Kancelář primátora zvláštních událostí v Chicagu a Illinois Restaurant Association spolupracují na plánování a realizaci tohoto výročního jídelního festivalu .
Plánování komunitního festivalu potravin
Ať už se jedná o velký festival potravin, jako je Chuť Chicaga nebo jeho menší verze, je plánování komunitních festivalů významnou zodpovědností pro místní samosprávy a plánovače městských událostí. Chuť Chicaga slouží jako velká případová studie pro jakoukoli komunitu, která zvažuje podobný program. Hlavními funkčními oblastmi každého komunitního potravinového festivalu budou:
- Operace
- Prodejce potravin
- Programování
- Sponzorství
- Marketing / Public Relations
- Řízení účetnictví / smlouvy
Budeme hlouběji do každé oblasti, ale nejdřív budeme mít pocit z časové osy a celkového řízení takové události s využitím skutečného plánování chuti v Chicagu.
Časopis pro plánování potravin v rámci Společenství
Pro každého, kdo se poprvé přihlásí k tomuto druhu události nebo těm, kteří zvažují rozšíření na stávající festival, je důležité začít plánovat alespoň jeden rok před vaší událostí.
Pro hmatatelný příklad, úřad zvláštních událostí primátora následuje následující hrubý plán pro každoroční vkus Chicaga:
- 12 měsíců : Určete místo, data a hrubý náčrt mapy festivalu. Zapojte příslušné městské agentury na každém kroku
- 9 měsíců : Aktualizace mapy festivalu a zahájení RFP funkční oblasti
- 6 měsíců : Potvrďte dodavatele, sponzory, programování a dodavatele
- 4 měsíce : Dokončete zábavu a znovu potvrďte funkční oblast
- 3 měsíce : Produkujte festivalové marketingové materiály
- 1 týden : Správa zatížení operací
- Den 1 : Správa zatížení dodavatele
- Závěr události : Správa zatížení operací
- 1 týden po : Udržujte schůzku s uzavřením a udělejte doporučení
Generální festival komunitního managementu
Jako vládní agentura je na starosti Chuť v Chicagu a dlouhý seznam dalších událostí podél Chicagského jezera, sousedních festivalů a dalších oblastí. Chuť je jedinečná v Chicagu, protože je to volná událost, ale příjmy z chuti se platí za většinu všech ostatních akcí, které řídí kancelář.
S zkušenostmi s řízením festivalů jídel, které se datují do roku 1980, většina funkčních týmů v kanceláři primátora specializovaných akcí a Illinois Restaurant Association má ve svých oblastech bohaté zkušenosti. To umožňuje generálnímu manažerovi pro Chuť v Chicagu soustředit se na plánování a realizaci úsilí všech zúčastněných stran a udržet událost na cestě.
Vedle členů úřadu pracuje generální ředitel s nejméně 20 různými městskými kancelářemi a agenturami, mimo jiné včetně:
- Policejní oddělení
- Požární sbor
- ministerstvo zdravotnictví
- Ulice a kanalizace
- Park District
- Úřad pro komunikaci v oblasti havarijního řízení
Další významnou funkční oblastí kanceláře primátora specializovaných akcí je účetní / smluvní řízení. Být vládní událostí, je to velmi strukturovaný proces zadávání zakázek a všechny dohody musí řídit městské směrnice.
S časovou osou plánování událostí a zajištěním obecné správy událostí se nyní můžeme podívat do každé z primárních funkčních oblastí akce.
Když jsme se seznámili s historií události Chuť v Chicagu a pomocí jejího plánování a provedení jako případové studie, jsme připraveni ponorit se trochu hlouběji do každé z primárních funkčních oblastí akce.
Operace
Provozní oblast je zodpovědná za přípravu místa, fázi a výrobu, podporu událostí, zabezpečení a další.
Operace vyžadují mnoho setkání před akcí a operační tým je úzce spojen s uspořádáním mapy událostí.
Je velkým rozdílem, že se na počátku tohoto procesu zapojily všechny městské agentury, říká provozní ředitel pro chuť Chicaga. Provozní tým řídí procesy:
- Předběžné načtení události (nastavení)
- Operace během události
- Zatížení po události (odtrhnutí)
Mezi tyto procesy patří uzavírání ulic, stany, provozovatelé vysokozdvižných vozíků, tesaři, elektrikáři, údržbářské vybavení a personál, bezpečnost, logistika pro dodavatele nákladních vozidel, přívěsy řízení a další. Zvažte, co se s vaším operačním týmem bude vypořádat sami a co budou uzavřeny pro vaši akci. S jakými dalšími agenturami bude váš tým pracovat? Obraťte se na ně co nejdříve.
