Jak mám účet zákazníků?
Když začnete podnikat, jednou z vašich prvních úkolů by mělo být rozhodnout, jak budete sbírat peníze od zákazníků.
Získání peněz od zákazníků závisí na typu firmy.
- Pokud získáte peníze od zákazníků prostřednictvím kreditních nebo debetních karet, nemusíte se starat o sběr.
- Některé podniky akceptují pouze peněžní hotovost, ale existují problémy s hotovostním obchodem, včetně nevedení dobrých obchodních záznamů.
- Pokud se v době prodeje nezaplatíte, musíte vyúčtovat zákazníky (včetně ostatních firem), což znamená, že budete muset najít způsob, jak zajistit, aby tyto účty byly zaplaceny.
Pravidlo č. 1 pro zaplacení zákazníky
Nejdůležitější věc, kterou je třeba pamatovat na fakturaci a shromažďování od zákazníků, je, že čím delší je účet nezaplacený, tím méně je pravděpodobné, že dostanete své peníze. Takže budete muset nastavit konkrétní proces sběru a ujistěte se, že ho budete sledovat u každého zákazníka.
Systém pro fakturaci zákazníků
Před tím, než udělíte úvěr zákazníkům, začněte vytvářením některých zásad týkajících se přijímání úvěrů, provádění úvěrových kontrol a komunikace se zákazníky o vašem procesu fakturace a inkasa.
Poté nastavte systém pro zachycení informací o zákaznících - kteří vám dluží peníze, kolik je dluženo a jak dlouho je daná částka dlužná.
Většina softwarových programů pro podnikové účty má modul zákazníka, který vám umožňuje zadat tato data.
Faktury můžete zadat, když provádíte práci nebo doručit produkt, a zadávat platby, jakmile přijedou. Musíte však držet krok s těmito papíry, abyste sledovali pohledávky ( dlužné částky).
Zpráva o stárnutí pohledávek je nástrojem pro rozhodování o strategii fakturace pro zákazníky.
Odesílání účtů
Nezapomeňte na kolekce Pravidlo č. 1, když uvažujete o zaslání účtů. Mnoho firem zasílá zákazníkům účty pouze jednou za měsíc, což znamená, že mohou počkat až šest týdnů, než se zaplatí (měsíc za zaslání účtu, pak několik týdnů před tím, než zákazník platí).
Vysílejte faktury častěji nebo mezi sebou telefonujte, aby se přinutilo zákazníkům zaplatit. Některé společnosti zasílají účty v dávkách, přičemž část zákazníků se každý týden účtuje. Toto dávkové vyúčtování pomáhá udržet hotovost nepřetržitě.
Naplánujte si strategii fakturačních dopisů
Systém sbírek může obsahovat telefonní hovory, dopisy nebo obojí v závislosti na typu zákazníka. Jednou ze strategií je začít s nižší intenzitou a obavami a postupně se stávat asertnějšími, pak agresivnějšími. Tato strategie zvyšující se úrovně může fungovat buď pro telefonní nebo dopisní, nebo e-mailové fakturační připomenutí.
- První úroveň - "Jejda"
Tento dopis předpokládá, že zákazník zapomněl zaslat platbu; je to "pravděpodobně jste odeslali, ale platba musí být v poště.
- Druhá úroveň - Co je špatné?
Tento dopis předpokládá, že zákazník chce platit, ale neobvyklé okolnosti zabraňují platbě. Dopis 2 naznačuje varianty plateb, ale dává pevný datum, do kterého musí být provedena platba.
- Třetí úroveň - Ultimatum
Tato úroveň by měla být dopisem. Předpokládá se, že zákazník nebude platit a stanoví pevný termín, do kterého musí být provedena platba, nebo budou zahájeny inkasní procesy . Neposílejte tento dopis, pokud nemáte v úmyslu skutečně jít do sbírky tohoto dluhu.
Pokud zákazník prostě nezaplatí, budete muset udělat poslední krok - vezměte osobu do soudu pro malé nároky nebo obrátíte účet na inkasní agenturu. Přečtěte si více o vašich alternativách i fa zákazník prostě nezaplatí.
Zákazníci fakturace: Uvedení všech dohromady
Na závěr rozhodněte o celkové strategii fakturace. Posíláte dopisy? Používáte telefon? Kombinace? Kdy budete posílat účty nebo telefonovat?
Sestavte obecný systém s písmeny a telefonními skripty, poté vše, co vám váš advokát přezkoumá, abyste se ujistili, že dodržujete zákon.
Poté použijte přehled o stárnutí pohledávek, který vás provede při práci s těmito zákaznickými účty a rozhodněte o strategiích vyúčtování.