Několik let IRS zpracovala výdaje za mobilní telefony pro podniky a zaměstnance jako součást kategorie majetku podniku nazývaného majetek na seznamu . Tato kategorie aktiv zahrnuje aktiva, která mohou být použita jak pro osobní, tak i obchodní účely, takže IRS požadovala podrobnější vedení záznamů ze strany podniků, aby oddělené využívání mobilních telefonů bylo možné považovat za odčitatelné obchodní výdaje z osobního použití.
Ustanovení zákona Small Business Jobs z roku 2010 odstranilo mobilní telefony z kategorie uvedených nemovitostí.
Mobilní telefony jsou výhodou
Přestože IRS odstranily mobilní telefony z uvedené kategorie vlastností, neodstranily náklady na mobilní telefony z kategorie okrajových výhod . Většina podniků v těchto dnech vyžaduje, aby zaměstnanci, kteří cestují nebo mají vedoucí pozici, měli mobilní telefony.
Ale kolik z užívání mobilního telefonu je osobní a je toto osobní použití zdanitelným přínosem pro zaměstnance? IRS říká, že mobilní telefon poskytovaný zaměstnavatelem je výhodou pro zaměstnance a hodnota telefonu, včetně nákladů na telefon a měsíčních poplatků, je zdanitelná pro zaměstnance, pokud nelze prokázat, že telefon je používá se především pro obchodní účely. (Internal Revenue Bulletin 2011-38)
Ale IRS také říká, že "když zaměstnavatel poskytuje zaměstnance s mobilním telefonem především z ... obchodních důvodů , podnikání a osobní užívání mobilního telefonu je obecně pro zaměstnance nedostupné.
IRS nebude vyžadovat vedení obchodních záznamů, aby získal toto bezcelní zacházení. "
Mobilní telefony jako pracovní podmínky jsou prospěšné
IRS volá mobilní telefony jako "pracovní podmínky", tj. "Jakýkoli majetek nebo služby poskytované zaměstnanci zaměstnavatele do té míry, že pokud by zaměstnanec zaplatil za takový majetek nebo služby, taková platba by byla přípustná jako odečtení "jako běžné a nezbytné obchodní náklady.
Jako výhodná pracovní výhoda osobní využití zaměstnanců neovlivňuje schopnost podniku odpočítávat náklady spojené s mobilním telefonem v souvislosti s podnikáním, ani se nepodléhá zdanění zaměstnance jako výhoda.
Za prvé, musí být stanoven primární obchodní účel, aby náklady na podnikání byly odčitatelné pro podnikání a aby se zabránilo tomu, že zaměstnanec zaměstnancem bude zdaněno osobní využití telefonu poskytovaného zaměstnavatelem. Nepodnikatelské osobní využití mobilního telefonu není odpočitatelné jako podnikové náklady společnosti.
Pokud požadujete, aby zaměstnanci používali mobilní telefony pro obchodní účely, osobní použití zaměstnance je pro daňové účely zacházeno jako s de minimis margin benefit definovaným IRS. Toto ustanovení IRS se vztahuje na použití mobilního telefonu poskytovaného zaměstnavatelem po 31. prosinci 2009.
Obchodní účely pro mobilní telefony
"Obvyklý a nezbytný" je určen IRS a platí pro mobilní telefony specifickými způsoby. Příkladem, který IRS používá k popisu "podnikatelských účelů", je požadavek zaměstnavatele na kontaktování zaměstnance v době mimo provozní dobu. IRS říká, že poskytování mobilního telefonu za účelem "morálky nebo dobré vůle", přilákání nového zaměstnance nebo poskytování dodatečné kompenzace zaměstnance se nepovažuje za "obchodní účely" a nevylučuje to, že by mobilní telefon byl zbytečným přínosem.
Uchovávejte dobré záznamy o používání mobilního telefonu
Uvádění mobilních telefonů z uvedené kategorie vlastností neznamená, že můžete ignorovat problém udržování dobrých záznamů o osobním používání mobilních telefonů. Musíte být schopni prokázat, že telefon byl používán především pro obchodní účely.
Co dělat dál
Chcete-li se vyhnout problémům s daňovým auditem a dodržovat zákony týkající se používání mobilních telefonů v oblasti obchodu, diskutujte o problému se svým daňovým poradcem. Některá opatření možná budete chtít zvážit:
- Omezte mobilní telefony pouze na ty zaměstnance, kteří je musí řádně plnit své povinnosti, jako jsou mimo obchodní zástupci, manažeři, kteří často cestují, a vedoucí pracovníci.
- Udržujte protokoly zaměstnanců mobilního telefonu, abyste ověřili používání firmy. Pokud je to obtížné, najděte způsob, jak získat přístup k online protokolům mobilního telefonu prostřednictvím svého operátora, abyste je mohli v případě potřeby načíst.
- Požadovat, aby zaměstnanci s mobilními telefony poskytovanými společností měli jiný mobilní telefon pro osobní potřebu.
Přečtěte si více o IRS na daňové zacházení s mobilními telefony poskytovanými zaměstnavateli.