Restaurace / Prodejci
Vzhledem k složitosti a velikosti potravinových festivalů, jako je chuť Chicaga, asociace restaurací v Illinois převzala vedoucí úlohu při řízení prodejců potravin, které se účastní každoroční akce. V roce 2015 chuť Chicaga se událost spojila se 60 prodejci potravin, včetně 19 + nových restaurací, které představovaly mnoho z Chicagských odlišných čtvrtí. Samozřejmě, že v Chicagu jisté položky budou vždy nalezeny u prodejců potravin vybraných pro tuto událost, včetně pizzy, žeber, zmrzliny a tvarohového koláče. Váš komunitní festival potravin pravděpodobně bude mít také své tradiční jídla.
Je to vyhledávané místo, které má být vybráno jako prodejce restaurací, který se účastní tohoto konkrétního jídelního festivalu, a kritéria vyžadují, aby účastníci byli místní restaurace, které odrážejí čtvrť Chicaga. Navíc musí být schopni zvládnout hlasitost a mít s městem zcela čistý stav. Zúčastněné restaurace podstupují následující kurzy a kontroly:
- Dokončete Illinois Restaurant Association Summer Festival Sanitation Certificate Course
- Chicago Department of Public Health navštěvuje stánky třikrát denně
- Správa toku zásob mezi jejich kabinami a chladírenskými vozy
Pokud jde o vaši komunitní událost, přemýšlejte o tom, jaké kritéria byste mohli požadovat od zúčastněných dodavatelů potravin a kolik byste chtěli mít. První rok může být těžký, ale s každoročním úspěchem, pravděpodobně zjistíte, že máte stále více ochotných účastníků.
Programování
Chuť Chicaga je obecná událost komunity. To znamená, že zatímco "jídlo" je to, co čerpá davy lidí, jsou to ostatní aktivity, které tam udržují lidi. V průběhu let programovací tým zahrnoval do celkového programu mnoho následujících prvků:
- Volné koncerty na více scénách (národní a místní umělci)
- Vaření demonstrační pavilon s top kuchaři a autory kuchařky
- Rodinná vesnice včetně dětské scény
- Environmentální stan pro "zelené" vzdělávání
- Sportovní pavilon s fitness tipy
- Mezinárodní pavilon (nakupování)
- 2 míle chůze
- Dodavatelé potravin
- Budweiser Clydesdales a jejich dalmatinští společníci
- Zábavní jízdy
- Program ohňostrojů
- Zahajovací ceremonie
Zvažte, jaké další programy a aktivity byste chtěli zahrnout do vašeho jídelního festivalu.
Sponzorství
Chuť Chicaga zahrnuje několik kategorií pro sponzorství , což je hlavní zdroj financování a nefinanční podpory. Firemní marketingoví pracovníci a plánovači firemních akcí mají tendenci se účastnit komunitních akcí, jako je například Chuť, která posiluje svou značku a získává expozici.
Hospitality je prvek, který někteří sponzoři zahrnují do svých balíčků, což umožňuje těm sponzorům získat příznivý přístup k některým místům k sezení a soukromým stanům, aby mohli hostit své vlastní klientské akce.
Typy sponzorů v chuti zahrnovaly následující:
- Mobilní komunikace
- Řetězový obchod
- Nápojové společnosti
- Maloobchodní prodejny a banky
- Letecká společnost a hotely
- Média
- Automobilky
- Dodavatelé potravin
- Restaurace
- Fitness a zdravotnické organizace
- Městský park okres a veřejné dopravy
Zvažte, jaké místní firemní sponzory by mohly mít zájem o financování vaší společenské akce a přemýšlejte o tom, jaké druhy balíčků a výhod můžete poskytnout těm sponzorům.
Marketing / Public Relations
Obchodníci, kteří pracují na chuti v Chicagu, mají záviděníhodnou pozici, protože to je typ události, která v Chicagu a jinde automaticky přitahuje pozornost médií. Lepší přesto, mediální sponzoři také pomáhají propagovat chuť. To znamená, že kancelář primátora zvláštních událostí nemusí věnovat příliš mnoho tradičních forem reklamy, aby šířila slovo a propagovala událost .
Obchodníci propagují událost psaním vyhrazených tiskových zpráv do každé oblasti události, udržováním webové stránky události a vypracováním brožury o událostech. Tyto položky vyžadují úzkou spolupráci se všemi ostatními funkčními oblastmi, aby bylo možné dokumentovat plánování a změnu obsahu, jak se vyskytují.
Na počátku může být obtížné pro komunitní potravinářské festivaly získat takovou expozici, že velké a dobře známé události, jako je chuť v Chicagu. Vezměte však na vědomí, které média byste mohli oslovit pro svobodný tisk a začít plánovat ty marketingové materiály, které bude váš marketingový tým zvládnout jako webové stránky, letáky a brožury.