Jaké veřejné plánovače událostí se mohou naučit od města Chicaga
Sousední organizace ve městech v celé zemi pořádají speciální veřejné a komunitní akce, jako jsou venkovní festivaly, pouliční veletrhy a karnevaly. Mnoho z těchto veřejných akcí - zejména úspěšných - se stává očekávanými slavnostmi a někdy i hrdostí hostující komunity. Zatímco existují aspekty plánování a realizace událostí, které jsou sdíleny ve všech typech akcí od svateb po firemní konference , veřejné události mají tendenci mít vlastní potřeby a výzvy. Jeden z těchto jedinečných faktorů veřejného plánování událostí pracuje a získává povolení od vládních agentur.
Někdy je nejlepším způsobem, jak se naučit, jen aby ses jel přímo dovnitř. Jinak je dobré vzít z poučení a zkušeností druhých. V tomto případě se budeme učit z města Chicago. Zkušenosti s pořádáním asi 350 speciálních akcí po celém Chicagu vytvořil úřad zvláštních událostí primátora speciální příručku pro zdroje a balíček zvláštních událostí , který obsahuje praktické nápady, které mohou ostatní města vložit do svých komunitních akcí. Zde jsou nejdůležitější tipy pro plánování úspěšných společenských akcí od samotných mistrů.
01 - mít formální proces přihlášky
V Chicagu municipální zákon vyžaduje, aby organizace, které chtějí uspořádat komunitní akci, předložily formální žádost, která souhlasí s některými pokyny pro události, jako jsou:
- Za vstupné se nesmí účtovat žádný poplatek (nastavte částku daru)
- Prodejci potravin musí mít licenci a musí mít certifikaci
- Prodejci alkoholických nápojů musí mít licenci (pouze pivo a víno)
- Dodavatelé zboží musí mít licenci
- Tranzitní úřad v Chicagu musí být informován
Díky formálnímu procesu podávání žádostí o veřejné a společenské události můžete omezit pracovní zátěž a zjednodušit schválení, což je pro všechny výhodné.
02 - Vyžadovat zvláštní povolení
Vedle procesu podávání žádostí o místo, město Chicago také vyžaduje, aby pořadatelé podali žádost o zvláštní povolení, která nese vlastní požadavky, jako jsou:
- Žádost musí být podána nejméně 45 dní před událostí
- Žádosti musí být notářsky ověřené
- Organizátoři musí předložit osvědčení o pojištění za 1 milion dolarů v komerční obecné odpovědnosti pojmenováním města Chicaga jako dodatečného pojištěného
Zatímco na první pohled se zdá, že Chicago prostě vytváří poměrně málo byrokratických obruhů, které se dají přeskočit, pokud jde o události v komunitě, aniž by se aplikace staly příliš obtížnými, město zajistilo, že všechny veřejné události splní jejich požadavky - které se týkají bezpečnosti.
03 - Vyžadovat mapu událostí s žádostí o povolení
Jako součást speciální žádosti o povolení události by pořadatelé měli předložit mapu událostí, které identifikuje oblasti uzavírání ulic a plán opětovných tras. Měly by se zvážit veřejné prostory v garáži, příjezdová cesta a prostor požárního pruhu. Obchody a barikády musí vyhovovat požadavkům města a organizátoři jsou povinni tyto dodávky přímo získat. Při vydávání povolení jsou zohledněny následující body:
- Veřejná bezpečnost
- Blízkost další události v oblasti najednou
- Předchozí vydání povolení pro další událost na stejné mapě
04 - Vyžadovat povolení k stanu a baldachýnu
V Chicagu, stany nebo návěsy, které jsou větší než 240 čtverečních stop na veřejných akcích vyžadují povolení od města. Pokud je větší než 600 čtverečních stop, musí být výkresy opatřeny razítkem autorizovaného architekta nebo stavebního inženýra a musí být předloženy plány pro ukončení a nouzové situace, včetně značek a osvětlení. Pokud velikost přesahuje 4 000 čtverečních stop, musí být žádost o povolení předložena společností odpovědnou za výstavbu konstrukce. Tento proces zajišťuje, že bezpečnostní opatření jsou brána vážně.
