Firemní záznamy jsou záznamy, které musí americká korporace udržet, aby dokázala, že funguje způsobem, který požaduje Internal Revenue Service a zákony státu, ve kterém je podnik začleněn (vytvořený jako podnikatelský subjekt).
Proč jsou nezbytné firemní záznamy?
Firemní záznamy jsou potřebné k prokázání toho, že společnost funguje správně, jak to požaduje Internal Revenue Service, aby dokázala, že společnost je samostatným subjektem a aby udržovala korporační štít od odpovědnosti.
Co je Kniha firemních záznamů?
Některé korporace mají knihu o firemních záznamech, která obsahuje všechny požadované dokumenty. V ostatních případech jsou firemní záznamy uchovávány online nebo ve skříňce. Záznamy by se měly nacházet na jednom místě a měly by být k dispozici, pokud bude společnost Internal Revenue Service auditovat vaši společnost.
Můžete také uchovávat firemní záznamy "v cloudu", ale tyto záznamy mohou obsahovat důvěrné informace a patentované procesy, takže se ujistěte, že váš server je bezpečný. Susan Wardová, expert Small Business-Canada, má skvělý článek o správě dokumentů, který vám může pomoci s tímto projektem.
Jak jsou vytvořeny firemní záznamy? Kdo uchovává firemní záznamy?
Firemní záznamy jsou vytvářeny správní radou vaší společnosti. Představenstvo vytváří dokumenty, jako jsou stanovy společnosti a výroční zprávy. Rada také vytváří a upravuje dokumenty, jako jsou návrhy a zápisy během schůzí představenstva.
Pracovní tajemník je obvykle určen k vedení všech firemních záznamů. Samozřejmě, že všechny záznamy musí být podepsány a všechny provedené akce musí mít dokumentaci. Pokud má společnost akcie na burze, firemní tajemník (obvykle kancelář této osoby) sleduje záznamy o vlastnictví akcií.
Firemní sekretářka také volá na každou schůzi rady a upozorňuje , že členové představenstva jsou přítomni a chybí.
Uchovávání záznamu rozhodnutí rady
Orgány společnosti schvalují celkové politiky a rozhodnutí (rozhodnutí) a nezapojují se do každodenního rozhodování o podnikání. Jednou z nejdůležitějších činností správní rady je vydávat usnesení. Rozlišení jsou v podstatě dokumenty, které zaznamenávají rozhodnutí rady. Firemní rozhodnutí mohou být řešena v mnoha záležitostech, včetně:
- Záznamy o významných transakcích společnosti
- Schválení smluv
- Záznamy o prodeji nebo nákupu nemovitostí (pozemky a budovy)
- Nájem nebo propouštění velkého počtu zaměstnanců
- Rozšíření na nový trh nebo nové umístění
Všechna tato rozhodnutí a další musí být zaznamenána.
Jaké další záznamy by měly být zahrnuty?
- Vaše stanovy a všechny články, které mění tento dokument. Tyto články jsou podány s vaším státem, ale stále potřebujete kopii originálu a všechny změny.
- Podnikové předpisy . Předpisy jsou hlavními zásadami, kterými se řídí činnost správní rady společnosti. Předpisy zahrnují povinnost firemních komisařů , informace o výročním zasedání a způsob, jakým správní rada stanoví politiku a hlasy.
- Zápis ze schůzí akcionářů a ředitelů, včetně výročního zasedání
- Výroční zprávy
- Akciový rejstřík pro sledování akciových transakcí a vlastnictví akcií.
- Podnikové podnikání a daňová řešení
- Uznání a jmenování
- Ředitel řešení konfliktu zájmů
- Usnesení o půjčkách společnosti
- Usnesení o zaměstnaneckých výhodách a penzijních plánech
- Rozhodnutí o dividendách
Dodržujte zákony státu při utváření své rady a vedení záznamů
Jak jste vytvořili vaši společnost, budete se muset s vaším státem podívat, abyste se ujistili, že dodržujete státní pokyny pro organizaci a vedení Vaší společnosti. Všechny státy mají specifické předpisy, které řídí společnosti. Další informace získáte u sekretáře státu vašeho státu nebo u svého právního zástupce.