W-4, I-9, žádost o zaměstnání, státní registraci a další
Vaše první odpovědnost za papírování a předpisy pro nové zaměstnance přichází okamžitě po pronájmu. Než zaměstnanec začne pracovat a obdrží první výplatu , existuje několik formulářů, které musíte vyplnit. Tyto formuláře musí vyplnit každý zaměstnanec podle federálních i státních zákonů.
ve většině případů nepotřebujete formuláře vrátit nikomu, ale musíte je uchovávat. Po dokončení těchto formulářů byste je měli uchovávat na určitém místě, které mají zaměstnanci a ostatní, kteří je potřebují vidět. Ministerstvo práce USA (v rámci divize Mzdy a hodiny) má specifické požadavky na výplatní a personální záznamy, které musí být uchovávány u všech zaměstnanců.
Federální, státní a místní úřady mohou z různých důvodů také kontrolovat záznamy vašich zaměstnanců, takže vedení záznamů je důležité.
01 - Formulář W-4 pro srážku daně z federálních daní
Všichni noví nájemci musí vyplnit formulář W-4 před tím, než obdrží první výplatu. Tento formulář obsahuje informace o rodinném stavu, počtu vyživovaných osob a určených dodatečných částkách. Používá se k výpočtu srážky za federální daně z příjmů. Nemusíte uchovávat kopie všech formulářů W-4, jen nejnovější.
Zaměstnavatelé by neměli zaměstnancům poskytovat rady ohledně vyplnění tohoto formuláře, ale můžete je nasměrovat do článku IRS, který jim pomůže vyplnit tento formulář.
Ujistěte se, že používáte nejnovější verzi formuláře W-4. Zákon o snížení daní a pracovních smluv v roce 2017 provedl významné změny ve stano- vených tabulkách a zaměstnanci mohou chtít změnit své zadržení, aby se vyhnuli přílišnému zdanění daní ze svých výplatních pásem. Měli byste používat formulář 2018 W-4 pro nové zaměstnance a pro zaměstnance, kteří chtějí provést změny ve své formě.
Zaměstnanci mohou změnit svůj formulář W-4 tak často, jak se jim líbí. Například zaměstnanec může dostat bonus a chtít změnit zadržení. Je vaší povinností zaměstnavatele sledovat nejnovější změny a zajistit, aby výplaty zaměstnanců odrážely přání zaměstnance na zadržení.
02 - Formulář I-9 a E-Verify System for Employment Eligibility
Jako zaměstnavatel musíte dokumentovat způsobilost nových zaměstnanců pracovat v USA. Dokument, který musíte použít, je F orm I-9 , Ověřování způsobilosti k zaměstnání, který musí být vyplněn každým novým nájemcem. Nový zaměstnanec musí poskytnout dokumentaci o (a) totožnosti a (b) způsobilosti k práci.
Proces I-9 má dva kroky. Za prvé, zaměstnanec vyplní formulář a uvede, jaké doklady o způsobilosti pro identifikaci a práci budou použity. Poté musíte jako zaměstnavatel se na tyto dokumenty podívat a ujistit se, že jsou přiměřené a vhodné.
Tento formulář musíte mít v evidenci zaměstnance, ale nemusíte ho nikomu posílat. Pokud do Vašeho podniku přijde imigrační důstojník nebo chce zkontrolovat vaše zaměstnanecké doklady, formulář je Vaším důkazem, že jste ověřili způsobilost zaměstnance.
Větší zaměstnavatelé (s mnoha zaměstnanci) se mohou zaregistrovat do systému E-Verify a použít je ke kontrole způsobilosti nových zaměstnanců pracovat v USA. Systém využívá informace na formuláři I-9, aby porovnal s federálními databázemi.
03 - Formulář žádosti o zaměstnání
Každý nový zaměstnanec musí vyplňovat formulář žádosti o zaměstnání, a to iv případě, že tato osoba již obdržela životopis. Formulář žádosti o zaměstnání obsahuje informace o novém zaměstnance, které lze ověřit, jako předchozí zaměstnavatelé a vzdělání. Zahrnuje také několik prohlášení, které musí žadatel podepsat.
Jedno prohlášení o formuláři žádosti potvrzuje, že informace o žádosti jsou pravdivé a správné, zatímco ostatní prohlášení umožňují zaměstnavateli provést referenční kontroly a ověření stavu.
Uložení formuláře žádosti pro každého zaměstnance vás chrání jako zaměstnavatel před žadatelem podávajícím podvodné nároky a umožňuje vám podniknout kroky, pokud není formulář žádosti přesný.
04 - Odmítnutí a registrace státu
Zaměstnavatelé musí zaregistrovat nové zaměstnance se svým novým systémem oznamování pronájmu státu; tato registrace umožňuje státu shromažďovat od těchto zaměstnanců platby na podporu dětí. Seznam stávajících oznamovacích systémů je uveden v tomto článku.
Každý stát, který vybírá daně z příjmů, má požadavky na to, aby zaměstnavatelé hlásili a platili tyto daně. Obraťte se na oddělení státní správy o příjmech (nebo ekvivalentu) o tom, jak se zaregistrovat jako zaměstnavatel ve státě. Tato státní agentura vám také poskytne informace o zadržených formulářích a požadavcích na podávání zpráv a vyplácení zadržených částek.
Pro státy, které mají daň z příjmů, budete muset tyto daně odečíst z výplaty zaměstnance a poslat srážené daně příslušné státní agentuře.
05 - Kontrolní seznam pro najímání nových zaměstnanců
Zde je 12-krokový kontrolní seznam nových procesů pronájmu, takže nezapomeňte na nic. Zahrnuje získání identifikačního čísla zaměstnavatele (federální identifikační číslo zaměstnavatele), které se zaregistruje u IRS pro daňové hlášení a platby a registruje se u daňového subjektu vašeho státu (pokud je požadována daň z příjmů státu). Jsou rovněž uvedeny další registrace a požadavky.
06 - Jedna věc - Vaše příručka pro zaměstnance
Pokud má vaše firma několik zaměstnanců, měli byste mít příručku pro zaměstnance nebo příručku o postupech a postupech. Příručka může obsahovat popisy pracovních postupů a přínosy vedle zásad a postupů.) Všichni noví zaměstnanci by měli obdržet kopii této příručky a měli by podepsat, že ji přečetli a pochopili.
Příručka pro zaměstnance se stává právně závazným dokumentem jak pro vás, tak pro vaše zaměstnance. Zaměstnanci, kteří si přečetli příručku pro zaměstnance, mohou pomoci předcházet nespokojeným zaměstnancům, nesplněným očekáváním a případným soudním sporům.