05 - Požadovat partnerství s úředníky veřejné bezpečnosti
Zvláštní události v Chicagu musí zahrnovat jak policejní, tak požární útvary. Organizátoři se musí setkat s velitelem policie (a / nebo jeho zástupcem), aby se zabývali takovými otázkami, jako je jízdní pruh pro záchranné vozy, bezpečnostní plány a určený velitelský stanoviště. Organizátoři by měli určit osobu, která bude působit jako spojnice pro policejní oddělení, hasiči, ulice a sanitární oddělení, kancelář zvláštních událostí a další. Pomůže vám, aby jeden z vašich znalých a zkušených pracovních skupin sloužil jako koordinační místo pro všechny tyto veřejné útvary.
06 - Zajistěte kontrolní seznam protipožární bezpečnosti
Organizátoři festivalu a outdoorových akcí v Chicagu mají k dispozici kontrolní seznam a jsou povinni splnit určité požární bezpečnostní požadavky, včetně:
- Stany musí být vyrobeny z materiálu, který zabraňuje vzniku požáru (vyžaduje se certifikace)
- V každém kabině jsou vyžadovány hasicí přístroje
- Dočasné řady sedadel musí sedět 5 až 14 osob (maximálně)
- Dočasné uličky pro ukládání sedadel musí být minimálně 36 palců
- Hořlavé kapaliny nesmí být skladovány v žádném stanu, ochranném krytu nebo kabině
- Nesmí se hromadit odpad
- Elektrické šňůry by měly být nalepeny dolů a doporučeno je několik výstupů
- Doporučují se požární jízdní pruhy pro nouzové vozy (požární dráha 10 stop)
- Pro zaměstnance se doporučují základní kurzy KPR a první pomoc
Zkušení nebo noví projektanti veřejných událostí si všichni cení dobrého kontrolního seznamu.
07 - Zajistěte bezpečné zacházení s potravinami
Město Chicago vyžaduje, aby prodejci navštěvovali třídu ministerstvo zdravotnictví před podáním žádostí. Dodavatelé musí také získat školení a certifikaci letního festivalu sanitaci (nabídnutá asociací restaurací Illinois). Zdravotní důstojník, který rozhodne, zda prodejce obdrží povolení k provozu, si zachovává pravomoc k pozastavení jakéhokoli povolení kdykoli.
Město popisuje podrobná pravidla pro potraviny, kontejnery, štítky, ochranu potravin, hygienu osobního personálu, potravinářské vybavení, odpad, konstrukci kabiny a toxický materiál. Vyžaduje také, aby dodavatelé navštěvovali povinný seminář o hygienických zařízeních.
Na související události s poznámkou musí být licence na alkohol přijaty 20 dní před událostí.
08 - Připravte si plán pro služby smluvních měst
Veřejné nebo soukromé smluvní strany musí být najat na řadu služeb, včetně vysílání parkovacích značek, zajištění barikád, vlečení, odpadků, recyklačních bubnů, vložky, zametání, sběr odpadu, elektrické služby a / nebo ozvučení. V Chicagu je k dispozici oddělení ulic a hygieny, aby tyto služby poskytovalo za hodinový poplatek plánovaný na základě odborných znalostí.
Program recyklace je nutný také jako součást balíčku zvláštních povolení pro události v Chicagu. S nárůstem popularity zelených událostí to není špatný nápad!
09 - Vyžadovat povolení k živočichům
Pokud se zvíře podílí na události jakýmkoli způsobem, město Chicago vyžaduje, aby jméno místní veterinární lékaře, která se bude účastnit akce, musí být předložena spolu s žádostí o účast. Tato osoba bude zodpovědná za poskytování všech nemocných nebo zraněných zvířat. Také Komise pro péči o zvířata a kontrolu zvířat může prohlížet zvířata před jejich použitím ve veřejných činnostech.
10 - Správa událostí a propagace
Veřejní organizátoři událostí v Chicagu mají příležitost získat další expozici s reklamami s lehkými póly. Město samozřejmě spravuje tyto požadavky vyžadující, aby pořadatelé dokončili žádost o povolení pro banner, která zahrnuje kopii navržené grafické grafiky, datum události a všechny další významné aspekty žádosti. Oddělení ulic a hygieny řídí tyto typy požadavků.