Ušetřete čas, peníze a bolesti hlavy vyvarováním se těchto běžných chyb
Zatímco může být užitečné zpracovat transakce rychle pomocí vysoce účinného účetního softwarového programu, platit opravit chyby je něco, čeho byste se chtěli vyhnout. Často je to, že co vědět, jaké chyby je třeba hledat, je rozdíl mezi platbou opravit chybu a dostat ji správně poprvé. Můžete dokonce ušetřit čas a peníze pro vaši malou firmu tím, že se vyhnete běžným chybám, které majitelé malých firem dělají při vedení svých účetních záznamů . Zde jsou pět běžných chyb v účetnictví, které podnikatelé dělají, a několik návrhů, jak je opravit:
01 - Náhodné zaznamenávání transakcí v předchozím období
Přezkoumejte bilanční sumu předcházejícího období pro změny
Pokud jste zaznamenali transakce v předchozím období, změní se zůstatek. Proto můžete zkontrolovat zůstatek předchozího období, abyste se ujistili, že se nezměnila od vašeho posledního uzavření knih. Pokud se změní, budete muset vyšetřit.
02 - Nesprávná bilance v zůstatku aktiv nebo pasiv
Účety aktiv by měly mít debetní zůstatky, zatímco účty závazků by měly mít úvěrové zůstatky. Nejčastější příčiny nesprávného zůstatku v těchto účtech rozvahy je odesílání položek na nesprávný účet, chybné klasifikaci účtů a duplikování úprav.
Zkontrolujte rozvahu chyb
Kontrolujete stav rozvahy, abyste zajistili správné zůstatky aktiv a pasiv. Pokud je účet s nesprávným zůstatkem, můžete vytisknout podrobnosti o tomto účtu a vyhledat položky, které způsobily chybu. Tato kontrola by měla být provedena nejméně jednou měsíčně.
03 - Nesprávná bilance výnosů nebo nákladů
Příjmové účty by měly mít úvěrové zůstatky, zatímco nákladové účty by měly mít debetní zůstatky. Některé příčiny této chyby jsou účtování položek na nesprávný účet, chybné klasifikaci účtů a duplicitní úpravy položek, což je stejný důvod pro nesprávné zůstatky na účtech bilance.
Zkontrolujte výpis výkazu zisku a ztráty
Zkontrolujte výkaz zisku a ztráty, abyste se ujistili, že výnosy a náklady mají správné zůstatky. Pokud je účet s nesprávným zůstatkem, můžete vytisknout podrobnosti o tomto účtu a vyhledat položky, které způsobily chybu. Tato kontrola by měla být provedena nejméně jednou měsíčně.
04 - Nesprávné zařazení výdajů
Účetní systémy pro malé firmy ušetří čas, protože záznamy mohou být zasílány rychle a snadno. Při zadávání informací je také snadné vybrat nesprávný účet výdajů nebo popis výdajů. Nesprávné klasifikace nákladů znamená nejen to, že účetní systém nemusí správně odrážet to, co se děje ve vašem podnikání, ale může způsobit skutečné bolesti hlavy, pokud finanční a daňové hlášení nejsou přesné.
Podívejte se na výdaje výdajů pravidelně
Přiřaďte někoho, kdo pravidelně kontroluje své výdaje, aby se ujistil, že jsou data přiměřená. Například, pokud je účtován výdaj na stravování na účtu leasingových nákladů , obvykle se to bude lišit v důsledku popisu položek. Dalším náznakem, že výdaje mohou být nesprávně klasifikovány, jsou nevysvětlené rozdíly mezi rozpočtem a skutečností.
05 - Není potřeba pomoc, když je potřeba
Slyšeli jste výraz "penny moudrý a dolar chudý" ve vztahu k lidem, kteří stráví několik hodin svého času, aby ušetřili pár dolarů. Musíte si uvědomit, že vaším úkolem je provozovat vaši firmu - staví zhotovitel, malířské barvy a realitní se prodává. Někdy to prostě nestojí za to, že budete trávit hodiny v hodinách přecházením podrobností o vašich účetních dokumentech nebo zkoumáním, jak opravit chybu, kterou jste udělali.
Lean na profesionální účetní Professional
Pokud můžete vydělat více, než jste vynaložili na jiné problémy než vaše účetní problémy, měli byste zvážit outsourcing problému profesionálnímu účetnímu nebo účetnímu.
06 - Úspora příjmů
Pečlivě zaznamenáváte veškeré výdaje ve svých účetních dokladech. Vaše prohlášení o výdajích je umělecké dílo bez jakýchkoliv chyb nebo opomenutí. Poté vás požádá IRS; bez potvrzení, vaše výkazy výdajů jsou zbytečné.
Uchovávejte si příjmy
Uložte si příjmy nebo proveďte naskenované kopie všech.
07 - Chyba při naplánování záloh
Mnoho malých podniků se spoléhá na software, aby pro ně vykonávalo účetní práci, ale nezahrnuje chyby nebo chyby systému. Jeden problém může odstranit vaše soubory.
Naplánovat běžné zálohy
Naplánujte týdenní automatické zálohování pomocí úložiště cloud nebo konkrétního serveru, který je pro tento úkol vyčleněn.
08 - Nepracujte s personálem
Bez ohledu na to, jak výkonný je váš software, potřebuje váš personál trénink, aby byl efektivní. Nesprávně vyškolený zaměstnanec může neúmyslně zničit vaše záznamy, vyhazovat všechny výdaje a výkazy zisku.
Provádějte pravidelné školení
Během procesu na palubě provádějte komplexní tréninky a čtvrtletní osvěžovače, abyste zajistili, že všichni zaměstnanci mohou správně zadávat a provozovat informace.