Získejte své dárcovské soubory v pořadí
Kdy víte, kdy přijde ten čas, a pak co děláš? Několik neziskových profesionálů poskytlo tyto odpovědi, když jsem je požádal, aby tuto větu doplnili: "Věděla jsem, že je načase získat nový systém správy dárců, když ..."
- Ten, který jsme měli, nemohl dát údaje tak, jak jsme potřebovali.
- Pes jedl mé indexové karty.
- Chtěla jsem vědět něco o svých dárcích a potřeboval jsem absurdní část času, abych našel odpověď.
- Poslední "systém" v hlavě nechal.
- Jediná osoba, která měla představu o tom, jak používat systém (stará databáze aplikace Access), odešla.
- Počítač dobrovolníka narazil a všechno jsme ztratili.
Tyto důvody jsou pro vaše neziskové organizace pravdivé?
Rozhodování, že potřebujete nový systém, je však snadná součást. Tam je svět mizivých informací o konkurenčních systémech tam a žádný snadný způsob, jak dát dohromady.
Otočil jsem se k "Zprávám spotřebitelů" o neziskových technologiích, abych našel odpovědi. Idealware je nezisková organizace, která pomáhá jiným neziskovým organizacím provádět inteligentní rozhodnutí o softwaru tím, že provádí nezaujaté výzkumy a poté je převádí do přehledných zpráv, článků a školení.
Andrea Berry, ředitelka Partnerství a učení v Idealware, navrhuje tyto kroky k výběru nového systému řízení dárců.
Zjistěte, zda skutečně potřebujete nový systém.
Berry říká, že začnete hodnotit, proč se vám váš systém nelíbí. Problém pravděpodobně není to, co si myslíte, a není snadné přepínat software. Trvá to čas, úsilí a peníze.
Berry řekla: "Není tam žádný stříbrný kuličkový systém, takže se ujistěte, že váš současný systém je opravdu nedostatečný.
Například, možná se budete muset dozvědět více o systému, který máte, spíše než o úplném přepnutí na zcela nový systém. "
Zjistěte čas, abyste zjistili, jaký je skutečně problém. Mohl by to být jeden z následujících?
- Potřebujete více školení. Snad váš současný systém má funkce, které nerozumíte nebo nevíte, jak používat. Požádejte svého dodavatele, zda existují možnosti školení, jako jsou videa nebo online zdroje, ke kterým máte přístup.
- Potřebujete další podporu. Jaké jsou možnosti podpory pro váš současný systém? Existuje dostupná a cenově dostupná podpora? Dodavatel porozumí vašim problémům a snaží se vám pomoct, nebo si s vámi promluví? Mají řešení pro váš konkrétní problém?
- Nerozumíte všem možnostem současného systému. Opravdu víte jistě, že nedělá to, co chcete? Je k dispozici dokumentace? Někteří prodejci pracují tvrdě, aby poskytli další pomoc, jako jsou videa, fóra, kde můžete klást otázky a literaturu psanou pro non-techies.
- Váš systém je příliš slabý nebo příliš robustní. Stanovení systému pro váš proces a rozpočet je rozhodujícím krokem.
- Váš systém je příliš drahý. Platíte za více funkcí, než potřebujete? Berry říká: "Když mluvíte s prodejcem, nezapomeňte, že se jedná o prodej ... příroda je" prodávat ". Porozumění vašim potřebám vám pomůže, abyste nebyli rozptýleni "syndromem lesklého předmětu". "
- Váš systém je zastaralý. Možná, že váš systém chybí nové funkce. Mějte na paměti, že by měl být pravidelně aktualizován buď automaticky, nebo sami nebo s vaším dodavatelem. Jen si uvědomte, jak váš systém zůstává aktualizován.
- Váš dodavatel již nepodporuje váš systém. Berry říká, že to není běžné, ale stane se to, zvláště pokud je menší prodejce koupen větší.
Idealware poskytuje sešit, průvodce spotřebiteli pro systémy správy dárců s nízkými náklady, který vám pomůže vést tento proces sebehodnocení.
Identifikujte tým zainteresovaných stran.
Takže jste se rozhodli změnit. Co dál?
Berry řekl: "To, co vidíme po celou dobu, je ředitel pro rozvoj, který se rozhodne získat nový systém, ale nekonzultuje s marketingovým oddělením, výkonným ředitelem nebo koordinátoří dobrovolníků , kteří budou používat celý systém."
