodavateli za účelem získání nejnižší ceny s nejlepšími službami, kvalitou a podmínkami. Cílem pro společnosti bylo snížit celkové výdaje spíše než vyjednat nejnižší cenu s velkým počtem prodejců, které neposkytly nejlepší celkový výsledek.
Dohodnuté dlouhodobé smlouvy s menšími dodavatelskými základnami vedly k většímu partnerskému vztahu mezi kupujícím a dodavatelem. Vztah se může stát méně protivníkem, který má prospěch kupujícímu a prodejci. V partnerském typu nebo vztahu kupující povzbudí prodejce ke zvýšení kvality a servisu a prodejce ví, že tím bude partnerství pokračovat s obnovenou smlouvou se zaručeným prodejem.
Vyjednávání nebo RFQ
Nevládní oddělení nákupu nadále nabízejí řadě předkvalifikovaných dodavatelů žádost o nabídku (RFQ) pro položky nebo služby, které si přeje koupit. Proces výběrového řízení může poskytnout řadu nabídek a podmínek, které oddělení nákupu vyhodnotí a poté udělí podnik. To může nebo nemusí zahrnovat nějakou formu vyjednávání.
Většina vyjednávaných obchodů bude zahrnovat položky nebo služby, které nemusí RFQ definovat. Oddělení nákupu a prodejce vyjednají více než cenu. Jednání se obvykle týká toho, co má být vyrobeno, nebo rozsahu poskytované služby, záruky, přepravních služeb, technické pomoci, alternativy balení, platebních plánů apod.
Nákup položek nebo služeb s významnými náklady bude vyžadovat prodloužení jednání s cílem dospět k závěrečné smlouvě.
Odborníci v oblasti nákupu se musí účastnit těchto forem jednání s cílem zajistit, aby jejich společnosti získaly nejlepší cenu za nejvýhodnějších podmínek, a personál bude muset být vyškolen v metodách vyjednávání, neboť se stane běžnějším místem v obtížné ekonomické situaci.
Cíle jednání
Nákupní pracovníci by měli vstoupit do všech jednání s jasně stanovenými cíli. Bez cílů je významně zvýšena možnost nákupního odborníka na cenu, kvalitu nebo službu. Vyjednavač by měl jednat s dodavatelem s přesnými cíli, které chtějí dosáhnout pro svou společnost.
Cíl by neměl být absolutní a měl by umožňovat určitou flexibilitu.
Vyjednavač by však měl také zajistit, aby se neodchylovaly od cílů a nechali se vyjednávat o oblastech, které nebyly součástí diskuse. Například vyjednávač může spolupracovat s dodavatelem na svých cílech týkajících se ceny a služby, nikoliv však kvality. Když prodejce začne diskutovat o kvalitě, vyjednavač by se měl zdržet jakékoliv dohody, kde jsou bez stanoveného cíle.
Vyjednávání je důležitou součástí role profesionálního nákupu. Je to dovednost, která se naučí a školení může pomoci nákupu pracovníků při pochopení toho, co je potřeba při jednání s dodavateli.