Registrace je prvním místem kontaktu s vašimi hosty a hladký proces odbavení udržuje vysoké úrovně vzrušení a nastavuje tón pro skvělou událost. Na druhou stranu, dezorganizované a časově náročné zážitky mohou zanechat dav, který se mrzí až do té doby, než se vaše událost zahájí. S tolika jízdami na registrační tabulce se rozhodně chcete poprvé ujistit. Postupujte podle tohoto kontrolního seznamu zásadních, abyste zajistili dobrý start.
Větší je lepší
Jednoduchá matematika nám říká, že velké davy vyžadují více pracovních sil, pokud se chcete vyhnout dlouhým čarám. Doporučuji jednoho ošetřovatele pro každých sto hostů a jeden plavec pro každých dvě stě hostů. Co se týče tabulky , předpokládejme, že na každých osm stopách předpokládáte dvě osoby a přidáte další tabulku k tomuto výpočtu pro zásoby a pracovní prostor.
Zůstaň připojen
Nechcete, abyste procházeli haly vyhledávajícími síťovou zásuvku nebo připojení k internetu, takže se ujistěte, že tyto linky jsou v předstihu před spuštěním vašeho stolu. Budete také chtít přinést notebook, i když nemáte v plánu používat. On-line přístup může být užitečný, pokud potřebujete zkontrolovat e-maily nebo pomoci ztraceným hostům najít si cestu z místa konání. V neposlední řadě zkontrolujte světelnou situaci. Pokud je chodba slabě osvětlená, možná budete chtít přidat několik stolních světel, které vám pomohou při čtení seznamů.
Nezapomeňte na kancelářské potřeby
Každý plánovač by měl mít schránku naplněnou kancelářskými potřebami, jako je páska, nůžky a sortiment značek.
Jiné pozoruhodné položky pro seznam balení obsahují prázdné značky, čísla tabulek a vyhrazené značky, které se podle potřeby používají. Ano, vaše místo bude mít přístup k většině z těchto věcí, ale čas a frustrace, kterou ušetříte tím, že je máte vedle vás, je neocenitelná.
Zrychlit odpovědi
Jedním z největších narušitelů vašeho "registračního rytmu" bude přehrada jednoduchých otázek pocházejících jak od dobrovolníků, tak od účastníků.
Můžete zabránit tomu, aby tyto dotazy zpomalily registrační linku nastavením tabulky nápovědy. Budete se divit, jak mnohem efektivněji se provádí check-in tabulka, když máte specializovanou osobu, která odpovídá na otázky jako "kde je koupelna?"
Zůstaň otevřený
Je důležité udržovat alespoň jednu osobu v registrační tabulce po celou událost. Nechcete, aby se sněhová koule poměrně nepatrně vyskytla v něco většího, protože nikdo nemohl pomoci. To se obvykle stává, když jsou hosté nuceni hledat jinde, když váš tým nemůže být nalezen. Trvá jen jeden špatně načasovaný odpočinek v koupelně, aby poslal netrpělivého účastníka do kuchyně a požádal o salát bez cibule!
Udržujte své přátele blízko
Existuje několik kontaktních čísel, které budete chtít dostat dobře před zahájením akce. První je mobilní číslo vašeho koordinátora. Nebude čas čistit budovu, když papírové ručníky vyběhnou v koupelně, takže toto číslo je absolutní nutností. Dalším dobrým číslem, které je třeba věnovat otázkám týkajícím se potravin, je otázka manažera stravování. Nakonec potvrďte nejlepší policejní a požární útvary. Některé hotely mají vlastní bezpečnostní personál, který je často v těchto situacích nejlepším místem kontaktu.
Registrační tabulky by měly poskytovat víc než jen uvítací značku a jmenovku. Z pohledu hosta představují centrum zákaznických služeb pro vaši událost. Abyste však splnili toto očekávání, musíte být připraveni. Koneckonců, pokud si hosté nemohou učinit minulost, pak zbytek vašeho plánovacího úsilí zůstane bez povšimnutí.