Další informace o klíčových informacích nalezených ve zdrojovém dokumentu
Proč zdrojové dokumenty jsou důležité
Zdrojový dokument je nezbytný pro účetní a účetní proces, neboť je to důkaz, že došlo k finanční transakci.
Pokud je společnost auditována, zdrojové dokumenty zálohují účetní časopisy a hlavní knihu jako nepopiratelný audit trail.
Uchovávání zdrojového dokumentu pro podnikání je stejně jako ukládání příjmů za daňově odpočitatelné položky za vaše osobní daně. Pokud jsou vaše daně audity, poskytují důkaz, že jste tyto nákupy uskutečnili. Totéž platí pro vaši firmu, ale v podnikání nemáte příjmy pouze za daňově uznatelné výdaje. Uchováváte originální dokumenty pro každou finanční transakci.
Co poskytují zdrojové dokumenty
Zdrojový dokument popisuje všechny základní skutečnosti transakce, například částku transakce, ke které byla transakce provedena, účel transakce a datum transakce.
Zde je několik příkladů běžných zdrojových dokumentů:
- zrušená kontrola
- faktura
- příjem pokladní hotovosti
- počítačem generovaný příjem
- dobropis za vrácení zákazníka
- pracovní čas zaměstnance
- vkladní lístek
- nákupní objednávka
Jak zacházet s dokumenty zdroje
Zdrojový dokument by měl být zaznamenán v příslušném účetním deníku co nejdříve po transakci. Po nahrání by všechny zdrojové dokumenty měly být uloženy v nějakém druhu systému, kde je lze načíst, pokud a kdy jsou potřebné.
V určitých případech může být dokonce důležité poskytnout řetěz péče, aby bylo možné určit, že daný zdrojový dokument zůstává ve vaší kontrole.
Zdrojové dokumenty versus fotokopie
Ve většině případů jsou fotokopie zdrojových dokumentů právně přijatelné. Služba Interní výnosy například přijala od roku 1997 fotokopie potvrzení, jsou-li čitelná, obsahují všechny informace obsažené v originále a v rámci procesu skenování prezentují tyto informace ve formátu totožném s originál.
Příjem materiálu, ve kterém byly zadány zakoupené předměty a zaplacená cena, ale která byla skenována bez jména dodavatele, by nebyla způsobilá. Dokument, který předvedl všechny informace v původním potvrzení, ale který byl znovu zadán ve formátu aplikace Word nebo Excel, by také nebyl způsobilý.
Standard IRS - úplný, čitelný a přesný rozmnožen originál - je stejný standard používaný v mnoha firmách a vládních agenturách. Jiné instituce však doplňují tyto obecné požadavky.
Například univerzita ve Washingtonu přijímá jako náhradu za originální fotokopie dokumentů naskenovaných v minimální hustotě 300 bodů na palec (dpi) a prezentovaných ve formátech PDF nebo TIFF; nepřijímá fotokopie JPEG.
Pokud plánujete skenovat účetní nebo právní dokumenty, abyste usnadnili ukládání, obraťte se na příslušnou instituci, abyste se ujistili, že dokumenty přijmou ve formátu, který plánujete použít.