Jak, proč a kdy vyvažovat zásuvku v hotovosti
Při vyšetřování je nejčastější příčinou krádeže nedostatek správného postupu nebo kontrol.
Proces počítání peněz, sladění příjmů a vyvažování zásuvky na peníze vytváří odpovědnost za denní transakce. Tento systém správy hotovosti může být vytvořen současně s nastavením obchodních pravidel . Mnoho dnešních POS (point of sale) systémů má krok za krokem pokyny pro uzavření (také známý jako vyvažování) zásuvky s hotovostí pro vedení zaměstnance.
Proč Balance?
Správce skladu nebo pokladníci mohou kdykoliv během směny vytisknout zprávu o prodeji. Přidáním počáteční hotovosti v zásuvce na denní prodejní hodnotu bude maloobchodník přesně vědět, kolik peněz by mělo být v pokladně nebo POS systému v daném okamžiku. To je mimořádně užitečné:
- Abyste se vyhnuli příliš velkým penězům na prodejní ploše.
- Pokud je obchod okraden.
- Když si zákazník stěžuje na příliš malou změnu.
- Pro zjišťování častých nadhodů / nedostatků u konkrétních pokladníků.
- Chcete-li odstranit pokušení čerpat peníze bez dokumentace z pokladny.
Jak vyvážit peněžní zásuvku
Vyvažování pokladny se obvykle provádí na konci dne nebo na konci přechodu pokladníka. Zásuvku na peníze a její obsah byste měli předložit do kanceláře nebo do jiné odlehlé oblasti, abyste zprávu připravili.
Pokud vyvažujete zásuvku po uzavření, ujistěte se, že jsou vypnuty světla prodeje a dveře jsou zablokovány. Pro mnoho obchodníků se dostanou do spěchu a mají tendenci začít se zavírat předtím, než je obchod skutečně uzavřen. To není bezpečná praxe. Pokud však máte v obchodě více zaměstnanců, je možné zavřít jeden z registrů během otevřených hodin.
Měly by být prozkoumány veškeré nadměrné a případné nedostatky. Lidská povaha by měla být brána v úvahu při drobných chybách a malých množstvích. Tím můžeme uvést, že při zpracování transakce jsou běžné chyby změny. Časté nesrovnalosti by však mohly být známkou krádeže zaměstnanců nebo mohou pro konkrétní pokladníka vyžadovat další školení. Zpravidla se chcete ujistit, že v noci není k dispozici více než 2 dolary. Zatímco záleží na počtu transakcí tohoto dne (jinými slovy, čím více transakcí, tím větší je šance na počítání chyb) pravidlo $ 2 je užitečné.
Startovní hotovost je vrácena zpět do pokladní pokladny a uložena na večer, zatímco vklad je připraven pro banku. Všechny výpisy platebních karet, výpisy z terminálu a další příjmy z registru lze ke spisu o denním pokladně a sepsané podle data.
Oddělení povinností
Pro větší zodpovědnost zvažte použití dvou lidí pro vyvážení pokladny. Jedna osoba počítá zásuvku a vytvoří denní přehled o hotovosti, zatímco druhá osoba připraví bankovní vklad. Oba pracovníci by měli podepsat zprávu, v níž uvedou, že odpovídají za zobrazené údaje. Ačkoli žádný systém nemůže zabránit podvodům, tato kontrolní stopa pomůže odradit tajné dohody mezi zaměstnanci.
Na začátku příští směny by měl být každému pokladníkovi přidělen vlastní pokladní zásuvka. Nechte pokladníka přepočítat hotovost v zásuvce a ověřte počáteční zůstatek. Pokud jste malý obchod s pouze jedním registrem, peníze nejlépe zůstávají v zásuvce přes noc. Pokud se jedná o vaši situaci, postup je stejný.
Jedna poslední poznámka: protože lidská chyba je součástí hry, ujistěte se, že jste zahrnovali nesrovnalosti v hotovosti jako součást výkazu zisku a ztráty.
Přidejte řádek do výkazu zisku a ztráty, který rozpočet na ztrátu a ztrátu ze znehodnocení. To je další způsob, jak můžete auditovat a spravovat ztrátu.