Použití účetního softwaru ušetří hodiny času v porovnání s manipulací s knihami ručně a je obvykle efektivnější než použití tabulkového procesoru. Je to proto, že účetní software snižuje nebo eliminuje redundantní zadávání dat, například zadáním adresy zákazníka na kotaci, pak pracovní objednávku a pak fakturu.
Jste-li jediným vlastníkem bez zaměstnanců, s nízkým nebo žádným inventářem a hrstkou zákazníků, nemusíte dokonce potřebovat účetní software, nebo jsou k dispozici volné nebo nízkonákladové možnosti účtovacího softwaru. Majitelé malých podniků, kteří provádějí inventář, mají více zákazníků nebo zaměstnanců, ušetří čas a mají přesnější záznamy, pokud se používá účetní software.
Většina účetních software je mnohem jednodušší než dříve, a některé malé obchodní účetnictví software byl navržen pro snadné použití osobou bez účetního zázemí vůbec.
01 - Které funkce účetního softwaru potřebujete?
- Řízení zásob
- Sledování prodeje
- Správa zákaznických kontaktů nebo práce s aktuálním softwarem pro správu kontaktů
- Podpora obchodního účtu přijímat platby kreditní kartou
- Rozpočet
- Odhady
- Mzdy
- Nahlášení dani z podnikání
Průmyslově specifický účetní software
Některý účetní software je navržen speciálně pro průmyslové odvětví, jako je stavební, výrobní a velkoobchodní distributoři. Pokud se vaše malá firma nachází v odvětví se specifickými účetními požadavky, může existovat účetní software s funkcemi, které splňují tyto požadavky.
Mluvte s ostatními o softwaru účetnictví
Než si koupíte účetní software, promluvte s nejméně třemi dalšími, kteří používají účetní software v podnicích podobných vašim. Diskutujte, co se jim líbí o svém účetním softwaru a co potřebuje zlepšení. Možná zjistíte, že tam není žádný dokonalý účetní software, ale nemějte odvahu. Cílem je najít účetní software, který nejlépe vyhovuje potřebám vašeho malého podniku.
02 - Další úvahy o účetním softwaru
Bude účetní software růst s vaší firmou?
Zjistěte, zda má software moduly, které můžete v případě potřeby přidat později. Modul, který se běžně přidává po růstu podnikání, je určen pro mzdové účetnictví.
Pokud nelze přidat moduly, lze snadněji aktualizovat software na více schopnou verzi stejného účetního softwaru? Nebo exportuje software do datového formátu, jako je CSV, takže jej lze přečíst, pokud byste později přešli na jiný účetní software?
Jaký účetní software podporuje bankovní podporu?
Možnost stahování transakcí z vaší banky ušetří spoustu času, a proto zjistěte, jaký účetní software vaše banka pracuje.
Online nebo Desktop účtovací software?
Online účetní software je webový software, který běží bezpečně přes internetový prohlížeč. Online účetní software je zvláště vhodný pro přístup k účetním datům a záznamům z více počítačů.
Může být přístup omezen pro některé uživatele?
Pokud více než jedna osoba používá účetní software, může mít jeden uživatel úplný přístup ke všem funkcím, jiní však mohou potřebovat přístup pouze k oblastem pro zadávání dat a nikoliv ke zprávám.
Má účetní software s bezplatnou zkušební verzí?
Vždy je nejlepší, pokud si můžete vyzkoušet software před tím, než si ho koupíte. Chcete-li zjistit, jak užitečná je dokumentace k softwaru, klikněte na volbu Nápověda ve zkušební verzi zdarma a pak se podívejte na uživatelskou příručku nebo výukové programy.
03 - Možnosti podpory účetního softwaru
Účtovací software může mít bezplatné uživatelské fórum, kde můžete klást otázky také. Často je dobrá volba k podpoře založené na poplatcích, když se jedná o použití funkce.
04 - Neplatíte za funkce, které nebudete používat
Obecně platí, že zaplatíte více za více funkcí v účetním softwaru a pokud vaše podnikání roste natolik, že potřebuje více robustních finančních funkcí, náklady jsou oprávněné. U menších podniků je nyní k dispozici dostatek možností účetního softwaru, že přebytečné nákupy jsou zbytečné.
05 - Používáte účetní nebo účetní software?
Dobrý účetní software bude mít přehledy, které potřebujete dát svému účetnímu měsíčně, čtvrtletně a ročně. Buď zprávy mohou být vytištěny nebo mohou být bezpečně doručeny účetnímu elektronicky.
Zeptejte se svého účetního, jaké zprávy jsou potřebné a ujistěte se, že je můžete vygenerovat pomocí účetního softwaru, který uvažujete.