P2P spojuje zadávání veřejných zakázek až po zaplacení zboží
Proces nákupu a placení, známý také jako P2P proces, spojuje procesy nákupu a celého dodavatelského řetězce v rámci společnosti prostřednictvím procesu převzetí zboží a nakonec i platby vydané prodávajícímu.
V uplynulých letech se společnosti pečlivě podívaly na své nákupy, aby platili procesy, aby:
- Snížit celkové náklady na zásobovací řetězec a zásoby
- Uvolněte potřebnou hotovost
- Zlepšení provozního výkonu
- Zlepšete finanční rozhodnutí
Kromě snížení celkových nákladů na dodavatelský řetězec a inventarizaci může zlepšit proces nákupu a placení tím, že zvýší viditelnost, což umožňuje vedení společnosti lépe komunikovat s dodavatelem o tom, kde jsou položky v procesu doručení a platbě dodavateli.
Prvky procesu nákupu k placení
Existuje mnoho prvků procesu P2P, z nichž každý je důležitý v celém procesu. Proces začíná získáváním položek a končí platbou vybranému dodavateli.
Získávání
P2P proces začíná nákupním oddělením, které je od výzkumu a vývoje požádáno, nebo výrobním oddělením, aby našel prodejce speciální položky nebo služby. Oddělení výzkumu a vývoje mohlo vypracovat specifikaci, ve které musí dodavatel provést.
V některých případech může být položka standardní položka, která je potřebná pro výrobní proces, a může požadovat od nákupního oddělení pouze to nejlepší zboží za nejlepší cenu.
V závislosti na požadované položce nebo službě může oddělení nákupu vydat požadavek na nabídku (RFQ) nebo si vybrat vhodné dodavatele na základě předchozích vztahů.
Smlouvy
Když oddělení nákupu vybralo vhodného prodejce nebo dodavatele, bude uzavřena smlouva, kdy dodavatelé a oddělení nákupu vyjednají smlouvu na základě ceny, platebních podmínek a plánů dodání.
Nákup
Po podpisu smluv mezi společností a prodejcem mohou být nákupní objednávky zvednuty a zaslány dodavateli. Chcete-li zlepšit dobu doručení položek, společnost může odeslat nákupní objednávku elektronicky, nikoli odeslat nebo faxovat.
Odesláním elektronické objednávky lze informace zadat přímo do počítačového systému prodejce. Aby bylo zajištěno viditelnost, měl by dodavatel poskytnout společnosti informace o pokroku, jako jsou například aktualizované dny dodání a dokumenty, jako je například oznámení o pokročilé přepravě (ASN).
Příjem zboží
Po odeslání zásilek od prodejce je dalším krokem, aby tyto položky dorazily k zákazníkovi . Položky budou zkontrolovány, aby bylo zajištěno, že množství je stejné jako objednávka, stejně jako kontrola položek za poškození a kvalitu.
Pokud dojde k nějakému problému s přijatými položkami, zákazník bude informovat prodejce o tom, že mohou být vráceny některé položky nebo se dohodli slevy.
Fakturace
Prodejce může zákazníkovi fakturovat kdykoli po odeslání zásilek. S využitím řešení elektronické fakturace může být P2P proces optimalizován tak, aby informace byly zadány do systému plateb zákazníků.
Po přijetí položek, které odpovídají faktuře a nákupní objednávce, může začít zpracovávat faktury.
Zpracování faktur
V procesu P2P by zpracování faktur mělo být provedeno tak, aby byly získány veškeré slevy nabízené prodejcem. Ve vyjednané smlouvě může prodejce nabízet slevy za platbu, které provedl zákazník před splatností platby.
Například prodejce může nabídnout pět procentní slevu na platby provedené méně než deset dní po obdržení položek.
Analytics
V rámci procesu P2P by společnost měla mít plnou životaschopnost vůči výdajům na nákup. Neustálé sledování výdajů určí oblasti, které by mohly být důvodem k obavám, jako jsou prodejci zvyšující ceny nebo neúspěšné výdaje.
P2P proces, který zahrnuje osvědčené postupy, může společnosti ušetřit peníze.
To by mělo zahrnovat omezení toho, co lze koupit mimo standardní P2P proces.
Povolením neštandardních nákupů se zvyšuje výskyt zbytečných nákladů a kontrola těchto nákupů může způsobit ztrátu zdrojů, které by mohly být uloženy, pokud by byl použit správný proces P2P.
Další informace o Zelle pro P2P.
Tento článek byl aktualizován Garym W. Marionem, odborníkem na logistiku a dodavatelský řetězec pro rovnováhu.