Je dobré konzultovat s každým, kdo bude systém používat. Když jste brainstorming rysy, které potřebujete, nechť každý má slovo. Ujistěte se, že jsou zastoupeni všichni, kdo systém použijí nebo jej ovlivní. Někdo v hlavním dárcovském oddělení by určitě měl být přítomen, stejně jako by měl jednotlivec, který stojí v čele snah o fundraising.
Pochopte své současné procesy.
Proveďte podrobný seznam vašich fundraisingových procesů, standardizujte je a vyhodnoťte vše, co děláte s vašimi databázemi. Zeptejte se vaší organizace:
- Proč to děláme takto?
- Musíme dál dělat věci takhle?
Berry uvedl: "Standardizace vám dává flexibilitu při výběru systému ... levnější systémy neumožňují velkou flexibilitu, takže čím méně" zvláštností ", tím lépe. Vyhledejte nejlepší postupy v oboru a vyhněte se jedinečným postupům."
Odstraňte propouštění dříve, než investujete. Kolikrát například zadáváte adresu? Nepřenášejte nepředvídatelnou taktiku, která se v průběhu let rozšířila, a místo toho se zaměřte na to, co vaše organizace v současné době potřebuje.
Chcete například nastavit standard pro zadání telefonního čísla. Budete nahrávat čísla jako (555) 555-5555 nebo 555-555-5555? To jsou všechny důležité detaily, o kterých si myslím.
Upřednostněte seznam požadovaných funkcí .
Zúčastněte se každého, kdo bude systém používat, nebo kteří budou od něj dostávat zprávy. Brainstorm všechno, co můžete chtít, a pak tyto funkce pořadí. Určete, co absolutně potřebujete, bez kterého je systém zbytečný. Tím, že to uděláte nejprve, nebudete muset jít na úroveň složitosti, která by mohla zničit váš rozpočet.
Berry doporučuje vytvořit třístupňový seznam:
- Co potřebujete, nebo je systém zbytečný?
- Co by bylo hezké mít, ale není to rozporuplný obchod?
- Co byste chtěli, kdyby peníze nebyly žádnou volbou?
Mezi oblíbené funkce patří často:
- Sledování zapojení dárců
- Vlastní pole a poznámky
- Pěstování dárců
- Možnosti plánování
- Zprávy o populárních trendech
- Správa členství
Bonus: Podívejte se na Salsa's Guide to CRMs a zjistěte správné funkce pro vaši organizaci.
Proveďte svůj výzkum.
Použijte Idealware. Vykonali potřebný výzkum pro vás. Zprávy společnosti Idealware zúžily pole, vybraly systémy, které jsou specializovanými systémy správy dárců, a pak vytáhli deset nejlepších systémů a poskytli seznam funkcí.
Podívejte se na příručku spotřebitelů o systémech správy dárců s nízkými náklady.
Pomocí zprávy sestavte krátký seznam tří nebo čtyř životaschopných systémů.
Naplánujte ukázky dodavatelů.
Někteří prodejci přijdou k vám, nebo můžete jít k nim. Mnoho demoů se však vysílá online pomocí nástroje pro sdílení webových stránek. Někdy můžete dokonce stáhnout zkušební verzi.
Ujistěte se, že používáte skutečné příklady, abyste zjistili, jak každý systém bude pracovat pro vaše potřeby. Velkou pomocí je Sixth Tipy Idealware pro navigaci v Demo prodejce.
Pořadí systémů proti vašemu seznamu přání - fantazie vs. základní potřeby a vysoké náklady vs. cenově dostupné - a zvolit pro vás ten správný systém.
Nový systém můžete zakoupit pomocí kreditní karty online, ale větší systémy mohou mít smlouvu, která musí být zpracována a podepsána.
Berry říká: "Někdy můžete okamžitě začít používat svůj nový systém, zatímco jiné systémy musí být přizpůsobeny. DonorPerfect Online je dobře známý pro přizpůsobení systému před startem, zatímco jiné systémy, jako je GiftWorks, jsou snadno použitelné od get Některé systémy budou potřebovat konzultanta, aby se zřídili. "
Mějte na paměti, že budete používat CRM, abyste nejlépe zlepšili vztahy s dárci, ale dokonce je můžete použít k posílení strategií fundraisingu.
Dan Quirk je marketingový manažer společnosti Salsa Labs, přední softwarové společnosti zaměřené na získávání finančních prostředků pro neziskové organizace zaměřené na růst. Marketing Dan zaměřený na tvorbu obsahu, optimalizaci konverzí a moderní marketingovou technologii mu pomáhá trenérským neziskovým vývojovým týmům v oblasti osvědčených postupů v oblasti fundraisingu.