Tato ukázková schůzka schůzky organizuje schůzku
Již jste se velice zamysleli nad tím, co doufáte, že získáte z poradního sboru a těšíte se na rady a odborné znalosti, které mohou členové poradní rady poskytnout v různých aspektech vašeho podnikání, jako je management , marketing , účetnictví , personální obsazení , zákaznický servis , technologie atd.
Takže chcete být přesvědčeni, že právě na tomto prvním zasedání můžete přispět vašimi členy poradní rady.
Naplánujte schůzku kolem problému nebo tématu diskuse
Vaše první schůzka, stejně jako všechny schůzky poradní rady, musí být naplánována kolem otázky nebo problému. Možná zjistíte, že je problém nejlépe uvést jako cíl . Například: "Chceme tento příští kvartál zvýšit o 25%. Jak to můžeme udělat?" Nebo můžete obecně diskutovat o tématu: "Jak můžeme snížit naše obchodní náklady ?" nebo "Jak můžeme zvýšit produktivitu nebo jak můžeme zlepšit služby zákazníkům ?"
Shromážděte příslušné podkladové materiály
Jakmile se rozhodnete pro téma diskuse, je čas shromáždit materiály, které budou potřebovat vaši členové poradní rady.
Vzhledem k tomu, že se jedná o první zasedání poradní rady, měli byste zahrnout podnikatelský plán a veškeré další dokumenty týkající se tématu diskuze, jako jsou grafy, grafy a informační listy, které ilustrují pozadí tématu diskuse.
Pokud je to možné, měli byste poslat kopii těchto dokumentů všem členům poradní rady dva týdny předem spolu s kopií agendy.
Vytvořte Agenda schůzky
Níže je uveden příklad agendy (s komentáři pro efektivní průběh schůzky), které byste chtěli využít pro první schůzi poradní rady.
Všimněte si, že každá položka programu je načasována; budování časového harmonogramu do vašeho setkání a dodržování toho zajistí, že vaše schůzka nebude zaplavena a povzbuzuje diskusi na téma.
Proveďte uspořádání záznamu zápisu
Budete také chtít učinit nějaké opatření pro záznam zápisů ze schůzky. Nepokoušejte se to udělat sami; musíte se plně zapojit a poslouchat a přispívat dobře je práce na plný úvazek. Pokud nemáte někoho, kdo by se mohl zúčastnit a sloužit jako sekretářka, požádejte členy poradní rady o zapsání schůzky.
Dostupné občerstvení
Dostupnost občerstvení je dobrý nápad. Káva, čaj, voda, džusy a zdravé občerstvení, jako jsou ovoce nebo vdolky, jsou příjemný dotek a jsou na schůzkách vždy vítáni. Po vašem prvním setkání budete mít pocit, že návštěvníci mají zájem o nápoje a občerstvení a mohou plánovat příští schůzku.
Odpočinout si!
Především se neobtěžujte o prezentaci. Jste zde, abyste sdíleli svou vizi a naděje pro Vaši společnost a hledali radu, abyste nezažili někoho s multimediálními prezentačními efekty.
Váš dlouhodobý cíl je vytvořit pracovní vztah důvěryhodnosti se svými členy poradní rady, a proto se zaměřte na to, abyste zajistili, že vaši členové poradní komise odjedou pocit, že byli slyšeni a že přispěli ke správě vaší společnosti - a těšíme se na příští schůzi rady.
Zahrnuli jsem komentáře do této Agendy schůzky poradní rady, která vás provede procesem schůzky. Nebojte se vytisknout tuto agendu a přizpůsobit ji vašim potřebám - můžete ji přímo zkopírovat do Word, Excel nebo podobného kancelářského dokumentu výběrem textu a pomocí kopírování / vkládání (pomocí systému Windows vymezte text, který chcete vybrat pomocí myši , a stisknutím kláves CTRL-C zkopírujte a CTRL-V vložte).
Název společnosti - (vyplňte)
Denní program
Datum - (vyplňte)
Umístění - (vyplňte)
| Doba začátku / konce | Aktivita |
| 10:00 - 10:05 | Úvodní informace (Za předpokladu, že se vaše členové poradní rady nesetkali, představte se sami a všemi členy správní rady a uveďte stručný přehled jejich odborných znalostí.) |
| 10:05 - 10:10 | Proč poradní rada? (Stručné vyjádření toho, jak funguje poradní rada a příspěvky, které doufáte, že poradní rada může učinit vaší společnosti. Uveďte podrobnosti o tom, jak často se rada setká.) |
| 10:10 - 10:20 | Otázky (Pokud ano, požádejte členy rady, jak fungují poradní sbor a jak doufají, že přispěje.) |
| Téma diskuse: (vložte zde svůj dotaz / problém). | |
| 10:20 - 10:25 hod | Prezentace tématu diskuse (Přehled historie tématu a jeho vlivu na společnost, v tomto okamžiku se zdržujte.) |
| 10:25 - 11:35 hod | Diskuse (Chcete-li zachovat nápady plynoucí v této fázi, neodmítněte ani neodpínejte myšlenky v tomto okamžiku. Přispějte také své nápady / názory.) |
| 11:35 - 11:50 hod | Návrhy / Rozlišení (Vyhodnocení nápadů, které skupina slyšela a zvolila nejlepší řešení). |
| 11:50 - 11:55 | souhrn (Shrňte téma, diskusi a výsledky pro skupinu a řekněte jim, co máte v plánu.) |
| 11:55 | Odročení |
Datum příští schůzky - (vyplňte)
Používáte-li tento časový rozvrh, je to skvělý čas, kdy můžete poslat členy poradní rady na dobrý oběd (obzvláště pokud nebyly během setkání podávány svačiny). Nezapomeňte, že schůzka skončila a oběd by měl být především sociální příležitostí!
Udržujte schůzky krátké
Nikdy byste neměli mít schůzku poradní rady, která trvá déle než dvě hodiny. Dvě hodiny jsou dost dlouhé, aby většina lidí dala svou nedělitelnou pozornost na úkol.
Zahájení budoucích setkání s přehledem předchozích témat diskuse
V budoucích schůzkách byste měli začít s přehledem toho, co jste udělali ohledně tématu, o kterém jste diskutovali o posledním zasedání, a pozvat členy poradní rady o opatřeních vaší společnosti.
Vzhledem k tomu, že "scházejte a pozdravte", je mimochodem, možná budete chtít mít dvě diskusní témata na budoucích zasedáních vašeho poradního sboru. Dokonce máte tři, pokud si myslíte, že se pohodlně vejde do dvouhodinového formátu. Ale nikdy byste neměli mít víc než tři.