Udělejte to krátký, ale pozvání
Mim Carlson a Tori O'Neal-McElrath, autoři vítězných grantů krok za krokem , poukazují na to, že průvodní dopis by měl:
- představte svou organizaci správné osobě;
- ujistěte si, že tento projekt má podporu vašeho představenstva ;
- a uveďte, o co žádáte ... kolik a za co.
Kdy obsahujete doprovodný dopis?
Použijte průvodní dopis pro návrhy firem a nadací, nikoliv však pro federální nebo státní žádosti o grant. Ti, kdo financují, chtějí pouze to, co požadují. Zřídka žádají o průvodní dopis.
Atributy dobrého krycího dopisu
Vaše motivační dopis by měl být:
- stručný
- rychle se dostat do bodu
- by neměla opakovat pouze informace, které jsou v návrhu
- by měl čtenáři informovat, jak dobře rozumíte fundrovi a jak váš grant splňuje požadavky fundradu
Beverly A. Browningová, autorka Grant Writing for Dummies , navrhuje, abyste napsali průvodní dopis po dokončení celého návrhu a když jste v reflexní náladě. Browning říká:
"Vzhledem k tomu, že považujete váš velký úspěch (hotovou žádost o financování), nechte kreativu, pravou stranu vašeho mozku, nakopat a spojte své pocity úspěchu s osobou, která pomůže uskutečnit vaše plány."
Formátování krycího dopisu
Postupujte podle těchto základů a nemůžete se pokazit:
- Používejte hlavičkový papír vaší organizace. Dejte stejný datum na průvodní dopis, který je na dokončenou žádost o grant. To je datum, kdy odešlete grantový návrh zadavateli. S použitím stejného data jsou všechny dokumenty v balíku návrhů konzistentní.
- Pro vnitřní adresu (jde v horní části písmena) použijte název a název nadace nebo korporátní kontaktní osoby, za kterým následuje název zdroje financování, adresa, město, stát a poštovní směrovací číslo. Ověřte tyto údaje dvakrát telefonním hovorem nebo e-mailem. Takové informace se často mění, takže se ujistěte, že máte aktuální jméno a adresu. Také, když odešlete elektronickou žádost o grant , pravděpodobně neznáte konkrétní název.
- Ve svém pozdravu použijte "Vážení" plus osobní titul (pan, paní, paní, doktori, paní atd.), Za kterým následuje příjmení. Je důležité, abyste adresát adresovali konkrétní osobě. Zavolejte nadaci nebo firemní kancelář, abyste se ujistili, že máte správnou osobu a správný osobní název. Tyto podrobnosti se mohou zdát nevýznamné, ale záleží na tom.
- Váš první odstavec by měl být krátký a zaměřený. Představte svou organizaci (její zákonné jméno) a řekněte uživateli, kolik peněz požadujete a proč. Zahrnout větu nebo dvě o tom, co vaše organizace dělá, a pak zahrnout jeden výzkumný bod, který ukazuje, že je potřeba, co vaše organizace dělá.
- Napište jeden nebo dva krátké odstavce. Uveďte účel projektu a způsob, jakým splňuje úkoly nebo priority financování. Zahrnujte skutečnost, že vaše představenstvo plně podporuje projekt.
- Ukončete svůj dopis se souhrnným odstavcem. Přidejte, co toto partnerství pro financování může znamenat pro cílové publikum vašeho projektu. Možná budete chtít zahrnout také pozvánku na návštěvu na webu.
- Použijte uzávěr, například "upřímně".
- Dopis by měl podepsat výkonný ředitel nebo předseda představenstva nebo oba. Pod podpisem zadejte jméno, podřízené jméno, příjmení a název úlohy. Ačkoli předseda správní rady nebo předseda představenstva by měl podepsat dopis, uveďte kontaktní informace pro nejlepšího, kdo odpoví na otázky na konci posledního odstavce.
- V dolní části dopisu vložte slovo "ENCLOSURE" (na všech čárkách).
Jak dlouho by měl být Cover Cover?
Většina odborníků naznačuje, že omezujete svůj motivační dopis na jednu stránku se třemi nebo čtyřmi odstavci. Vzhledem k tomu, že čtenář má úplný návrh, aby se proplul, nechcete, aby ho nebo ona netrpělivě četla dlouhý průvodní dopis.
Tón a specifika vašeho průvodního dopisu se mohou lišit v závislosti na tom, zda jste byli pozváni k předložení úplného návrhu po odeslání dotazníku (LOI) , nebo pokud tento projekt je prvním přístupem vaší organizace k tomuto konkrétnímu nadaci.
Vzorový průvodní dopis
Mary Smithová, PhD
Programový důstojník
Komunitní nadace
4321 Common Lane
Některé město, YZ 55555
Vážený pane Smithovi:
Středisko Některé městské seniory s úctou žádá o grant ve výši 50 000 USD pro náš pilotní projekt Senior Latino Community Outreach Pilot Project.
