Vypracování základních detailů
Stejně jako každý podnikatelský projekt, prvním krokem je uspořádání všech informací, které máte k dispozici, a identifikace nejnaléhavějších záležitostí.
Než začnete s výběrem místa konání nebo s pronájmem reproduktorů , potřebujete znát základní parametry vaší události. Je téměř nemožné mluvit o podrobnostech a nákladech s třetí stranou, dokud nebudete vyčleňovat více specifik. Zde jsou klíčové údaje, které byste měli definovat před kontaktováním externích dodavatelů.
datum
Vše se točí kolem data Vaší zvláštní události. V ideálním případě byste chtěli mít na paměti tři potenciální data, abyste mohli srovnávat dostupnost a ceny v celém rozsahu. Zkuste zahrnout různé dny v týdnu pro maximální flexibilitu.
Časové okno
Dokonce i jeden hodinový rozdíl může mít vliv na vaše plánování, takže potřebujete získat konkrétní informace o vašem předpokládaném časovém rámci. Například od 10:00 místo 8:00 znamená, že nebudete muset přidělit rozpočet na snídani.
Účetní čísla
Je to jeden detail, který je často příliš široce odhadován pro produktivní vyjednávání. Zúčastněte se realistických projekcí . Diskutujte v předstihu, kdo pozvete a přenesete své projekce do tabulky. Účast a rozpočet jsou přímo propojeny, takže neočekávejte, kolik lidí si myslíte, že se zúčastní.
Breakout relace
Potřebujete pouze jednu banketovou místnost, pokud hostujete večeři, ale konference v plném rozsahu pravděpodobně bude vyžadovat dodatečné oddechové místnosti a výstavní prostor. Opět nebudete moci měřit náklady, dokud neurčíte, kolik místa potřebujete. Pro konference je nejlepším přístupem naplánovat falešný itinerář na svém prvním setkání. Sdílení nápadů a zapojení dohromady na papíře vám pomůže řídit další rozhodnutí o plánování.
Rozpočet versus náklady
Může se stát, že nebudete pracovat s rozpočtem dříve, než budete znát náklady na výstavu a stravování, ale pracovat tímto způsobem poskytuje měřítko pro měření všech návrhů prodejců. Začněte s zdroji výnosů. Kolik byste měli účtovat za návštěvu? Zavoláte sponzorům, aby pomohli vyrovnat náklady? Co budou vystavovatelé platit k účasti? Výnosy budou nakonec diktovat váš rozpočet, takže má smysl chránit je nejdříve.
Marketing
Jakmile zjistíte své zdroje příjmů, dalším krokem je načrtnout váš marketingový plán . Jaký je nejlepší způsob, jak oslovit generátory příjmů a zapojit je do nich? Možná máte seznam potenciálních účastníků jako zaměstnavatel nebo členská asociace. To by samozřejmě bylo užitečné, ale co sponzoři a vystavovatelé?
Pokud plánujete přilákat více než 20 vystavovatelů, musíte se k nim dostat. Cílené marketingové kampaně stojí peníze, což snižuje výnosy.
Doprava a ubytování
Provozování místní konference obvykle vylučuje jakékoli obavy ohledně dopravy. Stále však musíte řešit ubytování pro řečníky, vystavovatele a zvláštní hosty. Některé hotely poskytují slevy na schůzi, pokud si rezervujete dostatek pokojových nocí . Jediný způsob, jak to vydělat, je znát vaše potřeby ubytování v předstihu. Vraťte se zpět do svých návštěvních údajů a zjistěte, kolik hostů je z vašeho okolí.
Teď to všechno pravděpodobně zní jako spousta informací, které se shromažďují vpředu, a to je. Mějte však na paměti, že se jedná o detaily, které ovlivňují vše ostatní v procesu plánování.
Mohli byste být zpočátku přitahováni k více "okouzlujícím" úkolům, jako jsou návštěvy na místě a plánování nabídek. Jen si pamatuj, že přijde jejich čas. Prozatím se zaměřte na fakta, abyste mohli později rozhodovat o tom co nejlépe.