Faktury, někdy nazývané prodejní faktury, jsou dokumenty zaslané poskytovatelem produktu nebo služby kupujícímu. Faktury zakládají povinnost kupujícího platit a vytvářet pohledávku . Jinými slovy faktura je písemným ověřením smlouvy mezi kupujícím a prodávajícím o zboží nebo službách.
Faktury jsou důležitou součástí účetního a účetního systému vašeho podnikání, protože zaznamenávají prodejní transakce.
Co zahrnuje faktura?
Obvyklé části faktury zahrnují:
- Datum vytvoření faktury. Nezapomeňte na to! Datum faktury začíná na zákazníkově hodině. Pokud máte termíny (časový limit pro platbu), chcete datum zahrnout, aby každý věděl, kdy je splatnost platby.
- Názvy a adresy zákazníka a dodavatele. Pokud vytváříte fakturu v účetním softwaru, můžete potřebovat pouze e-mailovou adresu zákazníka, ale je dobré přesto shromažďovat a zahrnout fyzickou adresu, pokud potřebujete odeslat skutečný dopis nebo dokument.
- Kontaktní jména osob v obou podnicích (nebo obchodních a individuálních). Je to dobré pravidlo zákaznických vztahů, abyste se ujistili, že správně napsáte jména.
- Popis zakoupených položek , ať už produktů nebo služeb, včetně cen a množství. Často budete mít standardní popisy položek a čísla inventáře. Během vytváření faktury však buďte co nejpřesnější a nejpodrobnější. Tím se zabrání zmatku a problémy "já jsem nevěděl".
- Platební podmínky. Například poskytovatel může zadat "čisté 30 dní", což znamená, že celá částka je splatná do 30 dnů.
Jak fakturovat zákazníka
Můžete používat online účetní účetní software nebo možná používáte předtištěnou fakturu, kterou dokončíte. Proces funguje stejně pro oba fakturační procesy.
Fakturu připravíte až po odeslání nebo doručení produktu nebo služby zákazníkovi.
- Začněte identifikací zákazníka . V některých případech můžete také chtít identifikovat dílčího zákazníka nebo práci v souboru tohoto zákazníka.
- Zahrnout předchozí čísla dokumentů týkajících se tohoto prodeje, včetně jakýchkoli objednávek nebo kupní smlouvy nebo odhadu.
- Určete položky, které jste prodali a dodali . Obvykle byste zahrnuli název produktu nebo služby, množství (nebo čas pro služby) a sazbu (za položku nebo za hodinu). Používáte-li online software, vypočítá se součet za každou položku. Toto je místo, kde budete pravděpodobně potřebovat klasifikovat položku jako " objednané zpět ".
- Každá položka má vlastní řádek a přidá se celkem všech řádků.
- Dále uvedete informace o všech vkladech, které zákazník již učinil, nebo jakékoliv slevy použité na tuto fakturu.
- Možná budete chtít nabídnout zákazníkům různé platební metody, případně slevu za platbu v hotovosti.
- Zahrňte dodací podmínky pro zaslané produkty. Existují dva typy: místo odeslání FOB nebo cíl FOB. (F OB znamená "volný na palubě". ) Pokud jsou termíny FOB přepravní místo, odesílatel (to je prodávající) platí dopravu. Jsou-li podmínky FOB, kupující zaplatí zásilku. Je také dobré si uvědomit, zda zákazník převezme danou položku nebo položky v případě, že máte nějaké otázky ohledně přijaté položky.
- Zahrňte podmínky prodeje. To znamená, kdy chcete, aby kupující zaplatil a poskytnete slevu na předčasné splacení? Termíny jsou vyjádřeny jako toto 2/10 Net / 30. To znamená, že pokud dostanete platbu do 10 dnů, udělíte slevu ve výši 2% a celá částka bude splatná za 30 dní.
Faktury mohou být odeslány poštou, e-mailem nebo faxem zákazníkovi.
Pokud zákazník platí, číslo faktury by mělo být uvedeno v dokladu o prodeji a musí odpovídat dokladu o prodeji ve vašem účetním softwaru, takže je zřejmé, že faktura byla zaplacena. Platba převede zbývající částku z účtu pohledávek.
Faktury vs. nákupní objednávky
Faktury se někdy zaměňují s objednávkami . Objednávky (PO) jsou před transakcí a faktury jsou po transakci. Objednávky zaznamenávají objednávku zákazníka na prodejce nebo dodavatele.
Na druhé straně faktura zaznamenává příjem produktu nebo služby a, jak je uvedeno výše, platební podmínky. Objednávky jsou používány mnoha společnostmi jako součást schvalovacího procesu. Některé společnosti vyžadují nákupní objednávky produktů nebo služeb nad určitou částku.
Faktury vs. účty
Rozdíl mezi fakturou a faktorem je fokus a postoj. Faktura je vytvořena dodavatelem a je to prohlášení o službách nebo produktech, které byly vyrobeny a dodány zákazníkovi, včetně dlužné částky. Fakturu může být vytvořena před nebo po přijetí produktu nebo služby. Je obvyklé, aby byla faktura zahrnutá do dodávaných produktů, takže příjemce může tyto položky zkontrolovat, aby se ujistil, že tam jsou všechny.
Účet je žádost o platbu. Ze stanoviska zákazníka se obvykle zvažuje účet. Je běžné obdržet účet bez faktury, jako v restauraci nebo v maloobchodě. Bill je obvykle dán s očekáváním okamžité platby.
Některé příklady faktur
Tato vzorová faktura obsahuje kanadské informace, ale poskytne vám představu o tom, co obsahuje faktura .
Zde uvádíme několik podrobných pokynů k vytvoření faktury.