Získat organizaci zahrnuje mnohem víc, než jen neomezující hromady papírů a poprášení z nepořádek máte na stole. Organizace zahrnuje vytváření systémů a postupů pro všechny různé části vašeho podnikání. to má potenciál pomoci vám být produktívnější a výhodnější. Níže uvedené náměty obsahují některé z nejlepších způsobů, jak se ve vaší malé firmě lépe organizovat. Vyzkoušejte jen jedno pro pomalé a trvalé zdokonalování nebo plánujte začlenit nový organizační proces každý měsíc do vašeho podnikání v tomto roce.
01 - Převzetí kontroly dokumentů a dokumentů
Nyní, když máte lepší představu o typu dokumentů, s nimiž pracujete, je čas vytvořit nebo vylepšit systém archivace kanceláří. Susan Ward dala dohromady užitečný průvodce vytvořením systému pro správu dokumentů, který vám pomůže vytvořit nebo vyladit váš papírový proces a organizovat ho.
Pokud se rozhodnete, že je čas začít se pohybovat směrem k bezpapírové kanceláři ( nejprve si přečtěte tyto výhody a nevýhody ), můžete začít skenováním a digitalizací svých příjmů pomocí online fakturačních a platebních služeb, jako jsou FreshBooks, přesunutím do programu digitálního podpisu, jako je DocuSign , a pomocí Cloud pro zálohování a archivaci dat. Pokud shromažďujete vizitky na událostech v průběhu roku, může být také dobrý nápad investovat do skeneru vizitky, abyste mohli okamžitě digitalizovat kontaktní údaje a vyndat papírové karty.
02 - Používejte správné nástroje pro produktivitu
- Správa kontaktů. Od sledování vašich zákazníků k zapamatování si lidí, se kterými se setkáte při vytváření sítí, potřebuje každý majitel malé firmy systém pro správu kontaktních informací. Můžete se rozhodnout pro komplexní systém řízení vztahů se zákazníky (CRM), jako je Salesforce, nebo pro správu menších měřítek můžete nastavit stávající aplikaci Kontakty, která bude fungovat pro vaši firmu.
- Setkání a komunikace. Ať už se jedná o schůzky tváří v tvář, na telefonu nebo prostřednictvím služeb videohovoru, existuje způsob, jak tento proces lépe organizovat. Službu, jako je Do, můžete využít k uspořádání schůzek - před, během a po.
- Účetnictví a účetnictví. Uspořádejte a zefektivujte způsob, jakým fakturujete, přijímáte platby a spravujete cashflow pomocí nástrojů jako Quickbooks Online, Xero a Wave.
- Cestovní a výdajové sledování. Můžete použít aplikace jako Expedia a TripAdvisor, abyste usnadnili cestovní plány. Poté, jakmile jste na cestě, aplikace jako Expensify vám pomohou sledovat výdaje a zpravodajství, když se vrátíte domů mnohem více organizované.
- Správa sociálních médií. Všichni víme, kolik času může být na sociálních médiích promarněno, pokud se k němu systematicky a organizovaně nedaříte. To je důvod, proč nástroje jako Hootsuite a Buffer mohou být neocenitelné pro majitele malých podniků.
- Správa e-mailů. Používáte-li službu Gmail v malé firmě, máte přístup k poměrně málo rozšířením Google, které mohou rychle uspořádat vaši doručenou poštu. Pokud používáte jinou e-mailovou aplikaci, vyzkoušejte SaneBox pro automatické filtrování, připomenutí a další.
- Projektový management. Dobrá aplikace pro správu projektů vám pomůže sledovat úkoly, sdílet soubory a spolupracovat se spoluhráči na jednom místě a může to být jeden z nejlepších nástrojů, které můžete využít k organizaci vaší práce. Vyzkoušejte Basecamp nebo Asana pro řešení pro řízení projektů vše v jednom.
Produktivita je velmi osobní proces a aplikace, které potřebujete, budou specifické pro vás, jakou práci děláte a jakým způsobem pracujete. Udělejte si čas, abyste zjistili, jaké jsou vaše potřeby, než začleníte do svého procesu nový nástroj. Možná nebudete potřebovat tolik, kolik si myslíte. Chcete-li získat více inspirace pro produktivní nástroj, přečtěte si tento článek se 101 aplikacemi pro malé firmy a prozkoumejte tyto 27 časově úsporných aplikací .