Jako největší středisko seniorů v oblasti Any County, které denně slouží více než 450 seniorům, jsme si vědomi měnící se demografie v oblasti služeb. A my jsme odhodláni rozšiřovat a přizpůsobovat naše centrum potřebám. Senior Latino Community Outreach Pilot Project nám umožní pilotovat jednoroční úsilí, abychom zjistili, zda naše centrum může účinně:
- poskytovat komplexní přístup ke zdravotním a sociálním službám seniorům v latinských komunitách, které naše středisko poskytuje, a
- zvyšovat a plně integrovat kulturní kompetence představenstva, zaměstnanců a dobrovolníků Střediska seniorů některých měst.
Naše představenstvo je nad tímto programem nadšená a touží spustit ji, abychom se mohli stát nejintegrovanějším a kulturně kompetentním centrem pro seniory ve všech našich komunitách, které tyto služby potřebují. Pokud bychom na konci našeho pilotního roku zjistili, že tento program je ve skutečnosti úspěšný, naše rada se zavázala zahrnout část ročních výdajů projektu do našeho ročního provozního rozpočtu tak, aby se program stal nedílnou součástí našich základních služeb .
Prostřednictvím tohoto projektu se Centrum stane primárním doporučením poskytnutým Health Access Latinos, Families of Any County a třemi komunitními kliniky v okruhu 15 mil od našeho centra. Budeme také přijímat doporučení španělsky mluvících senioři z jakékoli jiné agentury komunity v naší bezprostřední oblasti služeb.
Děkujeme za vaše posouzení naší žádosti. V příštím týdnu vás s vámi povíme, abyste odpověděli na všechny vaše dotazy a zjistili, zda se s vámi můžeme setkat, abychom diskutovali o výhodách našeho návrhu. Pokud byste měli nějaké dotazy, kontaktujte našeho ředitele pro rozvoj Connie Jonese na (555) 555-5555, x555 nebo cjones@scsc.org.
S pozdravem,
Jane Lovely
Výkonný ředitel
OHRADA
* Dopis opakovaně (s modifikacemi) s povolením od Winning Grants, Krok za krokem , druhé vydání, Tori O'Neal-McElrath, Jossey-Bass, 2009.
3 způsoby, jak poskládat svůj krytý dopis
- Psaní příliš. Průvodní dopis není dizertací ani není úplným návrhem. Udržujte je krátký a do bodu Tip: Mít někdo jiný přečíst. Rozumí tomu?
- Použití velkých slov . Pokud jste absolvovali školu, učil jste se psát komplikovaným způsobem. Nedělej to tady. Nesnažíte se někoho zapůsobit svou erudicí. Stačí, abyste svůj případ uvedli co nejpřirozeněji. Pokud nevíte, kdy je vaše psaní příliš komplikované, použijte aplikaci, jako je například Hemingway. Řekne vám, kdy jsou vaše věty těžko čitelné a když jste příliš svůdní.
- Zpracování gramatických chyb . Pokud si nejste jisti svou gramatikou, nemusíte mít šanci. Použijte kontrolu gramatiky ve slově WORD a také spusťte svůj návrh pomocí aplikace, například gramaticky. K dispozici je bezplatná verze, ale placená verze přesahuje typickou nezbytnou kontrolu gramatiky.
Jak můžete udělat svůj krycí dopis vyčnívat?
Je smutné říct, že návrh grantu se může pohybovat mezi stovkami nebo tisíci, které typická nadace uvidí během průměrného roku. Váš motivační dopis může znamenat rozdíl v tom, že se střet na další krok k financování. Ale jak to dokážeš vyniknout?
No, zkuste nic "roztomilého". Pracovníci nadace nebudou zaujati. Můžete však zahrnout odstavec o tom, proč je vaší organizací ten, který nejlépe splní tuto misi. Vyzkoušejte své soutěžní organizace a zhodnoťte, jak a kde vynikáte. Může to být síla vašich zaměstnanců a dobrovolníků, vaše zkušenosti s tímto konkrétním problémem nebo komunitní podpora, kterou těšíte.
Nemusíte uvádět jména soutěžitelů nebo je kritizovat. Jen zvýrazněte své silné stránky. Bylo by dobré se poradit s ostatními v kanceláři. Vytáhněte pár lidí dohromady a brainstormujte, jak vaše neziskové organizace vyniká.
Zdroje:
Rozhovor pro Grantseekers , druhé vydání, Cheryl A. Clarke, Jossey-Bass, 2009, Kupte od společnosti Amazon.
Vítězné granty krok za krokem: Kompletní sešit pro plánování, vypracování a psaní úspěšných návrhů, 4. vydání, Tori O'Neal-McElrath, Jossey-Bass, 2008, Koupit od společnosti Amazon
Grant Writing for Dummies , 5. vydání, Beverly A. Browning, Wiley, 2014. Koupit od Amazon
Zpět na Jak napsat návrh grantu.