Jaké jsou možnosti nastavení řídícího systému pro mé podnikání?
Pracovní síly společnosti se stávají stále mobilnějšími a více denních zaměstnanců denně podniká.
Máte dvě alternativy pro vaši firmu : program vozového parku firemních automobilů nebo program náhrady pro zaměstnance, kteří řídí své vlastní vozy.
Program vozového parku (osobní automobily) je atraktivní volbou pro zaměstnavatele, kteří potřebují zajišťovat dopravu pro specifické funkce, jako jsou servisní vozíky, dodávky, dodávková vozidla nebo vozy s jinými požadavky na vybavení. Program vozového parku poskytuje vaší obchodní kontrole a dohledu nad věcmi, jako je pojištění a údržba vozidel a možnost volby vlastností vozidel, které společnost považuje za důležité. K těmto funkcím patří například firemní branding, bezpečnostní prvky a telematika, aby získali informace 24/7 o tom, kde se nacházejí jejich vozidla a zda jsou řízeny.
Program odměňování zaměstnanců, kteří řídí své vlastní vozy, využívá společnosti, které pro své zaměstnance nevyžadují specializovaná vozidla nebo nákladní vozidla, jako jsou obchodní a servisní podniky.
Úhrada poskytuje zaměstnancům flexibilitu a volbu, vyžaduje méně vnitřní správy a nevyžaduje předem náklady ani nevyčerpání kapitálu.
Co je důležité při rozhodování, který systém používat?
Bez ohledu na model - flotilu nebo úhradu - je třeba řádně uhradit zaměstnance za obchodní využití spojené s jejich vozidly nebo čelit následkům, jako jsou nákladné IRS audity nebo horší soudní žaloby .
V případě programu flotily si zeptejte se sami sebe, jaký je hlavní účel programu - jako zaměstnanecká výhoda nebo poskytnout potřebám vašeho podniku v oblasti dopravy. Pokud je vaším hlavním cílem poskytnout obchodní nástroj, měl by vám umožnit snížit náklady na flotilu tím, že získáte náklady spojené s osobním užíváním vozidel zaměstnanci.
Pomocí programu úhrady si můžete zvolit buď příspěvek na ploché automobily, program centů za míli, nebo standardní míru IRS, kterou chcete vrátit svým zaměstnancům. Ale všechny tři z těchto možností mohou způsobit, že společnosti ztratí každý rok tisíce dolarů na jednoho zaměstnance, protože přesně neúčtují náklady každého řidiče, jako jsou různé ceny plynu a počet kmenů.
Co je FAVR a proč je to nejlepší alternativa pro uhrazení kilometrů?
FAVR je postup příjmů IRS, který zaměstnancům hradí daně za fixní a variabilní náklady spojené s řízením podniku. Fixní náklady mohou zahrnovat poplatky za pojištění, licence a registraci, zatímco variabilní náklady zahrnují palivo a údržbu.
FAVR je nejpřesnější řešení náhrady, protože poskytuje individuální náhradu každému mobilnímu zaměstnanci na základě místních nákladů a počtu kilometrů, které se mohou měnit každý měsíc.
Přesné zaznamenávání všech pevných a variabilních nákladů může být složité pro správu - což je důvod, proč většina zaměstnavatelů jej nepoužívá.
Mnoho zaměstnavatelů se místo toho rozhodlo pro jednodušší příspěvky na ploché vozy jako přístup "jediná velikost pro všechny" (například 500 dolarů za měsíc na jednoho zaměstnance). Tato metoda však nezapočítává skutečnost, že žádné dvě pracovní cesty nejsou stejné, takže žádné dva zaměstnanci by neměli být hrazeny stejnou částku. Splácení programu za centy za míli je spravedlivější, ale přesto není přesné.
Proč standardní kmitočet IRS není nejlepší alternativou?
Většina firem využívá míru průzkumu míry podnikání IRS, aby vypočítal, co by měl každý jednotlivý zaměstnanec vrátit. Sazba IRS však není požadovanou mírou úhrady, protože vychází z průměrných vnitrostátních nákladů na provoz vozidla během předchozího roku.
Sazba IRS je průměrný čas nákladů na základě údajů z předchozích let, nikoliv skutečná míra úhrady. Zaměstnanci by mohli tráví více na cestách, než jim budou hrazeny, nebo by mohly být nadměrně uhrazeny, pokud klesnou ceny plynu - a nebudou provedeny žádné úpravy v tom, co jsou placeny, protože vycházely z loňských čísel.
Co se většina firem pokazí, pokud jde o příplatky za auto a náhradu?
Příspěvky na ploché automobily nejsou spravedlivé, pokud jde o úhradu zaměstnanců žijících na různých místech. Jeden zaměstnanec například může bydlet v oblasti, kde ceny plynu jsou o 12 centů levnější než ceny v příštím městě nad místem bydliště jiného zaměstnance. Rovněž fixní náklady na služební cesty , jako je cena pojistného na pojištění automobilu a daně, se značně liší podle místa.