03 - Získejte počítač
Zde je seznam věcí, které můžete udělat právě teď, abyste svůj počítač uspořádali a vrátili se do pracovního tvaru:
- Vyčistěte plochu. Existuje několik způsobů, jak můžete jít sem a to vše závisí na vašem pracovním stylu a způsobu používání počítače. Můžete se zbavit všech věcí z vaší pracovní plochy kromě koše (nezapomeňte, že ikony aplikace na pracovní ploše jsou pouze zkratky - všechny vaše skutečné aplikace obvykle žijí ve složce aplikace). Nebo můžete do nejčastěji používaných aplikací a souborů přidat několik zkratek. Mám tendenci k chybám, pokud jde o první možnost, co nejvíce zjednodušeně, ale často pomocí mého počítače pro snadný přístup k souborům, na kterých v současné době pracuji. Pak je přesunu do svého trvalého domova, jakmile skončím.
- Nastavte systém digitálního archivace. Když mluvíme o tom, že dáváte svým dokumentům trvalý domov, je to místo, kde vytvoříte systém podávání, který vám dává smysl, takže můžete najít dokumenty, které potřebujete, když je budete potřebovat. Tato příručka pro organizaci souborů a složek obsahuje řadu vynikajících tipů, které vám pomohou začít.
- Aktualizovat software. Pokud je váš počítač nastaven tak, aby automaticky nainstaloval aktualizace a aktualizace operačního systému, skvělé. Pokud je pro vás ruční proces, měli byste se podívat na aktualizace nejméně dvakrát, protože mnoho z nich obsahuje bezpečnostní záplaty. Poté jednou za rok přečtěte aktuální verze softwaru, který používáte, a rozhodněte se, zda je čas na upgrade.
- Prohledávání virů a problémů s výkonem. Bez ohledu na to, jaký typ počítače máte, mohou všichni dostat viry nebo malware (ano, dokonce i Macy!). Pokud máte počítač se systémem Windows, tyto tipy pro údržbu počítače od PCWorld vám pomohou udržet váš počítač zdravý a hladký.
- Ověřte integritu zálohování dat. Zálohujete data, ne? Pokud ne, přeskočte prozatím vše a proveďte to první. Můžete použít službu zálohování dat založenou na cloudu, jako je Carbonite, Backblaze nebo CrashPlan, nebo můžete použít externí pevný disk, který se připojuje k počítači (dělám obojí). Ať už máte některou z možností, nakonfigurujte službu nebo jednotku a provádějte nepřetržité automatické zálohování, takže nemusíte dělat nic ručně. Pak jednou nebo dvakrát za rok přejděte do zálohovací služby nebo disk a poklepejte, abyste se ujistili, že je vše k dispozici a přístupné, pokud potřebujete vytáhnout kopie do místního počítače.
- Zabezpečte svou schránku. Mnoho majitelů malých firem má vztah lásky-nenávist s jejich e-mailovou schránkou. Milují to proto, že jsou vysoce produktivní a efektivní komunikační nástroj; ale nenávidí to, protože se může rychle dostat mimo kontrolu, což způsobuje zbytečný stres . Jsou věci, které můžete udělat pro udržení vaší schránky v pořádku, například pomocí automatizace, zefektivnění toho, co denně přijímáte, a omezení, jak často kontrolujete e-mail během vašeho dne. Přečtěte si tento článek pro tipy pro správu e-mailů, které vám doručenou poštu vytvoří výkonný nástroj produktivnosti a nebudou to hlavní čas sát.
Tipy uvedené výše vám pomohou okamžitě uspořádat vaši malou firmu, ale pamatujte, jak rychle se věci mohou dostat mimo kontrolu. Spárujte tyto činnosti s řešením, abyste mohli několikrát za měsíc provádět rychlou a snadnou kontrolu svých dokumentů, nástrojů produktivity a stavu počítače, abyste mohli zůstat organizováni a zabránit tomu, aby se věci dostaly k ohromující úrovni dezorganizace.