Jak můžete odchozí telefonní hovory zvýšit produktivitu a trvat méně času
Ale co kdybychom mohli volat a mluvit s lidmi, s nimiž jsme chtěli mluvit, říct, co chceme říct a pokračovat dál?
Představte si, jak mnohem produktivněji bychom mohli být a kolik času budeme muset dělat jiné věci.
No, můžeme - a vše, co je zapotřebí, je trochu přípravné.
Tipy pro telefonní hovory pro odchozí hovory
- Ať už jsou dodavateli , stálými klienty nebo dodavateli , mnozí z nás opakovaně volají stejné lidi. Udržujte své kontaktní informace aktualizované s časově úspornými detaily, abyste neztráceli čas tím, že jste oslovili lidi, kteří nejsou k dispozici.
Například, pokud víte, že určitá osoba, kterou chcete oslovit, bere každý den oběd od 1 do 2 hod., Proč se ztrácí čas, když se jí snažím během této doby volat? - Naprogramujte čísla pro ty, které voláte pravidelně do telefonu. Jsem ohromen lidmi, kteří to nedělají, jelikož čas, který ušetříte, když nehledáte čísla a neděláte je, je stejně úžasný.
- Naplánujte odchozí hovory. Než zavoláte, označíte hlavní cíl hovoru a klíčové body, které chcete pokrýt. To vám pomůže držet se bodu, když jste na telefonu, a ujistěte se, že zakryjete vše, co chcete pokrýt, což vám ušetří čas během hovoru a nebudete muset volat znovu, protože jste něco zapomněli.
- Pokud voláte někoho, kdo je zadán do vaší databáze kontaktů, máte při volání všechny informace o osobě, kterou voláte před vámi. Ať už používáte stolní počítač, mobilní zařízení nebo Rolodex, je to skvělá pomůcka pro paměť během hovoru. Navíc, pokud nemusíte hledat něco takového, jako je jméno manžela klienta, budete mít možnost v průběhu hovoru vytvářet poznámky, čímž ušetříte ještě více času.
- Samozřejmě, pokud chcete během hovoru vytvářet poznámky (nebo dělat něco jiného, když mluvíte po telefonu), je nezbytný dobrý hlasitý odposlech nebo headset. Uvolnění rukou může uvolnit spoustu času.
- Pokud oslovíte telefonní záznamník nebo hlasovou poštu, ponechejte kompletní zprávu, ve které je vaše telefonní číslo dvakrát a uveďte důvod, proč voláte . Například: "Toto je Susan Ward na (telefonní číslo), volám, abych projednal odhad vašeho projektu. Dnes odpoledne mě můžete kontaktovat na telefonním čísle."
Uvedení vašeho čísla dvakrát dává příjemci zprávy mnohem větší šanci na to, aby to bylo správné a aby bylo zapsáno, aniž by se zpráva znovu přehrávala. - Nedávejte se telefonnímu nátlaku . Když se snažíte oslovit někoho a nemáte, je lákavé zavolat zpět - možná každou půlhodinu! Ale pokud jste nechali správnou zprávu, není třeba ztrácet čas tím, že opustíte opakované zprávy (a vyplníte záznamník telefonu nebo hlasovou poštu). Dejte tomu, komu voláte, dostatečnou dobu, abyste volali zpět, například až do následujícího pracovního dne.
- Naplánujte své telefonní hovory a nechte je dohromady v jednom bloku času, pokud je to možné. Většina z nás není tak dobrá v multitaskingu a ztrácí velkou produktivitu, když se točíme z jedné úlohy na druhou. Pokud tedy máte v určitý den desítky hovorů, je efektivnější, abyste je vydělali za jednu hodinu, než abyste provedli jednu nebo dvě, a poté po třech voláních o hodinu později a dalších dvou po 45 minutách.
- Zarezervujte své odchozí telefonní hovory, pokud je to možné. Pokud se nejedná o rychlé volání, když poprvé zavoláte někomu, představte se, řekněte jí, proč voláte, a pak se jí zeptá, jestli je vhodný čas na mluvení, nebo by si raději rezervovala čas, . Pak si zajistěte, aby jste jí v té době zavolali. To vám nejen ušetří čas na místě, ale ušetříte čas, když zavoláte zpět, protože budete oba připraveni diskutovat o problému, o kterém jste původně volali.
- Je-li to vůbec možné, zaveďte telefonní hovory v "prime time". Výzkum ukázal, že více lidí je ve svých kancelářích brzy ráno a může být dosaženo od 8:00 do 11:00