Být předem varován je předzbrojen. Než odešlete zaměstnancům formuláře W-2 a podávejte tyto formuláře se správou sociálního zabezpečení (společně s formulářem W-3 ), přečtěte tyto běžné chyby, abyste předešli problémům.
Podání formuláře W-2 pozdě
Počínaje daňovým rokem 2016 byla lhůta pro podání formulářů W-2 (a 1099 formulářů) přesunuta do 31. ledna. Vaše formuláře 2017 W-2 pro zaměstnance musí být předloženy správnímu orgánu sociálního zabezpečení nejpozději do 31. ledna , 2018.
Tam jsou pokuty za pozdní podání. Přečtěte si více o nových termínech pro formuláře W-2 a 1099.
Použití formuláře W-2 Wrong Year
Použijte formulář W-2 pro rok, kdy byl příjem zdaněn, a ne rok, kdy podáváte formulář. Například pro mzdy zaměstnanců v roce 2015 použijte formulář 2016 W-2 ; tento formulář bude dán zaměstnancům a bude podán u správy sociálního zabezpečení v roce 2017.
Chybí termíny podání. Formuláře W-2 musíte zaměstnancům poskytnout nejpozději do konce ledna a tyto formuláře musíte předložit správci sociálního zabezpečení nejpozději do konce února. Konečné termíny se mění každý rok v závislosti na tom, kdy datum spadá do kalendáře. Je-li konečný termín na víkend nebo na dovolenou, datum se přesune do následujícího pracovního dne. Zde jsou přesné lhůty pro daně z příjmů na konci roku pro běžný rok.
Nepoužívat schválený formulář W-2
Nelze stáhnout formulář W-2, zkopírujte jej a použijte jej.
Červená na A je speciální inkoust. Potřebujete získat schválené formuláře, od kancelářské dodavatelské společnosti, od IRS nebo od softwarové společnosti. Přečtěte si více o tom, kde můžete získat schválené formuláře W-2.
Pokud nezastavíte odmítnutí sociálního zabezpečení
Zrážky ze sociálního zabezpečení musí být zastaveny na maximálních zdanitelných mzdách sociálního zabezpečení za každý rok.
(Tato maximální změna se ve většině let odráží v životních nákladech.) Přestože se nejedná konkrétně o chybu W-2, je to běžné a způsobí, že přehodnotíte platy sociálního zabezpečení pro zaměstnance. Poté musíte vrátit přebytek zaměstnance a opravit jak W-2, tak Formulář 941 , čtvrtletní výkaz o mzdách a daních pro všechny čtvrtletí, které odrážejí přebytek. Například pokud zaměstnanec v září dosáhl maxima pro zadržení sociálního zabezpečení, musíte ve třetím čtvrtletí změnit formulář 941.
Odeslání formuláře W-2 do IRS
Formuláře sociálního zabezpečení musí být poskytnuty zaměstnancům do konce ledna a do konce února podány u správy sociálního zabezpečení společně s formulářem W-3, který shromažďuje všechny informace ze všech W-2.
Nepodaří-li se získat výjimku pro IRS za ne-Fling
Zaměstnavatelé, kteří obdrží 250 nebo více formulářů W-2, se musí vzdát, pokud si nepřejí e-soubory. Přečtěte si více o tom, jak získat zproštění od podání formulářů W-2 elektronicky (PDF).
Vytvoření těchto běžných chyb formuláře na formuláři W-2
Nejběžnější chyby formuláře ve formulářích W-2 zahrnují:
- Není-li zahrnuto desetinné a centové částky
- Pokud nepoužíváte černý inkoust (příliš světlé záznamy)
- Záznamy jsou příliš velké nebo příliš malé. IRS navrhuje použít 12 pt. Typ písma typu Courier pro tisk W-2.
- Méně formátovací jméno zaměstnance. Křestní jméno zaměstnance a střední počáteční jde do první kolonky, příjmení zaměstnance jde do druhého pole a jakákoli přípona (jako "Jr.") jde do třetího pole.
Použití finančního softwaru vám může pomoci vyhnout se mnoha chybám na formulářích W-2, a to zejména v podobě chyb, a váš software vás může varovat, když dosáhnete maximální výše mzdy v sociálním zabezpečení. Podívejte se na tento článek o účetních softwarových programech společnosti Rosemary Peavler, příručce pro podnikové finance, se zaměřením na programy, které zahrnují mzdové funkce.
Jak opravit formulář W-2
Formulář W-2 musíte každému zaměstnanci předložit každý rok do konce letošního roku (pro předchozí kalendářní rok), ale tyto formuláře nemusíte předkládat správnímu orgánu sociálního zabezpečení (SSA) až do konce února. Toto zpoždění poskytuje čas na opravu chyb.
Pokud můžete opravit chybu před odesláním pomocí SSA, proveďte opravu a odešlete opravený formulář.
Pokud zjistíte chybu poté, co jste podali SSA, musíte předložit opravený W-2 spolu s opraveným formulářem pro předání W-3c).
Přečtěte si další podrobnosti o tom, jak provádět opravy formuláře W-2 poté, co jste je odeslali do správy sociálního zabezpečení.