Účetní chyby se čas od času objevují, ale díky správnému plánování a přípravě je možné se vyhnout mnoha běžným chybám v účetnictví. Všichni víme, že většinou trvá vícekrát, než opravíme chybu, než to poprvé. Zajímavé je, že je také mnohem levnější identifikovat a opravovat chyby na počátku projektu , než vyčkat na opravení problému později.
Pokud s podnikáním zacházíte jako s dlouhodobým projektem, pak budete chtít být proaktivní tím, že si uvědomíte běžné chyby, které ostatní dělají a opravují je brzy, což nejen ušetří vaši společnost čas, peníze a bolesti hlavy, ale také dává vám konkurenční výhodu na trhu s efektivnějšími operacemi a lepší spokojeností zákazníků. Následující jsou běžné chyby v účetnictví, které každá CPA zaznamenala u vlastníků malých firem.
01 - Nesplnění účetních postupů
Užitečným krokem je vypracování standardizovaných formulářů a kontrolních seznamů, které mají být dokončeny, aby byla zajištěna konzistence a přesnost. Například budete chtít dokumentovat proces nastavení nových dodavatelů.
Budete potřebovat jméno, adresu, telefonní číslo a identifikační číslo zaměstnavatele (EIN), například mezi pojišťovacími certifikáty, doporučeními nebo podepsanými smlouvami. Poté budete muset tyto informace zadat do svého účetního softwaru, abyste mohli zpracovávat platby.
Budete chtít věnovat čas potřebný k tomu, aby zvážil informace, které potřebujete shromáždit od svých prodejců, vypracovat standardizovaný formulář nebo kontrolní seznam, abyste se ujistili, že tyto informace získáte, a pak máte písemné zásady, které mohou zaměstnanci sledovat.
02 - Práce bez rozpočtu
Vytvořte rozpočet, abyste měli základnu pro posouzení provozních výsledků vaší firmy. Rozpočty nejsou jen užitečné při potlačení přečerpání, ale mohou být použity k vytvoření realistických, písemných finančních cílů. Rozpočty by měly být vždy zakotveny ve skutečnosti, ale určitě můžete použít svůj rozpočet na stanovení rozumných finančních cílů, ať už jde o zvýšení výnosů nebo o snížení provozních nákladů.
03 - Chyby při zadávání dat
Chyby při zadávání dat se vyskytují čas od času. Zatímco nemůžete zabránit všem chybám při zadávání dat, můžete mít zásady provést různá odsouhlasení včas, abyste zajistili, že záznamy dat budou rychle rozpoznány a mohou být opraveny.
Například budete chtít provádět měsíční zúčtování bank, jakož i pohledávky a splatné závazky. Můžete také provádět odhady od skutečného rozpočtu až po zjištění možných chyb při klasifikaci výnosů nebo výdajů nebo pravidelné spouštění zpráv o platbách zákazníků nebo prodejců, aby se zajistilo, že všechny příjmy a výplaty se zdají být přiměřené.
Neobvyklé transakce by měly být přezkoumány, aby se zajistilo, že chyby při zadávání údajů nebyly provedeny a že transakce jsou přesné.
04 - Nepodařilo se zálohovat účetní software
Musíte pravidelně zálohovat účetní software vašeho podniku a další data. Mnoho malých firemních účetních softwarových programů má funkci, která vám umožňuje nastavit automatické zálohování vašeho účetního programu.
Použij to. Také byste měli mít čas, abyste zkontrolovali své záložní soubory, a to dokonce i za použití zálohovacího souboru, abyste zjistili, zda s nimi můžete běžně pracovat.
Někdy soubory poškozené; někdy nepodporujete všechna potřebná data. Rychlá kontrola může identifikovat problémy s procesem zálohování, abyste mohli zajistit, že budete mít vše, co potřebujete, abyste mohli v případě potřeby podniknout.
05 - Dělat příliš mnoho sebe
Outsourcing administrativních úkolů, které nepřinášejí vaší firmě hodnotu, může být výhodou.
Například daňový účetní je pravděpodobně lépe obeznámený s daňovým právem, než jste vy, takže outsourcing daňového plánování a přípravy vašemu účetnímu vám umožní snížit vaši daňovou povinnost, zvýšit daňovou shodu a nechat vám více času věnovat se generování příjmů činnosti.
Mnoho majitelů malých podniků nechce delegovat odpovědnost na jiné schopné profesionály, ale outsourcing účetnictví, právní, IT a další administrativní funkce mohou snížit chyby a zvýšit ziskovost, pokud použijete nově zjištěný čas moudře.
06 - Neschopnost správně kategorizovat příjmy a výdaje
Způsob účtování v botách není pravděpodobně vhodnou volbou pro malé podniky s více než jen několika transakcemi za rok. Všechny peníze, které přicházejí a vystupují z vašeho podnikání, musí být zařazeny do příslušné kategorie.
Majitelé podniků, kteří zůstávají na vrcholu svých účetních záznamů, se nesetkávají s chybami. Budou vědět, kdo byl účtován, kolik a zda zákazník zaplatil nebo ne.
Zjistíte také, že vaše daňová příprava na konci roku bude mnohem plynulejší než pokus o opětovné sestavení záznamů, které potřebujete k přípravě daňového přiznání vašeho podniku ještě před tím, než se vrátíte.