Existuje řada různých programů k nákupu karet, někteří zahrnují pouze použití společností schválených dodavatelů, zatímco jiní umožňují, aby každý prodejce byl použit.
Nákupy uskutečněné zaměstnancem používajícím karty nákupu jsou obecně malé a nízké. Mnoho negativních reakcí na programy karet v oblasti zakázek je specificky zaměřeno na zneužití karty zaměstnanci. Výhody veřejných zakázek jsou však mnohem větší než rizika a náklady spojené s provozem programu.
Výhody karet nákupu
Vláda Spojených států zjistila, že nákupy nižší než 2500 dolarů tvoří pouze 2 procenta celkových vládních výdajů, ale představují 85 procent všech nákupů. Vzhledem k tomu, že administrativní náklady těchto malých nákupů často překračují skutečné výdaje v dolaru, využívání karet na zadávání zakázek se zvýšilo v mnoha vládních útvarech. Jedna vládní agentura, Ministerstvo obchodu, odhaduje, že používání karet pro nákupy je ušetřilo více než 22 milionů dolarů ročně na administrativní náklady a na snížení doby zpracování.
Použití karet umožnilo nákupním oddělením soustředit své úsilí na 15% celkových výdajů na veřejné zakázky, které představují 98% celkových výdajů.
Zavádění vnitřních kontrol
Zneužívání karet na zadávání zakázek je hlavní zprávou, ale často tyto zneužívání, zejména ve vládních úřadech, obvykle vykazují vysokou hodnotu dolaru, ale často jsou méně než polovina jednoho procenta z celkových výdajů.
Nicméně dochází k zneužívání, ale může být kontrolováno zavedením řádných vnitřních kontrol s cílem snížit množství odpadů a zneužívání.
Silný směr řízení je klíčový pro úspěšný program karetních karet. Vedení by mělo jasně definovat, jaké povolené způsoby použití karty jsou a definovat a uložit sankce za platobní delikvenci, podvody a zneužití. Samozřejmě musí být zavedeny postupy a zdroje pro back-office, aby bylo možné provádět kontroly. Pokud nejsou k dispozici dostatečné zdroje pro sledování a řešení zneužívání karet na základě nákupních karet, zneužívání bude pokračovat a bude se zvyšovat, protože jeho uživatelé vnímá nedostatek závazku v programu.
Kdo dostane kartu?
Dalším negativním přínosem v programech pro nákup karet je to, že společnosti si myslí, že potřebují dát karty všem svým zaměstnancům, kteří nakupují. Toto není ten případ; je vydána karta pro získání důvěry. Společnost musí být schopna důvěřovat uživateli karty, protože ve skutečnosti utrácí peníze společnosti . Mělo by existovat schvalovací proces, kdy musí být zaměstnanci vybráni, přezkoumáni a schvalováni. Pokud má zaměstnanec špatný úvěr, měl by mu být poskytnut podnikatelský průkaz?
Uložení limitů výdajů
Stejně jako každá kreditní karta by měl mít uživatel úvěrový limit.
Společnosti poskytující kreditní karty dávají držitelům karet limit založený na schopnosti platit. U držitelů karet na zadávání zakázek by společnosti měly dát držitelům karet limit výdajů, který odpovídá jejich pozici a pravděpodobným výdajům. Například osoba, která je zaměstnána jako analytik IT, může požadovat pouze nákup tiskařské inkousty a malých počítačových periferií, které mohou činit pouze několik set dolarů ročně. Limit výdajů pro tohoto zaměstnance by měl odrážet tuto skutečnost a nebyl by poskytnut celkový limit výdajů ve výši 2500 USD, který by mohl být poskytnut všem zaměstnancům IT. Omezení výdajů by mělo být pravidelně přezkoumáváno tak, aby zaměstnancům byla poskytnuta odpovídající úroveň na základě jejich skutečných výdajů.