Prodejce vytvoří nabídku založenou na tom, že bude chápat požadavky uvedené v RFP, a budou vyhodnoceny konkurenční nabídky, které povedou buď k výběru vítězného dodavatele, nebo ke krátkému seznamu prodejců, kteří pak předloží představení společnosti .
Definování žádosti o návrh dokumentu
Dokument RFP je zásadní pro získání dodavatele, který může splnit obchodní požadavky zákazníka. Pokud je dokument vadný, ať už se jedná o nejednoznačné požadavky, chybějící požadavky nebo nepřiměřené požadavky na dodavatele , pak proces RFP povede k neúplným nabídkám nebo v některých případech k žádné nabídce. Dodavatelé nejsou povinni předkládat nabídky každému RFP, který obdrželi, a dokonce i když by mohly splnit požadavky RFP, nemusí mít schopnost včas splnit požadavky. Čím později se často objevuje, když zákazník odešle RFP do menších dodavatelů, kteří mohou být vedoucími ve svém oboru, ale nemají prostředky ani kapacitu k uspokojení potřeb zákazníka.
Každá RFP bude odlišná na základě definovaných požadavků a specifických potřeb zákazníka. Dokonce i v téže společnosti se dokument RFP může lišit v závislosti na primárních požadavcích. U některých RFP je možné zaměřit se na cenu, zatímco jiné se mohou soustředit na dodací lhůty nebo požadavky na kvalitu potřebných položek.
Specifické rysy dokumentu RFP
Jsou požadovány některé funkce RFP dokumentu. Například každá RFP by měla mít konkrétní datum a čas, kdy zákazník požaduje, aby všichni potenciální dodavatelé podali nabídku. Pokud budou nabídky předloženy po tomto datu, měly by být vyřazeny. Pokud dodavatel nemůže včas předložit nabídku, mohlo by to znamenat případný problém s organizací a možná obav o doručení.
Zákazník však musí dodavateli poskytnout dostatek času na předložení nabídky. Pokud jsou požadavky obzvláště složité, mohou dodavatelé sestavit tým pro odpovědi, který rozdělí požadavky na oblasti, které porozumí a pak sestaví nabídku. Pokud je časová osa definovaná v RFP příliš krátká, reakce mohou být spěchá a dodavatelé pravděpodobně hádají o složitosti projektu, než aby ho plně pochopili. To povede k nepřesným nabídkám a zbytečnému procesu RFP.
Dokument RFP by měl uvést proces, pokud mají dodavatelé další otázky ohledně požadavků uvedených v RFP. Dodavatelé by neměli mít možnost volat zákazníka, protože to může vést k tomu, že jeden dodavatel dostane další informace, které jim dávají konkurenční výhodu.
Nejlepší je uspořádat konferenční hovor, aby zástupci jednotlivých prodejců mohli požádat a poslouchat otázky, které klientovi nasměrovali. Tím je zajištěn spravedlivý přístup v nabídkovém řízení.
Dokument RFP musí rovněž jasně specifikovat formát odezvy RFP dodavatelů. Pokud to není jasně definováno, budou zaslány odpovědi v různých formátech a nebylo by možné porovnat nabídky dodavatele. Formát odpovědi by měl určit, co od dodavatele v každé sekci vyžaduje, jako jsou reference, životopisy potenciálních členů týmu, dokument s pochopením požadavků dodavatelů a formát pro tvorbu cen. Pokud každý dodavatel dodržuje správný formát odpovědí, usnadní se to porovnání nabídek.