Pro úspěch vašeho podnikání není nic důležitějšího než váš systém pro správu pohledávek, fakturace a inkasa. Někdy se tento systém nazývá "systém správy kolekcí"; bez ohledu na to, co se říká, musíte ji nastavit a pracovat pečlivě.
Zde je důvod, proč: Pokud máte mnoho zákazníků, ale žádné příjmy od těchto zákazníků, půjdete ven. Zde je seznam kroků, které budete potřebovat k zavedení systému správy kolekcí pro vaše podnikání:
Vytvořte způsoby platby
Jak vás lidé zaplatí? To závisí především na druhu podnikání a na tom, zda jsou vaši zákazníci jednotlivci nebo společnosti, nebo obojí. Existuje několik zavedených způsobů, jak získat peníze od zákazníků všech typů: Čím více typů plateb přijímáte, tím více bude pro zákazníky užitečné. Ale budete muset platit prémii za manipulaci s některými typy plateb, jako jsou kreditní a debetní karty.
- Hotovostní platby, především od fyzických osob v maloobchodě
- Kontroly od jednotlivců v maloobchodním prostředí a od firemních zákazníků
- Platby kreditními a debetními kartami od fyzických osob a podniků
- Online platební metody, jako je PayPal, od fyzických a právnických osob.
- Úvěrové nebo platební plány od fyzických i firemních zákazníků.
- Jiné externí zdroje plateb, například pojišťovny, v některých typech společností.
Nastavení platby zpracování "Pravidla Thumb"
Poté, co jste zjistili, jaké druhy plateb budete muset provést, budete muset stanovit některá pravidla pro vaši zaměstnance, pokud jde o přijetí a zacházení s těmito typy plateb.
Jaká jsou například pravidla pro přijímání šeků? Děláte úvěrové kontroly nových zákazníků? Kdy povolíte zákazníkům platit v průběhu času? Kdy si vezmete zákazníka na soud pro drobné nároky?
Odeslat účty
Zasílejte účty zákazníkům, kteří vám dluží peníze. Zasílejte fakturu alespoň jednou za měsíc, nebo častěji, pokud skutečně vážně sbíráte peníze.
Správa Zpráva o stárnutí pohledávek
V závislosti na typu vašeho podnikání můžete mít zákazníky, kteří při nákupu neplatí, nebo kteří platili v průběhu času. Spuštění zprávy o stárnutí pohledávek vám ukáže, kdy zaslat účty a kdy zahájit silnější metody sběru.
Zahájení sbírkového řízení pro neplatičů
U zákazníků, kteří nezaplatí v přiměřené době (podle vašich "pravidlů"), zahájí sbírkové řízení. Možná budete chtít poslat účet k inkasní agentuře nebo soudu pro drobné nároky. Rozhodněte se, co je nejlepší pro každý typ účtu.
Nastavení a fungování systému správy kolekcí vám pomůže vybírat peníze, které jste zaplatili, a udržet peněžní toky přes vaši společnost.