Dokumenty, které mají být dlouhodobé a krátkodobé
4 Důvody k vedení záznamů
- Udělá vám to mnohem snadněji.
- Všechno, co jste zaznamenali, vám pomohou zabránit tomu, aby vám chyběly nějaké odpočty, což vám ušetří peníze.
- To vám pomůže ujistit se, že podáváte přesné nároky. Místo hádání: "Myslím, že jsem zaplatil ten dodavatel $ 1 000," rychle vytažením tabulky, budete vědět, že jste mu zaplatil $ 1750 17. července.
- V případě, že jste auditováni nebo IRS má nějaké otázky ohledně položek na vašem daňovém přiznání, budete mít důkaz, že vaše tvrzení bude zálohovat. Pokud tuto dokumentaci nemáte, zjistíte, že strávíte čas a peníze a snažíte se najít důkaz. Je to horší, pokud nejste schopni přijít s potvrzením, vaše nároky nebudou dodržovány a možná budete muset zaplatit i další daně a penále.
Na jaké záznamy bych měl sledovat?
Krátká odpověď je, že byste měli sledovat všechno! IRS je známá pro audit malých podniků , zejména těch, které vykazují ztrátu v následujících letech. Mnoho agentů IRS navíc nerozumí daňovým nuancům, které se vztahují na investory do nemovitostí, což je pravděpodobně zpochybňuje vaše podání.
Budete muset mít důkaz, pokud IRS zpochybňuje některou z vašich položek nebo dokonce i v každodenním chodu podnikání, pokud se někdo pokusí zpochybnit platbu.
Dva druhy záznamů, které budete potřebovat, jsou trvalé záznamy a krátkodobé záznamy.
1. Trvalé záznamy
Jedná se o dokumenty, které budete chtít uchovávat neomezeně.
Jaké jsou některé příklady trvalých záznamů?
Jedná se o dokumenty, které pro vás budou významné a cenné i za daný daňový rok, jako jsou:
- Všechny nájemní smlouvy.
- Jakékoli právní dokumenty - Pokuty, inspekční zprávy, soudní vystoupení.
- Jakýkoli druh povolení, které jste vybrali na nemovitosti.
- Cokoli, co byste znehodnotili - například nemovitost nebo vylepšení.
- Pokud máte vaši společnost zapsanou jako LLC , LP , S Corporation nebo jinou, budete chtít uchovávat všechny záznamy, které se jí týkají.
- Pojistné smlouvy.
- Úvěrové doklady - Například hypotéky.
- Daň z minulých let.
- Název majetku / listiny.
2. Krátkodobé záznamy
Z krátkodobého hlediska nemám na mysli pár měsíců. Budete chtít uchovávat všechny dokumenty, které považujete za důležité, abyste mohli nárok na vaše daně po dobu nejméně pěti let. Jak dlouho poté závisí na vaší úrovni pohodlí. To vám pomůže, pokud budete někdy auditován nebo žalován.
Jaké jsou některé příklady krátkodobých záznamů?
Cokoliv, co se za daný daňový rok považuje za příjem nebo výdaje, například:
- Reklamní náklady na vaši firmu nebo majetek.
- Výdaje na zábavu - například večeře nebo obědy pro stávající nebo potenciální zákazníky.
- Úroky placené z hypotéky a kreditních karet pro obchodní účely.
- Právní / odborné poplatky - pro účetní, právníky, pojišťovací agenty, realitní kanceláře.
- Kancelářské náklady - Internet, druhá telefonní linka pro podnikání, kancelářské potřeby, odpočet domácích kanceláří, pokud vlastníte kancelář používanou výhradně pro podnikání.
- Půjčeno.
- Opravy byly provedeny.
- Zajištění vkladů přijatých. - Když leasing nájemce končí, pokud držíte část jistoty, musíte ji zaznamenat jako příjem. Pokud si ponecháte část z toho, abyste zaplatili za opravy, peníze, které vynaložíte na opravu, jsou považovány za náklady, které můžete odečíst z vašich daní.
- Cestovní výdaje za podnikání - Například míle určené k pronájmu.
- Zaplacené služby.
- Mzdy vyplácené zaměstnancům nebo nezávislým dodavatelům.
Jak mám sledovat záznamy?
Měli byste uchovávat digitální kopii (počítač) a tištěnou kopii všech vašich záznamů.
1. Digitální kopie
Budete chtít použít tabulku nebo program, jako je Quicken Rental Property Manager, abyste sledovali vaše příjmy a výdaje.
Měli byste to provést, jakmile dojde k příjmu, nebo dojde k výdajům. Budete chtít zahrnovat co nejvíce podrobných informací:
- Datum,
- Čas,
- Kdo byl zaplacen nebo kdo vám zaplatil,
- Charakter příjmu nebo výdajů
- Množství.
- Můžete dokonce zahrnout, jak byly zaplaceny nebo vynaloženy (hotovost, číslo šeku, kreditní karta, peněžní příkaz atd.).
Úroveň podrobností bude záviset na softwaru, který používáte nebo vytváříte. Některé programy budou přímo propojeny s vašimi bankovními účty a vaše příjmy a výdaje budou za vás zaznamenávány.
Dokonce i když zvolíte levnější program nebo uchováváte své záznamy na osobních tabulkách, měli byste si pro každou nemovitost sestavit samostatné záznamy, pro každý druh výdajů a pro jednotlivé druhy příjmů. Úkolem je zaznamenat v okamžiku transakce tolik informací, kolik můžete, abyste mohli v budoucnu snadno vytvářet finanční výkazy.
Měli byste je vždy zálohovat na CD, na externím pevném disku, v oblaku a dokonce i na papírové kopii. Měli by být vytištěny na konci každého měsíce a / nebo do konce roku.
2. Pevná kopie
Budete se chtít ujistit, že máte papírovou kopii nejdůležitějších dokumentů. Pokud je to možné, budete je chtít uložit do nějakého systému pro zpomalení požáru nebo do trezoru. Pokud se vám nepodaří najít jeden dostatečně velký pro všechny vaše soubory, budete chtít zachovat ty nejdůležitější, například názvy na vlastnost v tomto poli. Kategorizujte vše podle roku a pak abecedně uspořádat soubory tak, aby byly snadno k nalezení.