Jiné náklady na řízení se také liší. Například pojistné na pojištění automobilů se velmi liší podle státu, od 825 dolarů v Charlotte, Severní Karolína až po 3,150 dolarů v Detroitu v Michiganu. Daně za stejný sedan ve výši 21 000 dolarů stojí 249 dolarů v Nevadě, přesto však může stát v Rhode Island až 1,689 dolarů. Roční náklady na opravy nejsou stejné ve všech státech, a to v průměru 393 dolarů v New Jersey, ale ve Vermontu pouze 270 dolarů. Placení stejné paušální sazby zaměstnancům žijícím na různých místech zcela ignoruje tyto odchylky.
Vzhledem k tomu, že příspěvky na automobily jsou považovány za náhradu, jsou také zdaněny jak u zaměstnavatele, který platí daně FICA ( daně z oblasti sociálního zabezpečení a Medicare), tak i zaměstnance, který platí FICA i daně z příjmů. Znamená to, že společnost vyplácí částku příspěvku na automobily plus přidružený daňový příspěvek FICA, zatímco zaměstnanec odebere z domu částku příspěvku na automobily, sníženou o daně z příjmů a jejich příspěvek FICA. V režimu bezúročné náhrady mám rád FAVR, zaměstnanec "odveze domů" přesně částku, kterou zaměstnavatel hradí.
Jaké chyby způsobují společnosti při účtování poplatků za osobní použití vozového parku?
Někteří zaměstnavatelé umožňují svým zaměstnancům, aby využívali vozy vozového parku vlastněné společností jako perk pro osobní jízdní účely. Ale překvapilo by vás, kolik firem si neuvědomuje, že toto osobní použití je pro zaměstnance zdanitelné. Společnosti také nemají dobrý způsob výpočtu částky, kterou by měl každý řidič účtovat za tuto zdanitelnou dávku.
Často se organizacemi účtují prosté částky, které pokryjí osobní potřebu všech svých řidičů, bez ohledu na to, kolik osobních kilometrů řídí. To může být velkou peněžní výhodou pro zaměstnance, kteří používají vozidel vozidel hodně pro osobní potřebu. Zaměstnanci, kteří řídí vozidlové vozy výhradně pro obchodní účely a udržují své osobní vozy pro osobní potřebu mimo pracovní podmínky, mohou být nespravedlivě přetíženi.
Co se stane, pokud podnik přesně nehradí své zaměstnance?
Nesprávné hrazení pracovníků za řidičské náklady spojené s podnikáním stojí mnoho společností tisíce dolarů ročně (asi 3000 dolarů na zaměstnance za rok, jak vypočítá Motus). Nicméně to není nic ve srovnání s náklady soudních sporů. V posledních letech dělníci úspěšně žalovali zaměstnavatele za 7 milionů dolarů, aby kompenzovali nespravedlivé postupy při úhradě. Ve státě Kalifornie se tyto soudní spory rychle stávají pravidlem, ne výjimkou, protože sekce 2802 Kalifornského zákoníku práce je obzvláště přísná.
Kalifornský kód zajišťuje, že "zaměstnavatel odškodní [své zaměstnance za neškodné] za veškeré nezbytné výdaje nebo ztráty, které zaměstnanci vzniknou v důsledku přímého plnění svých povinností." Toto bylo běžně interpretováno zaměstnavateli jako omezené na náklady na zařízení nebo nástroje používané v práci, ale nyní se stále častěji používá v případech urovnávání kilometrů (Radio Shack a Toys "R" Us).
Programy loďstva přicházejí také s vlastní výzvou, pokud jde o přesné zpoplatnění zaměstnanců pro osobní potřebu těchto vozidel. Osobní užití firemních vozidel musí být řádně doloženo a zaměstnanci budou účtovány zpět za osobní potřebu. Nedostatečně ohlášený osobní kilometr vystavuje společnosti riziku nákladných IRS auditů a může stát, že společnost zaplatí zmeškané splátky.
Jaké jsou některé zdroje, které mohou pomoci mé firmě?
Vaše podnikání může používat stejnou technologii, která umožňuje novému digitálnímu pracovišti sledovat výdaje na kilometrový provoz. Zde jsou nějaké příklady:
- Inteligentní zařízení podporující systém GPS shromažďují a ukládají informace o zaměstnaneckém cestovním ruchu
- Mobilní aplikace umožňují automatizovat sledování počtu najetých kilometrů zaměstnanců a přesně vyčleňují přesné podnikání, dojíždění a osobní míle každého zaměstnance.
Díky správným mobilním aplikacím a softwarové platformě můžete eliminovat manuální úkoly řidičů, aby zvýšili produktivitu, snížili náklady a zajistili IRS shodu - a to vše při pohledu na jízdní chování a efektivitu mobilní pracovní síly.