Ve většině států se zdaleka nejvíce stížností spotřebitelů, sankčních provizí a pozastavení a zrušení licencí týká správy nemovitostí . Není to tak, že tito držitelé licencí, kteří dělají správu nemovitostí, jsou hloupí.
Je to, že je to velmi transakční transakce. Zatímco průměrný agent může provést tucet obchodních transakcí ročně s kupní smlouvou a souvisejícími dokumenty, průměrný správce nemovitosti může dělat stovky menších transakcí.
Skutečnost, že jsou menší, neznamená, že tyto transakce jsou méně důležité a nezvyšuje riziko, které je v jejich provádění. Jako správce nemovitosti uzavíráte smlouvu s majitelem o tom, že si pronajmete a pronájmu svůj majetek, sbíráte nájemné a sdělujete jim majitele a spravujete majetek, od údržby až po vynucení nájemců.
Tímto způsobem provádíte transakce s vlastníky, nájemníky, opravářskými společnostmi, reklamními médii, dodavateli a dalšími. Každá z těchto transakcí představuje určité riziko pro vaše podnikání. V každém případě to nemusí být nutně velkým rizikem, ale je to kumulativní.
Finanční funkce jsou zdaleka největší pravděpodobností pro makléře.
Finanční funkce zahrnují:
- marketingová a finanční funkce vyžadují záznamy výdajů a výnosů, daňové evidence, reklamní faktury a další,
- správa nájemníků zahrnuje záznamy o všech jejich požadavcích, historii plateb nájemného a porušení pravidel, a
- údržba a opravy zařízení vyžadují plány údržby, opravy záznamů o záruce a záznamy zaměstnanců a subdodavatelů.
Komponenta řízení rizik je samozřejmě velmi důležitá. Velká katastrofa může ohrozit hospodářské přežití nemovitosti. Záznamy, které jsou vedeny, jsou součástí této skutečnosti, jelikož veškeré právní kroky ostatních mohou být zmařeny, pokud existují podrobné záznamy, které vyvracejí jejich nároky.
Součástí řízení rizik je stanovení rizika versus odměna. Dobrým příkladem je horká vana nebo bazén na pozemku. Majitel nemovitosti a vlastník musí vyvážit hodnotu fondu s těmito riziky. Pokud je takové riziko zjištěno, existují tři způsoby, kterými lze řešit:
1. Vyhýbat se - může být rozhodnuto o odstranění horké lázně nebo bazénu, neboť další výnosy z pronájmu nestojí za náklady na pojištění nebo rizika.
2. Ovládání - Pokud je horká vana zachována, možná by byla nainstalována kódovaná zámková dlažba a plot, aby se mladší děti nedostaly.
3. Rizikový převod - Nejčastějším způsobem řešení rizika je koupit pojištění k převodu rizika na pojistitele.
Úspěšný správce nemovitostí plánuje problémy, uchovává vynikající soubory a záznamy o každé činnosti a průběžně posuzuje tyto funkce, aby zjistil, zda je nutná změna.
Dokumenty a e-mail
V mnoha státech musíte pouze udržovat záznamy transakcí po dobu šesti let.
Nicméně je vhodné je udržovat déle, zvláště pokud je to možné v elektronickém formátu. Můžete se vsadit, že pokud některá ze stran může mít nárok, někdo, kdo vás chce žalovat za něco před šesti lety a deseti dny, bude stále mít své kopie dokumentu. Je to mnohem obtížnější, když jste svůj případ zlikvidovali, pokud jste již zničili vaše kopie.
Pokud jde o e-mail, může soudní opatření, které zahrnují federálně zajištěnou půjčku (téměř všechny naše obchody), vás přinutit k vytváření e-mailů týkajících se transakce a komunikace s vaším zákazníkem / klientem. Existuje mnoho způsobů a softwarových produktů pro ukládání souvisejících e-mailů, ale přečtěte si některé články o Evernote, řešení z mnoha důvodů. Zde je návod, jak zpracovat e-maily pomocí Evernote a archivů Gmailu.
Upravte své řešení e-mailu.
- Nastavte automatické přesměrování každého e-mailu do nebo ze zákazníka / klienta v Gmailu.
- Jdou do notebooku v transakci Evernote.
- Několik týdnů po uzavření vytáhněte všechny ty e-maily v Evernote a vytiskněte je v chronologickém pořadí do souboru PDF.
Vzhledem k tomu, že soubory PDF lze vyhledávat, můžete rychle vyndat všechny e-maily, které někdo může s klíčovými slovy potřebovat. Funguje to celkem dobře.