Hlavní kniha je souhrnný finanční záznam pro vaši firmu
Hlavní kniha je kompletní záznamy o všech finančních transakcích, které jste provedli po celou dobu trvání vaší společnosti, a to nejen v posledním roce nebo v předchozím měsíci.
Proč potřebuje vaše firma hlavní účet?
Hlavní kniha slouží několika funkcím ve finanční činnosti vašeho podniku. Přemýšlejte o tom jako o úlovku. Obsahuje všechny finanční informace, které použijete k vytvoření výkazů příjmů a rozvahových přehledů. Používá se k přípravě účetních výkazů , k výzkumu nevyrovnaných podmínek a k interním a externím auditům. Zahrnuje účetnictví majetku, závazků , vlastního kapitálu , výnosů a nákladů.
Poskytovatelé úvěru vždy požadují různé finanční záznamy, pokud vaše firma požádá o půjčku. Vaše hlavní kniha vám může pomoci okamžitě nalézt a přesně určit jakékoli informace, které potřebujete.
Hlavní kniha versus Všeobecný denník
Nezaměňujte hlavní knihu s vaším obecným časopisem. Ta druhá je pouze chronologickým záznamem transakcí, zatímco hlavní kniha je organizována účty a může zobrazit zůstatek na účtu po každém vyslání.
Firmy typicky denně uvádějí většinu údajů o finančních transakcích do různých účetních časopisů . Když dojde k finanční transakci a generuje se zdrojový dokument , pak transakce je vložena do obecného deníku.
Transakce jsou uvedeny v chronologickém pořadí. Datum, částka, ovlivněné účty a směr, ve kterém jsou účty ovlivněny, jsou zaznamenány.
Musíte se ujistit, že inkaso a kredity zůstávají v zůstatku, když zaznamenáte každou transakci.
Zvláštní časopisy
Vaše společnost může mít také širokou škálu speciálních časopisů. Některé z těchto běžných z nich zahrnují prodejní časopisy , časopisy peněžních příjmů a časopisy o hotovostních výpůjčkách . Počet a typy zvláštních časopisů, které firma drží, je osobní rozhodnutí. Tyto časopisy se obvykle vytvářejí při zadávání finančních transakcí do počítače, pokud vaše společnost používá počítačový účetní systém.
Hlavní kniha obsahuje všechny souhrnné informace o finančních transakcích pro vaši společnost z obecného časopisu a těchto zvláštních časopisů.
Jak pracují položky v deníku
Hlavní účetní kniha je sestavována převodem účetních deníků finančních transakcí společnosti z účetních časopisů do hlavní knihy. Každá finanční transakce má zdrojový doklad, jako je faktura nebo zrušená šeka, stejně jako deník , který se obvykle nachází ve všeobecném časopise, ve vašich zvláštních časopisech nebo v obou.
Úloha vašeho Účtovacího plánu
Účty hlavní knihy vycházejí z účtů účtů pro vaši malou firmu. Tento graf zobrazuje hlavní účty, které jsou uvedeny ve vaší účetní závěrce .
V závislosti na velikosti a složitosti vašeho podnikání může váš graf doslova sestávat ze stovek účtů, včetně těch, které se týkají oběžných aktiv, dlouhodobého majetku , krátkodobých závazků, vlastních účtů , výnosů z prodeje, nákladových účtů, a ztrát.
Jednoduchý příklad záznamu hlavní knihy
Předpokládejme, že jste právě otevřeli dveře pro podnikání navrhování webových stránek pro jiné podniky. Vaše operace vyžaduje, abyste si udrželi docela rozsáhlý počítačový systém, který vám dá zpět 10 000 dolarů.
Zadejte datum transakce v prvním sloupci na levé straně hlavní knihy a v dalším sloupci si všimněte položky deníku pro počítačový systém. Třetí a čtvrtý sloupec jsou určeny k inkasu částek a výše úvěrů.
Mějte na paměti, že objemy plateb a úvěrů se na povrchu nezobrazují.
Aktiva, která jsou plusem, mají debetní zůstatek, takže zadáte hodnotu 10 000 USD jako debetní částku. Pokud jste vyčerpali další majetek, jako je hotovost, přišli s částkou 10 000 USD nebo jste přidali ručení za úvěr na nákup systému, jsou tyto transakce kredity. Zadejte odpovídající čísla ve čtvrtém sloupci.
Microsoft Business Systems nabízí mnohem komplexnější rozpis pro více sloupců, které vám pomohou sledovat transakce. Nejste v žádném případě omezena na čtyři.
Závěrečné slovo o položkách účetnictví
Transakce by měly být zadány do příslušných časopisů, poté shrnuty a zapsány do hlavní knihy jednou měsíčně. Pro každý účet by měla být samostatná stránka.