Systém CCRRA - Zachycení, kontrola, kontrola, záznam, jednání
Zde je pět jednoduchých kroků při vytváření jednoduchého systému vedení finančních záznamů : Zachycení, kontrola, záznam, přezkum, jednání.
Nejprve ZACHOVÁNÍ informací.
Pokud tam není, neexistuje. Když začínáte podnikat, máte zvyk zachytit všechno, takže se stává automatickým. "Capture" je nejtěžší a nejdůležitější součástí procesu; je to otázka formování zvyku shromažďovat informace. Sledujte každou částku, kterou utratíte za vaši firmu, a každou částku, kterou jste přijali jako prodej. Nebojte se v tomto okamžiku o tom, že s informacemi děláte něco. Jen se ujistěte, že vše, co zachytit, zahrnuje a) popis položky, b) částku a c) datum.
Za druhé, ověřte, zda jsou informace úplné a správné.
Každé dva týdny, strávit hodinu procházet všemi a kontrolovat. Zkontrolujte, zda jsou všechny informace, které máte k dispozici, připraveny k nahrávání.
Ujistěte se, že jste zahrnovali datum a částku a dostatek podrobností o tom, jaké náklady byly, abyste je mohli přesně zaznamenat. Například poznámka "papír, 3,55 dolarů, 7/12" nemusí být dostatečná informace. Proč byl papír? Bylo to noviny, které jste koupili pro kancelář? Nebo jste si koupili papír pro počítač?
Nastavte určitý čas pro schůzku se sami na konci alternativních týdnů (každý druhý pátek, například), abyste vše zkontrolovali. Nečekejte příliš dlouho; čím déle počkáte na to, tím obtížnější bude zapamatování a shromažďování informací.
Za třetí, RECORD informace k uložení.
Nahrávání znamená uvedení finančních informací do použitelné formy. Poté, co je vše zaškrtnuto, přejděte je ke svému účetnímu, abyste ho mohli zaznamenat nebo si ho sami nahrát. Udělejte to měsíčně. Zadejte informace do tabulkového procesoru nebo účetního softwaru. Můžete také zjistit, že online software pracuje pro vás, takže vy a váš účetní můžete oba informace vidět a diskutovat o nich. Jen se ujistěte, že každý měsíc zaznamenáváte vše, abyste si je mohli prohlédnout.
Za čtvrté konsolidujte a aktualizujte informace.
Poté, co byly vaše finanční informace zaznamenány každý měsíc, vytiskněte čtyři zprávy:
- rozvaha
- výkaz zisku a ztráty (p & l)
- - zpráva o stárnutí pohledávek a
- účty splatné zprávy.
Pro každý přehled uveďte srovnání se stejnými informacemi z minulého měsíce. Zvláštní pozornost věnujte specifickým informacím v těchto zprávách.
Nakonec ACT, na základě toho, co víte.
Ve většině případů může "ACT" znamenat nic nedělat, pokud vše vypadá dobře.
V jiných případech by to mohlo znamenat změnu. Vytvořte "spouštěcí body", kde vás informace přimějí jednat. Zde jsou některé navrhované spouštěcí body:
- Rozvaha . Pokud vidíte, že pasiva se zvyšují každý měsíc po dobu tří měsíců (což pravděpodobně znamená, že se také zvyšují aktiva a / nebo výdaje), snižte výdaje.
- Výkaz zisku a ztráty . Pokud vidíte, že určitý náklad se zvyšuje jako procento z prodeje, zeptejte se sami sebe, proč se zvyšuje. Je-li zvýšení nutné, možná budete chtít snížit výdaje na další výdaje, abyste udrželi úroveň zisku.
- Stárnutí pohledávek . Buďte asertivní při chodu po pomalých plátcích. Čím déle necháte splácet dluh, tím méně je pravděpodobné, že dostanete peníze. Nastavte systém sbírek, jak jsem popsal výše, abyste se ujistili, že jste zaplatili okamžitě a že pomalí plátci nemají pocit, že nechcete, aby vaše peníze.
- Splatné účty . Zaplať co nejrychleji. Pokuste se zaplatit dříve, než získáte slevy. Pokud nemůžete zaplatit všechny své účty, zaplaťte ty, které vám způsobí, že budete mít sankce, nebo které ovlivní vaše hodnocení. Dokonce i když je za placení účtů odpovědný někdo jiný, vy jste ten, kdo je konečně zodpovědný za to, že se ujistíte, že vaše obchodní dluhy jsou zaplaceny.
Dokonce i když nejste obeznámeni s finančními systémy, měli byste být schopni nastavit tento systém a udržet ho v chodu. Nejtěžší je shromažďování informací. Jakmile vytvoříte "sbírkový zvyk", zjistíte, že zbytek bude s ním.
Zapamatujte si, CCRRA - Zachyťte finanční informace pro vaši firmu, zkontrolujte ji každý druhý týden, Zaznamenávejte a prohlédněte si informace měsíčně, poté postupujte podle potřeby, aby se vaše finanční situace pohybovala hladce. Pokud budete postupovat podle tohoto jednoduchého pětistupňového systému, budete minimalizovat "odpadky" a problémy, které s nimi přicházejí, a maximalizujete tak finanční situaci.
Dobře organizovaný finanční systém udrží váš podnik finančně životaschopný po mnoho let.