Před, během a po auditu nebo inspekci
- Místní úřady pro inspekce požáru, stavební předpisy, otázky bezpečnosti a zdraví a případné porušení zákona o osobách se zdravotním postižením (ADA)
- Státní agentury , pro daň z prodeje, registraci podniků a otázky zaměstnanosti
- Federální agentury, včetně OSHA, ADA, oddělení mzdy a hodiny a imigrační / celní (ICE).
Zde je seznam státních a federálních agentur, které mohou auditovat nebo kontrolovat své podnikání.
Typy auditů a inspekcí
- Některé agentury potřebují kontrolovat vaše podnikání při jeho otevření. Jedná se typicky o místní firmy, jako je zdravotnictví nebo stavební oddělení.
- Některé agentury pravidelně kontrolují . Místní inspektoři požáru a zdraví se obvykle dostávají do rotačního plánu.
- Některé agentury mohou bez vašeho oznámení přijít bez vašeho oznámení . OSHA je jednou z těchto agentur.
- Některé agentury odpovídají na stížnost od zaměstnance, zákazníka nebo jiné osoby. Imigrační inspektoři, inspektoři ADA a inspektoři OSHA reagují na stížnosti zaměstnance nebo zákazníka. Auditorů IRS nebo státních auditorů daňových poplatníků mohou přijít v reakci na stížnost nezávislého dodavatele.
Připravte se před auditem nebo inspekcí
Udělejte si čas na přípravu případných auditů nebo inspekcí:
- Seznam možných agentur, které mohou kontrolovat vaši konkrétní firmu. Zahrňte agentury, které se mohou zobrazit kvůli specifické povaze vašeho podnikání. Například podniky založené na potravinách mohou mít zdravotní inspektora.
- Zeptejte se svých práv na každý typ kontroly. Můžete požádat inspektora, aby se vrátil později, když je pro vás vhodnější? Máte právo doprovázet inspektora nebo auditora?
- Posaďte se s vaším právním zástupcem a diskutujte o svých právech a odpovědnostech během těchto auditů a inspekcí.
- Nastavte procedury pro vás a vaše zaměstnance, abyste se řídili, když se objeví inspektor nebo auditor a vyškolejte své zaměstnance, co máte dělat. Mohlo by být dobrým nápadem dát tyto procesy do notebooku někde.
- Rozhodněte, kdo by měl být informován při příchodu inspektora. Co by měli dělat vaši zaměstnanci, pokud nejste k dispozici? Kdo je další pověřen? Je-li váš advokát upozorněn a kdy?
- Zkontrolujte své obchodní záznamy, které se týkají této kontroly, abyste se ujistili, že jsou přesné, úplné a v souladu se zákonem. Například federální nebo státní mzdový a hodinový inspektor bude chtít vidět časové listy nebo jiné časové záznamy.
Nejdůležitější věc, kterou je třeba udělat při inspekci nebo auditu:
Buďte zdvořilí a užiteční. Váš postoj by měl být: "Chceme poslouchat laiky a dělat správnou věc. Pomozte nám vědět, co to je. Pokud jsou problémy, chceme je opravit."
- Ověřte totožnost inspektora a ujistěte se, že inspektor má v případě potřeby správné papíry, včetně oprávnění. Falešní inspektoři někdy projevují snahu zastrašit zaměstnavatele, aby se podrobili kontrolám, pak platili pokuty nebo pokuty nebo kupovali soupravy s dodržováním předpisů.
- Pak založte svůj plán.
- Zhotovte si fotografie nebo si ponechte protokol o kontrole nebo auditu. Postupujte podle pokynů inspektora nebo se můžete zeptat, jestli se můžete zúčastnit auditu.
- Nerobte nic . Pokud se vám položí otázka, odpovězte na ni. Nepřidávejte k odpovědi nic.
- Na konci auditu nebo kontroly požádejte o přezkum. Většina inspektorů nebo auditorů se nebude zavazovat k něčemu konkrétnímu, ale měla by vám poskytnout obecnou představu o tom, zda došlo k porušení a co očekávat dál.
Po auditu nebo kontrole
Pokud inspektor tvrdí, že došlo k porušení, můžete mít právo na odvolací proces. Způsob zpracování tohoto kroku závisí na konkrétní agentuře. V návaznosti na to by vám jakákoli agentura měla poskytnout písemný záznam o porušení, ať už jde o opravu a jak, a jaké pokuty jsou uloženy.
V tomto okamžiku pravděpodobně budete chtít kontaktovat vašeho právníka, abyste diskutovali o odpovědi.
Pokud z inspekce nedošlo k žádným porušením, diskutujte se svými zaměstnanci o tom, co se dělo dobře, co jste slyšeli nebo co jste viděli a co se můžete naučit lépe.
Pro téměř všechny obchody bude příště.