Vyhledat, zaznamenat a chránit digitální obsah vaší firmy
Je to 21. století a vše je digitální, tedy on-line. Ve vaší firmě máte digitální prostředky, o kterých jste možná nemysleli. Tyto aktiva, stejně jako veškerá vaše obchodní aktivita , jsou cenné a měly by být chráněny.
Co jsou digitální aktiva?
Vaše firma má majetek - věci hodnotné. Tato aktiva zahrnují vše od hotovosti a pohledávek , prostřednictvím obchodního vybavení a vozidel až po pozemky a budovy.
Váš účetní pravděpodobně zahrnul náklady a aktuální hodnotu vašich aktiv do rozvahy, ale možná zapomněli na digitální aktiva.
Digitální aktiva jsou aktiva, která existují online. Některé vaše digitální prostředky mohou existovat na vašich vlastních serverech nebo mohou být "v cloudu". Mezi digitální aktiva patří:
- Fotografie firem , které jste vytvořili. Mohou to být fotografie vašeho podnikání nebo obchodních procesů. Jedná se o aktiva, protože mohou být prodávány.
- Obchodní webové stránky nebo blogy . Obsah má hodnotu a "vzhled" stránek by mohl být cenný, pokud má ochrannou známku.
- Obchodní procesy (např. V tabulkách), které vyvinuli vaši zaměstnanci a které lze duplikovat a prodávat.
- Aplikace, které vaše firma vytvořila, a to buď prodávat nebo pro vlastní potřebu.
- Seznamy kontaktů e-mailů a seznamy klientů nebo zákazníků , včetně poštovních seznamů s newsletterem, mají hodnotu, protože mohou být prodávány.
- Předplatné online časopisů mají hodnotu po dobu platnosti předplatného.
- Duševní vlastnictví - materiál chráněný autorským právem, ochranné známky nebo servisní značky (např. Vaše logo společnosti), patenty. Tato aktiva mohou existovat v papírové podobě, ale nejčastěji jsou pouze digitální.
- Produkty v internetovém obchodě , které jsou součástí vašeho podnikového inventáře. Měli by být pod vaší kontrolou, i když jsou uloženy online. Pokud jste prodejcem Amazonie , například produkty mohou být v jejich skladu, ale dostanete prodej.
Proč jsou důležité digitální produkty?
Stejně jako všechny cenné věci patřící vaší firmě, digitální aktiva jsou velkým přínosem pro vaše podnikání.
- Můžete si vyžádat výdaje týkající se nákupu a užívání majetku na základě daňového přiznání k podnikání. Náklady na krátkodobá aktiva (např. Dodávky) mohou být okamžitě pořizovány jako náklad, zatímco náklady na dlouhodobé majetek (které trvají nejméně jeden rok) mohou být časově vykázány (buď prostřednictvím odpisů, nebo amortizací).
- Mnoho z těchto aktiv můžete prodávat nebo je licencovat, dokud je stále vlastníte.
- Aktiva jsou cenná pro investory nebo pro někoho, kdo kupuje vaši firmu . Částka, kterou může někdo zaplatit za nákup vašeho podniku, závisí z velké části na hodnotě obchodního majetku.
- Některé digitální prostředky, jako jsou seznamy zákazníků nebo seznamy odběratelů zpravodaje, jsou obzvláště užitečné při vytváření dobré vůle. Hodnota goodwillu z hlediska účetnictví a oceňování vychází z těchto seznamů.
- Ochrana online a účetních záznamů zaměstnanců znamená, že jsou k dispozici pro audity . Nemáte-li účetní záznamy, znamená to, že nebudete moci provést odpočet výdajů. Nezískávání záznamů o zaměstnancích může znamenat, že jste vystaveni riziku pokut a pokut.
Kde mohu začít chránit mé digitální prostředky?
Vyhledejte a zadejte seznam. Začněte tím, že vytvoříte úplný seznam všech těchto aktiv.
Použijte výše uvedený seznam jako výchozí bod, ale buďte kreativní. Přemýšlejte o cokoliv, co máte online nebo na serveru vašeho podnikání, které by mohlo být cenné. Hledáte věci, které jsou majetkem (vaše podnikání vlastní), věci, které nikdo jiný nemá a mohl by chtít koupit - nebo si vzít. Zvažte tyto digitální aktiva jako možné položky k prodeji. Které byste chtěli nebo považovali za cenné, pokud jste tuto společnost koupili?
Vytvořte vlastnictví a hodnotu. Podívejte se na digitální položky, které jste uvedli. Kdo je vlastníkem? Než budete moci tyto prostředky chránit, musí být vytvořeno určité vlastnictví. Můžete například dokázat, že vaše společnost vlastní e-maily zaměstnanců nebo e-mailové seznamy? Zeptejte se právního zástupce, abyste napsali zásady zakládající vlastnictví.
Zatímco může být obtížné nastavit určitou hodnotu pro některé digitální aktiva vaší společnosti, je dobré mít nějaký smysl této hodnoty dřív, než později.
Ano, hodnota těchto digitálních prostředků se může stále měnit, protože přidáváte zákazníky do svého seznamu nebo stránek na své webové stránky nebo provádíte aktualizace procesů, ale základní hodnotu lze nastavit pomocí oceňování . Najděte obchodního odhadce, který vám nyní poskytne odhad. Je mnohem snazší oceňovat něco, co existuje, než něco, co bylo ukradeno nebo zničeno katastrofou, jako je povodeň nebo oheň.
Pokud máte produkty, které prodáváte prostřednictvím internetového prodejce, jako je Amazon nebo eBay, přečtěte si smlouvu, abyste se ujistili, že si ponecháte vlastnictví.
Vytvořte ochranné dohody. Chraňte svůj digitální majetek smlouvami s těmi, kteří je mohou ukrást. Zamyslete se nad tím, že zaměstnanci, klienti a konzultanti podepisují dohody o nedoručení. Tyto smlouvy sdělovaly ostatním, že krádež digitálních aktiv může mít za následek právní kroky.
Zaregistrujte svůj majitel. Mnoho digitálních aktiv může být registrováno, aby bylo možné světu říci o svém vlastnictví. Obchodní fotografie, procesy a obsah webových stránek a blogů mohou být chráněny autorskými právy . Digitální aktiva, jako jsou loga a návrhy, mohou být ochrannými známkami. A nezapomeňte na patenty pro procesy.
Plán pro budoucnost. Co se stane s digitálními prostředky vaší společnosti, pokud se vám něco stane? Zahrnujte své digitální prostředky do smluv společnosti. Například digitální majetek ve vlastnictví partnerství musí být zahrnut do dohody o partnerství spolu s jinými aktivy. Pokud máte malou samostatnou nebo rodinnou firmu, zahrnout tato aktiva do svých plánů dědictví.
Zálohování! Je důležité najít zálohovací systém, který by chránil všechny vaše digitální prostředky. Zálohování zálohy není bláznivé; Lifewire navrhuje systém dvojitého zálohování s využitím několika externích pevných disků. Můžete také chtít jak zálohování pevného disku, tak zálohování online, abyste si zajistili dvojí jistotu.
Nakonec zřídit protokoly pro ochranu digitálních aktiv
Nyní, když jste nastavili váš digitální systém správy majetku , dokumentujte jej. Nastavte konkrétní probíhající úlohy pro zálohy a časové lhůty pro recenze a aktualizace.
Hodně z vašeho podnikání je online; držte to bláznivě pečlivě tím, že chrání tyto online digitální aktiva