Důvody a nevýhody používání e-mailu v podnikání
E-mail se stal tak populární, že v některých případech jej lidé používají častěji než telefon. Protože písemné slovo může být tak snadno pochopeno, pochopení správné e-mailové etikety je nezbytné v podnikovém prostředí.
Bohužel mnoho lidí nerozumí, jak používat e-mail ve svůj prospěch, a výhody, které může přinést podnikání, se často vynechávají. Následující pravidla etikety týkající se firemních e-mailů mohou vašim zaměstnancům pomoci sestavit e-maily, které jsou efektivní a efektivní.
01 - Odeslat pouze jasné a stručné e-maily
02 - Vždy používejte smysluplný předmětový řádek
Nikdy nenechávejte předmět prázdného e-mailu. Prázdný předmět může dostat váš e-mail označený jako spam a nikdy nedosáhne svého cíle. Emaily s prázdnými předmětovými řádky jsou často přehlíženy, zvláště pokud zamýšlený příjemce obvykle přijímá mnoho e-mailů v daný den. Vždy používejte řádek předmětů, který přiměřeně odráží obsah vašeho e-mailu. Pomůže vám svým příjemcům efektivněji třídit e-maily a podpoří rychlejší reakci na váš e-mail.
03 - Vyhněte se extravagantně formátovaným e-mailům
Posílejte e-maily v profesionálních formátech. Vyhněte se vícebarevným písmům a obrázkům pro pozadí. Tato upozornění mohou odrazit čtenáře nebo zpřísnit čtení zprávy. Jakékoli obrázky na pozadí, které přidáte, mohou naformátovat velikost vašeho e-mailu. To může přinutit příjemce s pomalým připojením, aby vyčkali dlouhou dobu na to, aby vaše zpráva mohla být stažena. Přidané obrázky na pozadí mohou nabývat velikost souboru vašeho e-mailu. To může přinutit příjemce, kteří mají pomalé připojení, aby počkali dlouhou dobu, než se vaše zpráva stahuje.
Pokud vaše společnost trvá na tom, že používáte konkrétní e-mailové papíry, abyste získali konzistentní vzhled a pocit, využijte to. Logo společnosti a řádek podpisu mohou projektovat profesionální obraz na vaše e-maily.
04 - Poslat včasné odpovědi
Nedělejte, aby lidé čekali na včasné odpovědi na svůj e-mail. Okamžitě odpovězte na jasnou a stručnou zprávu. Pokud budete potřebovat více času na výzkum odpovědi nebo shromažďování dalších informací, informujte svého odesílatele e-mailů, kdy mohou očekávat odpověď.
05 - Použití nástrojů odpovědí mimo kancelář
Pokud se chystáte být mimo kancelář a nemáte možnost číst e-mail, použijte nástroj mimo kancelář e-mailového systému, který automaticky reaguje na každého, kdo se vás pokusí kontaktovat. Ujistěte se, že vaše automatická odpověď umožňuje odesílatelům vědět, kdy mohou očekávat, že obdrží odpověď.
06 - Nekřičte vlk s vlajkami s vysokou prioritou
Většina e-mailových systémů vám umožňuje označit e-mail jako "vysokou prioritu" nebo "horečku". Neprovádějte toto výchozí příznak e-mailu. Použijte ho mírně, nebo vaši příjemci ignorují příznak priority. Když konečně posíláte skutečně důležitý e-mail, nebude mu věnována pozornost, kterou si zaslouží.
07 - Zvažte, zda je třeba "Odpovědět vše"
Instinktivně neotáčejte tlačítko "Odpovědět vše" pro každý e-mail s více odesilatelemi nebo příjemci. Zvažte téma a rozhodněte, kdo si přečte vaši odpověď. Neustálé reagování na všechny zbytečně rychle získáte pověst jako "obchodní spammer", a lidé mohou začít ignorovat vaše e-maily dohromady.
08 - Samostatné obchodní a osobní e-mailové účty
Pokud nejde o případ nouze, nikdy nepoužívejte obchodní e-mail pro osobní korespondenci. I když vlastníte vlastní firmu, je dobré mít dva samostatné e-mailové účty. Umožní vám upřednostnit vaše e-maily a udržet nesouvisející osobní zprávy mimo obchodní síť.
09 - Používejte názvy profesionálních e-mailových účtů
Použijte své vlastní jméno jako součást obchodní e-mailové adresy. Například james.bucki@example.com nebo jbucki@example.com. Nepoužívejte přezdívky, rukojeti, monikery nebo obskurní odkazy. Nepoužívejte například soccer.mom@example.com nebo baseball.nut@example.com.
10 - Nejlepší e-mail pro tuto odpověď?
Nepoužívejte e-mail jako jediný komunikační nástroj. Ne všechny zprávy jsou vhodné pro elektronickou poštu a budou chvíle, kdy krátký telefonní hovor nebo krátká kancelářská návštěva mohou být účinnějším způsobem, jak předat zprávu. Setkání nebo mluvení přes telefon může představovat lidský prvek v interakci a to může mít velký vliv, když se pokoušíte vysvětlit něco, nebo chcete někoho přesvědčit, aby podnikl nějakou akci.
11 - Buďte citliví a přístupní
Nikdy nepoužívejte e-mail k ukončení vztahu nebo smlouvy. V profesionální obchodní korespondenci vždy obsahuje řádek podpisu, který poskytuje alternativní způsoby, jak vás kontaktovat. Můžete například zahrnout vaše kancelářské, faxové a mobilní telefonní čísla a kancelářskou poštovní adresu.
12 - Vyhněte se zasílání masivních příloh e-mailem
Nikdy nevíte, jak nebo kde příjemce bude mít přístup k jejich e-mailu. Mobilní zařízení mohou začít stahovat soubor a požádat uživatele o potvrzení stahování. Mohlo by to trvat dlouho a spotřeba šířky pásma, kterou musí příjemce platit. Udržujte kombinovanou velikost příloh pod 50 MB.
Pokud musíte odeslat velký soubor, obraťte se nejprve na příjemce a zeptejte se, jak by chtěli soubor obdržet. K odeslání souboru také používáte službu přenosu souborů.
13 - Zamyslete se před odesláním tohoto e-mailu
Konečně, věnujte chvíli pozornost tomu, co jste napsali dříve, než stisknete tlačítko "odeslat". Je to něco, co by nemělo být odesláno v e-mailu? Je osobní povaha a není vhodné používat e-mailový systém společnosti? Napsali jste e-mail, když jste byli rozzlobeni a zahrnovali pasáže, které byste mohli později litovat? Pokud ano, stiskněte tlačítko "smazat".